空白的数据需要根据excel表的数据，一个一个填入word模板中。如果需要录入很多人的数据，源数据格式如下图所示，则一个个录入是不现实的。

背景需求

生活中在分发成绩单、请帖、各种证书时，往往要根据excel里面的数据根据固定的word格式填入固定的内容，然后再将生成的word文档分发给对应的人。

以成绩单为例，给学生成绩单一般的模板格式都是类似如所示

打开网易新闻 查看精彩图片
打开网易新闻 查看精彩图片

邮件合并功能

邮件合并功能：通俗点讲，就是根据excel表内容按照word给定的模板录入数据，然后批量生成对应的word文档。

使用方法：

  • 1、打开已经编辑好的word模板，然后切换到邮件工具栏，再点击”选择收件人“一栏，在弹出的下拉菜单里选择”使用现有列表“。

打开网易新闻 查看精彩图片

  • 2、此时弹出选择数据源对话框中按照自己的存储路径选择自己的excel文件，点击打开按钮，在随后弹出的对话框中选择sheet1表即可，如下图所示。

打开网易新闻 查看精彩图片


打开网易新闻 查看精彩图片

  • 3、选择“视图” - “大纲视图”，将文章的标题设置为“1级”，如图。

打开网易新闻 查看精彩图片


  • 依次对要输入的区域进行相同的操作。输完所有区域对应的结果如下图。
  • 4、匹配数据，选择要录入数据的区域，并把光标放到该区域，然后点击”插入合并域“，在下拉列表中选择对应的字段。如xx同学这里，就要选择“姓名”字段；语文成绩则选择“语文”字段，如图。

打开网易新闻 查看精彩图片


打开网易新闻 查看精彩图片


打开网易新闻 查看精彩图片


  • 5、生成文档。区域填好后，点击”完成并合并“功能区，在弹出的下拉菜单中选择”编辑单个文档”。

打开网易新闻 查看精彩图片

然后在弹出的对话框中选择全部，点击确定即可，如图，这时word便开始生成文档，如果数据很大，需要等待一段时间。

打开网易新闻 查看精彩图片

这个时候生成的word文档包含了所有人的成绩单，直接保存即可。

  • 6、如果需要把每个人的成绩单都保存成单独的文件，可以继续点击大纲视图，按“Ctrl+A”将所有内容全部选中，点击“显示文档” - “创建”，如图。

打开网易新闻 查看精彩图片

然后再点击保存，重命名为“总表”，这样就为所有同学生成了单独的word成绩单文档。

打开网易新闻 查看精彩图片

小结一下：

1、邮件工具栏 - ”选择收件人“ - ”使用现有列表“。
2、导入数据excel文件；
3、“视图” - “大纲视图”，将文章的标题设置为“1级”；
4、匹配数据，选择要录入数据的区域，点击”插入合并域“，在下拉列表中选择对应的字段。
5、点击”完成并合并“，在弹出的下拉菜单中选择”编辑单个文档“，确定，保存。
如果需要把每个人的成绩单都保存成单独的文件，点击大纲视图，按“Ctrl+A”将所有内容全部选中，点击“显示文档” - “创建”，再点击保存，重命名为“总表”。

挺简单的，你也可以动手试试！

欢迎交流！