做好会前的准备与功课、会中的调控与提醒和会后的反思与小结,从环节、细节入手,制定组合计划,主动找出问题、分析问题、解决问题,找准高效会务的切入点和突破口。

做好会前准备与功课

谋划在前。会前主动熟悉会议的情况,紧紧围绕会议主题,着眼议程安排、议题设置、议事环节等方面,优化会议流程,科学安排时间,拿出一份能操作、可落实的高时效会议方案,掌握高效办会主动权。

推演在前。会前静下心来,在脑海里全程推演各个环节。带着问题意识来推演,本着实战精神去解决,对可能延时的环节,提前准备好对策;对可能超时的人员,提前去对接,对可能拖时的事项,提前去优化,绝不等到问题出现再补救,一切都要提前准备。

预热在前。要重视会前的沟通协调工作,讨论复杂的议题,议定重大事项,提前征求各方面意见;召开一般的会议,如无保密要求,提前分发材料、周知议题,让与会人员提前准备,提前进入状态、熟悉会议的情况,节省临时发挥和会上思考时间。

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