一次会议,既有已经安排好的程序性因素,也有随机出现的不确定因素,有效控制会议的时间,需要在现场的有效引导与调控时间管理,重点做好“会中五提醒”。

做好会中调控与提醒

一是开门见山郑重提醒,简明的开场白,讲清会前的要求、会议的时长、发言的时限,共同遵守的会议规则。

二是跑题善意提醒,引导大家围绕中心议题充分讨论、发表意见,出现跑题情况时,要及时、有策略地叫停,把发言内容引导到当前议题上,聚焦实质性问题的讨论。

三是把控节奏合理提醒,掌握每项议题讨论的时间,要对漫无边际的演说、漫谈、拖沓及时合理的制止,引导发言人及时亮明观点,用最简单的话讲清最关键的事。

四是针对超时巧妙提醒,要强化发言的限时约定。提醒的方式有多种,递个纸条、给个眼神,指指手表、看看挂钟,或重申时限要求。在这方面,设置语音自动提醒也是一个不错的方法,现场计时到时播放,不会让现场出现超时尴尬,公平发言,公正限时。

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