如何用P.A.R.A方法构建第二大脑，让生活更轻松|构建第二大脑|笔记本|翻译

内容简介：本文介绍了一种如何利用第二大脑，减轻大脑负担，提高人生效率的方法。

对于努力、忙碌但效果一般的朋友，可以阅读做参考。

如果你自己明明很努力、很忙，但是好像没啥效果，可以看看这篇文章。

这篇文章针对的问题：

无成就感：每天忙忙碌碌，好像干了很多，但是写总结时，有发现没啥写的；
资料混乱：这件事以前做过，当时还写过笔记，但是现在找不到，又得重来；
没啥积累：所做的事情无序、无法串起来，成为明天成长的基石，无法享受复利效应。正确的应该是：现在的每一步，都要成为明天积累，才能越爬越高。
无聚焦：感兴趣的太多，关注的太多。怎奈人的精力有限，今天这个研究一下、明天那个研究一下，很难出结果。造成自己看起来很努力，但是没啥成果的局面，很让人沮丧。

这一系列文章，给出了一套完整的解决方案。

这套方案已经过多年验证。作者是Tiago Forte，个人知识管理专家和畅销书《构建第二大脑》的作者。这套方法是剑桥学霸阿里力荐的。

文章很长（约6000字），对于没有建立自己成长体系、瞎忙、迷茫的人来说， 非常值得一读 。

如果你在阅读中，感觉哪里不顺，这种感觉是对的。

因为文章是翻译的，参考了多篇别人的译文尽力翻译。但是个人的能力有限，难免有不足之处。

遇到这种问题，2种解决方案：

一、阅读英文原文：https://fortelabs.com/blog/para/

二、阅读其它的译文：挑了2篇写得很好的译文：

参考译文1：https://index.pmthinking.com/The-PARA-Method-A-Universal-System-for-Organizing-Digital-Information-e623abc48c984507889878a478e92ffe)

参考译文2： https://zhuanlan.zhihu.com/p/149610578

PARA: 一种通用管理数字信息的方法

想象一下，一个完美的信息管理系统：可以提高你的工作效率，告诉你资料应该放到哪里，需要的时候，能快速找到它。这个系统应该是：

通用性 ，可以管理来自任何来源的资料
灵活，能够适应过去、现在、将来的任何项目
简单，无需过多维护、分类、打标签、重新整理
可操作 ，与任务管理和项目管理方法无缝集成
跨平台，能够与任何现有的，或尚未开发的应用程序一起使用
结果导向 ，以支持产出有价值的工作成果为导向，组织信息
模块化 ，允许根据当前任务，显示或隐藏不同级别的细节
可积累 ，过往的工作，可以成为之后工作的基础。在基础上做事，比从零开始容易多了。

我相信，我已经开发出了满足以上所有条件的数字信息管理系统。

这些年来，我把它介绍给不同的人，最后确认，这套方法是有效的。

在这篇文章中，我会尝试告诉你，如何操作。 P.A.R.A. 是 项目（Project）、领域（Area）、资源（Resource）、档案（Archive）的简称。，这4个大类，可以涵盖学习、生活中遇到的所有信息。

P.A.R.A的定义：

项目（project）： “与目标相关的一系列任务，每个都有完成期限” 例如：完成app的原型；写项目计划；执行商业开发活动；写博客；确定产品参数；参加会议。

领域（area of responsibility）： 日常精进、提升的领域，需要自己对其负责。例如：健康、财务、职业发展、旅行、爱好、朋友、公寓、车、生产力、下属、产品开发、写作。

资源（resource）： 持续感兴趣的主题。例如：养成习惯、项目管理、超人类主义、咖啡、音乐、园艺、网络营销、SEO、室内设计、建筑、笔记。

档案（archives) : 前三个分类中，不再继续做的项目。但以后可能用得着。例如：已完成的项目、停止的项目、不再维护的领域、失去兴趣的资源。

用图片来说明，可能会更直观。

我们每天做的任务，属于某个项目。而这个项目，又归属于某个领域。

例如，你正在写一篇文章，这与产品发布的项目有关，它隶属于“产品开发”领域。

这可能只是你在工作中负责的领域之一。你还要负责“商业战略”、“招聘/人员配置 "和 "财务报告"。

在你的个人生活里，还有更多需要负责的领域，例如“育儿”、“爱好”和“公寓”。

项目（project）与领域（areas）的关系

这2个词的定义看起来很简单，但是要关注一下它们的区别。我发现很多人经常很难区分它们。我认为，很小的混淆，可能会导致很大的生产力问题。

项目要有一个能实现的“目标”

项目里的任务，是彼此独立的。完成后，可以从待办清单里划掉。这个目标，一定要有一个“完成期限”。完成期限可以是外部给的，也可以是自己设定的。

领域要有一个需要维护的“标准 ”

这里没有截止日期和最终结果，投入的时间也会增加或减少。但是，要给予一定的注意力，来维护最低的标准。

项目最终要归到领域里。举几个例子：

跑马拉松是一个项目，健康是一个领域
出版一本书是一个项目，而写作是一个领域
节衣缩食3个月是一个项目，而财务是一个领域
去泰国度假是一个项目，而旅游是一个领域
计划一个结婚纪念日晚餐是项目，而婚姻是一个领域

在所有的例子中，项目都有一个完成期限。一个项目，要么是已完成的，要么是未完成的，没有第三种状态。而领域，必须要有一个长期维护的标准。

制作项目清单

现在，我们已经了解了基本原理。这里我给你演示一下：细微的混淆“项目”和“领域”，是如何产生大量问题的。

作为一个生产力教练，和客户交流的第一件事就是：看看他们的项目清单。从中可以了解他们的工作类型、工作量和想要的结果。

他们通常会给我一个类似这样的东西：

看到问题了吗？这里面没有一个是“项目”。“休假”会有截止日期吗？你能一劳永逸地把生产力划掉吗？不能。这些都属于“领域”的内容，而不属于“项目”。

那又怎么样呢？这些都是语义小问题而已。

“项目”和“领域”混淆的后果

我不这样认为。如果你不把“领域”拆分成可清晰描述的“项目”, 将会遇到三个重要问题：

第一是：你根本不知道具体要做啥。

我经常被问到这类问题：

我需要增加工作量，还是减少工作量？
在一定的时间里，我要安排多少个项目？
长期项目和短期项目该如何组合安排？（如研究与生产、计划与执行、分析与总结、或其它需要二分法的东西）

在对他们的工作量和项目安排有一定的了解之前，我根本无法回答这些问题。

看看上一张图片左边的“招聘/人员安排”，我们无法看出它的工作量及工作内容。完成它可能需要几分钟，也可能需要几天，无法给人有用的信息。

再看看上一张图片右边的项目清单：可以对这个人的工作量、工作内容有更好地了解。

只有你知道具体要做什么，才能做出改变。这里要做的，不应该是空泛的责任，而应该是能有具体结果的清单，也就是——项目。

第二，你无法把当前的努力与长期目标联系起来：

我常常说，知识工作者最大的瓶颈是：早起。知识工作不仅仅需要时间和努力，还需要投入和创意。所以说，个人积极性是所有问题中的首要问题。

领域是很少变化的。现在让我们想象一下，当你日复一复，甚至年复一年地看到左边的清单是什么感觉：无论你投入多少，这份永远不变的领域清单，只能让人更加沉重和崩溃。

这简直就是扼杀个人积极性最好的方式。

根据一项最新的研究：持续产生的新鲜感，对满意度的高低非常重要。

通过将“领域”分解成小而简单的“项目”（如右边的清单），你可以让你的项目清单每周都有变化。这创造了一种完成项目的节奏和动力，它可以保持你的积极性。

而且，总有办法把“领域”分解成更小的“项目”。

对于那些需要多年研究，才能有成果的项目（例如上面的例子），项目中包含的一个个实验，也会有成果，虽然成果可能是“假设得到验证”或“获得结果”。

记住，项目是没有固定结构的，如何定义自己说了算。不必拘泥于经理、团队或组织对它的定义。

第三，你不知道是不是离目标更近：

你是否有这样的经历：写年终总结时，根本想不起来今年做了些啥。这会让你很沮丧，更不要说去经理办公室谈升职加薪的事情了。

想象一下，你把领域里的“事件”分解成一个个计划、执行的项目。它不仅会清晰地显示出你的进步和成长，还可以方便地看到自己的成果。

有了这些成果，写年终总结时就不用发愁了。

你拥有的不仅仅是一个项目清单，而是一个以后可以重复使用的资源宝藏：你为每个已完成的项目建立了单独的文件夹，在这些文件夹里，包含笔记，相关资源，还有学习成果。

项目与领域最重要的区别是：他们需要用完全不同的思维，方法，工具来对待。

项目要求我们以结果为中心，目的性非常强。要求我们克服一切困难，忽略一切让我们分心的事物，最终拿到一个结果。

而领域则不同，它需要人际关系、各方面平衡等等。这是习惯、常规、仪式的综合。领域需要内省和自我意识，因为判断你是否达到你的标准的依据：是一种直觉，而不是分析。

不难看出，如果混淆领域和项目，将让人感到很沮丧。

常见错误一：“项目”当做“领域”，例如：写一本书是一个项目，如果把它当做领域，就会无限期地延续下去，这辈子就别想写完了。

常见错误二：“领域”当做“项目”，例如，“减掉20斤”的健康成果，这应该属于“领域”里，需要经常做维护、保持。如果把它当做“项目”，目标达成后，不久就会反弹。因为你没有设计一套标准，让它继续维持。

划重点：没有目标的项目是“爱好”，没有项目的目标是“白日梦”

当你做完一个清晰的项目清单后，把它和你的目标清单连起来：

大多数人发现它们不会完全匹配。一个没有相应“目标”的“项目”，只能称作是“爱好”。如果你无法准确地描述你想要的结果，那你一定是做着玩玩。

如果你的“目标”，没有相应的“项目”, 它只能称作是“白日梦”。尽管你可能非常渴望达到这个“目标”。但是如果没有任何可执行的“项目”，你不会有任何进展。

当然，爱好和梦想，并没有错误，它们赋予生命意义和目标。但是，不要把它们和“项目”“目标”混淆。

你想要在某一方面，取得成就，就必须要有所舍弃，放弃另一个领域。毕竟人的精力有限，你不可能得到所有。

首先明确你的项目清单

这里的重点是：定义你的项目，否则它们会定义你。

在工作生活中，你可能经常被迫参与别人的项目。你会悲催地发现：即使别人想对你自己的项目给予帮助，但是你不知道自己的项目是啥。

这意味着，你在列项目清单的时候，不能完全依赖特定的软件和工具。只需把它们写在一张纸上或者一个空文件夹里，不被任何软件束缚。

这样做的好处是：你可以在任何软件中，使用、扩展这些项目。

为什么这样做很重要呢？因为你最终需要多个软件来完成项目。

你可能会使用像印象笔记、飞书、石墨文档等工具。但是它们各有各的优势、劣势，不可能每一项功能都尽善尽美。

与其去寻找一个“完美的工具”，不如制定你的项目列表，并把它们复制到不同工具里（现在使用的工具，也可能是未来使用的工具）。建议：不同工具的列表清单的格式、标点符号等等，要尽量完全相同，这样可以无缝在不同程序之间切换。

我注意到的一个问题是：同一个项目（project），人们在不同的软件中，使用不同的方案。他们的本意是：用不同的方案去适应不同的软件，以便最大发挥软件的优势。但是，在切换软件时，不统一的方案，会加重大脑的负担，抑制了创新。

在上面的例子中，我们可以注意到，项目清单在所有的软件中，都是一样的，这样能很方便地扩展到其它软件里。既可以发挥软件的特性，又能保证界面的统一，便于操作。

所以说， P.A.R.A.为您提供了兼容不同工具软件的最佳方案：既保持了项目的一致性，又能发挥不同软件的优势。

三个核心使用原则

原则1：层级不超过4（便于记忆）。

横向结构不超过4层（项目、领域、资源、档案），纵向深度也不超过4级（以印象笔记为例，4个级别为应用（application） >笔记本组 > 笔记本> 笔记）。

“4”被称为“魔法数字”，研究表明，从工作记忆到物体追踪，再到快速列举，“4”似乎是自然认知过程的极限。在更多的研究中发现，原始部落中最大的数字是“4”，而动物似乎也只能区分最多4个单独物体。

不管“4”是不是真正的极限，但这个限制，可以解决笔记管理中的2个大问题：分类太多，层级太多。

原则2：与不同执行工具无缝衔接

P.A.R.A 完美地反映了你的任务管理和项目管理系统。个人知识管理是一个相对年轻的领域，我们可以聊很多东西。但有一点我相信：个人知识管理方法如果不能和操作工具很好地配合，那它注定是失败的。

如下图：4个顶级分类都是跨程序复制的。

原则3：区分可操作性和非可操作性（有聚焦）

P.A.R.A保留了任何生产力系统最重要的部分：区分可操作性和非可操作性。这样，你就可以把95%的信息放在一边，专注于眼前5%需要做任务。

它是如何提高可操作性的呢？认识到可操作性，并不是非黑即白。它只是一个根据情境而隐藏或展示的过度阶段。这遵循一个著名的设计原则：渐进式设计（progressive disclosure ）——只向用户展示当下需要的信息。这可以最大限度地减少知识工作者的认知负担。

这样做的好处是：每天我们都可以聚焦第一列，只看活跃项目相关的材料。这可能包含你的任务管理（或至少是任务管理器中的“今天”或“下一项”）。例如下面印象笔记中“项目”笔记本组那样：

进一步，例如，做周总结的时候，可以展开“领域”笔记本组，进行更深层次地思考：在每个领域里，是否达到了自己设定的标准？如果没有，有没有考虑添加新的项目、习惯、日常，或想开始、停止或改变其它实践？

（个人感想：领域要有维护的标准。放在领域里的东西，必须要有进步的。而且要定期检查。没有进步的东西，可以放到档案里了）

再进一步，例如在每个月的反思中，可以将关注的范围扩大到“资源（Resource）”里。是否想探索新的兴趣？是否想重启以前停滞的项目？有没有对目前项目（project）相关的地方产生兴趣？

“资源”笔记本组也是一个值得“研究”的地方。当寻找写文章的素材、给别人推荐、或是工作项目需要资料时，你可能会在“资源”里寻找。这里的笔记往往最具有客观性、最优价值。

下面是我自己的收藏，很好地说明了我的兴趣。每个笔记本标题右边的数字，显示了我在这个主题上搜集的笔记本数量。

最后，“档案（Archives）”文件夹里存放一些已经完成的项目。这些项目现在不活跃，但是以后很可能用得上。我发现一些能够重复使用的幻灯片、笔记、或其它资料，能为我节省大量的时间。这对像我这样什么都需要自己做的自由职业者尤为重要。当搜索不到这些资料时，根据创建时间和相关的项目，也可以很容易找到资料的位置。