如何不花冤枉钱完成国际商旅？给你支几招！

4月29日起，出入境的疫情防控进一步放宽，搭乘国际航班赴华人员可以登机前48小时内抗原自测替代核酸检测。

你的老板有没有安排起海外参展、见客户的行程？

今年外贸企业运营还有一个重点，那就是省钱。

1.签证

很多外贸人为了图方便，喜欢在某宝上面找机构办签证，实际上自己申请并不复杂，价格上也非常透明。
各国对于签证材料的要求在它们的大使馆、领事馆官网上会有非常详细的介绍，大家根据官方要求逐一准备就好。如果有不明白的地方可以根据官网上的问询方式打电话、发邮件。

但特别要提醒的是，务必保证出行目的和材料的真实性，不要明明是去参展谈生意的，却申请了个旅游签。另外针对申根签证，需要关注下首个申根国目的地要求停留的时间，符合签证申请要求。

2.机酒

外贸人出国参展、洽商主要分为两种方式：跟团、自由行，它们各有利弊。

跟团是指出行规划完全由展团负责，展位、签证、酒店、餐饮、交通、展期都由展团安排妥当，外贸人只需要人到场参展即可，省事省心，但贵。

跟团参展比较适合从未有过跨国商旅经验的外贸人，它更方便，安全系数也更高。它的最大缺点是价格高，等于是花钱买服务。

自由行则是指完全由外贸人自己规划全部行程，它要求外贸人有良好的适应和协调能力，甚至能够处理突发事件。


一般经验丰富的老外贸人会选择自由行，不少外贸总监都有带着团队或单枪匹马在哪个国家待上一个月左右去开拓市场的经历。

如果选择自由行，一定要提前预订机票和酒店。提前一个半月预订，费用至少能低三分之一。千万不要等到即将出行时再预订，那时候机票、酒店价格可能会冲上天。

另外有些会展城市在知名展会期间房间都爆满且价格极高，这时候可以选择在临近的地区租一栋民宿，并在本地租车往来展会现场与住宿地，能省不少钱。要知道，在欧美国家日常交通费也是极高的，远不如自驾划算又方便。

如果要打车，善用Uber、Grab等打车软件，或者在出门前问问本地人，从住处到目的地打车大概需要多少钱，以防被宰。

3.展位费

海外展会的销售一般都是通过展览公司作为代理售卖，直接通过展馆主办方购买展位的情况比较少，直接购买展会可能也会影响到部分有补贴的展会申请补贴时出现问题。
从去年底开始，已经能够明显感知到各外贸大省促进企业出海抢订单的力度和举措。像江苏省、浙江省、山东省的贸易促进计划出来得都比较早。


大家可以去本地贸促会的官网看下最新发布的2023年参展计划，会有相关的补贴政策，并且这些上榜展会一般都是广受认可的、效果比较好的优质展会。

4.搭建费

展位分为标摊和特装两种。

标摊即主办方提供一个9㎡的“格子间”，桌椅可能都需要你自己租用。这种展位比较省钱的布置方法是在国内做一些海报、展架、展板，然后寄到国外去，在展会现场自己布置一下。

至于特装则需要找专门的展台搭建方来承接。在我们联系国外的展台搭建的时候，建议务必做好三方比价。综合考评价格、资质、既往案例，大家也知道，在国外材料费、人工比较贵，可能会出现比较大的差价。

另外有个小窍门，如果你在参展时看到哪个展位觉得搭建效果特别好，可以过去聊聊，要一下搭建方的联系方式。

5.样品运输

提前安排样品走海运费用并不会太高。但很多展会指定运送商收费不菲，而且有的展会还会多收取一块从展馆门口送到展位上的费用。

假如展品不多，可先把它们分装成若干小包，用快递寄往当地朋友、客户处，到时用普通车辆运到展馆门口，然后手提怀抱一一运到展位，可省去不少费用。

此外要注意的是，展品运输是最常见的问题，比如展品在运输中受损，甚至展会开始了展品还没送到。

这里提醒大家，首先要选择靠谱的货代；其次一定要提前运送展品，如果担心提早到了会产生仓储费用，可以先寄给当地比较熟悉的客户，请他代为保管；在展会开始前，要密切关注展品运输情况。

如果展品运输延迟，这里建议出行前一定要把目录册等宣传片的制作文件备份，万不得已就在当地加印制作，虽然价格贵很多，但也好过展台上空空如也。

此外，也建议在行李箱里带上一部分的宣传物料做备用，重是重了点，但是相比较于万一运输的货没到，我们还有个现场的应急处理可以应对。


也可以把宣传物料放在U盘里，在U盘上打上公司LOGO，在展会现场作为礼品赠送给高潜买家。

在展会结束后，如果出现上述展品运输问题，也需要向货代索赔，以降低损失。

6.网络

国内手机卡到国外直接开国际漫游的，是土豪。一般在某宝购买当地的SIM卡+短期流量套餐，或是租移动WiFi，能省不少钱。

7.突发状况

出国最怕身体出现小插曲。朋友此前在美国被钉子划破了脚，破伤风针+伤口处理的账单费用一共约1万美元！还有次在日本，同伴的脚被磨出一个水泡，去日本医院处理了一下，好家伙1000人民币没有了。
所以事先购买保险很重要，它能够覆盖旅途中的突发情况。此时也务必记得，就诊需要拿报销凭据。

此外，随身携带一些常用药品，能省不少事。

8.兑换外币

大部分国家的大型机场都设有外币兑换点，但是，机场换汇真的不划算。如果一落地需要一些现金，可以少换一些，进城后找信誉好的money change去兑换，汇率要好很多。

当然也可以在国内去中国银行换好外币，这里有个小窍门，一定让银行给你一些零钱，有些国家根本找不开大面额的现钞。

祝大家出国参展，旗开得胜、马到功成！