一个文档除了它本身内容的收藏价值，还有什么实用价值？还有其他作用吗？若它只是静静地躺在桌面上，在操作上，工作人员只能打开查看文档内容，编辑，然后发送到另一端。另一端也只能重复打开编辑操作，如此不断循环，是否有错误出现，能否还原着都是工作人员烦恼的问题。
当然有的人也会说，文档的的作用难道不就是这样吗？文档作为工作的最重要的媒介，其实还能发挥更大的价值，但由于传统的管理方式的弊端，让文档失去了实现价值的机会，而文档管理系统的现身就能够赋予一份文档更强大的作用力。
采用文档管理系统实现一份文档可同时与所有同事共享
文档管理系统在工作中可以实现文档的收集、收录、整理、保存于利用，因此，公司、部门、个人文档通过文档管理系统将得到有序地归类存放，以便后期的文档利用，企业文档管理系统存储架构类似windows资源管理器，以树状文件夹的方式归类集中存储。公司在文档管理系统上管理创建存储架构时，添加部门都会自动生成部门文件夹。文件夹或者文件通过授权分享的方式控制人员对文档的操作权限。
在文档管理系统上，支持随时查看文档操作日志
一份文档被哪些人看过？被哪些人修改或下载过？这是管理层较关心的问题之一，特别当一份文档因为修改后发生问责。当使用会博通文档管理系统，可以通过查看文档日志来了解谁在什么时间对文档做了哪些操作。文件日志里包含的信息有：文件名、文件版本、上传时间、操作类型（编辑、下载、删除、还原、重命名、复制、移动、授权）。
使用文档管理系统在移动终端办公
企业文档管理系统支持多端登录，不受时间、地域等因素的限制，无论您在何时何地都能够通过移动设备查看公司文档，在外办公再也不需要拷贝文件至U盘或者硬盘中。对于经常在外办公的人员来说，只要连接上网络，即可获取公司的文档资源。不仅如此，企业文档管理系统还集成了即时通讯、工作流和邮箱模块，也就是说，在外办公也能和同事聊天，可以处理审批请求，还可以查看邮箱接收的附件和正文。
在文档管理系统查看文档的历史版本
如果文件修改发生错误如何还原？我们常用的WPS、office虽然提供了最近版本记录和还原的功能，但那仅限于个人账户的使用。在公司的大环境中，企业文档管理系统可以记录每一分文档的的提交版本，即使一份文档已经被修改过无数次，通过企业文档管理系统，仍能够找回文档第一次、第二次修改后的版本。
文档管理系统确实不再是一个单纯的保存文档那么简单了，会博通文档管理系统在文件管理的基础上加强单位人员协作办公，让每一份文档都能发挥其最大的作用力!
文档管理系统是一种目前在企业运作中的重的信息化工具，能够帮助政府机构、企业等组织实现文档管理的智能化、规范化、自动化与标准化，提高企业的管理效率和竞争力。经过不断优化、完善相关制度与流程，企业可以进一步提升文档管理的精度和可靠性，从而加速数字化转型和信息化建设的深入发展。
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