在现代社会中，低效率陷阱是许多人不可避免地陷入的问题。它指的是那些虽然容易做但却无法真正提高生产力或实现目标的行为。在日常工作和生活中，人们可能会被琐碎的任务、社交媒体的影响等所困扰，导致时间和精力的浪费。低效率陷阱的存在不仅浪费了个人的资源，还可能影响到整个组织或社会的生产力和创造力。
广大的研究生们也面临这个问题，解决这一问题的方法多种多样，来自南非的Linda Nordling通过讲述三个人的经历来说明此问题，分别为博士生Byron Mubaiwa、写作指导教师Melanie Smith、博士生兼B站up主Sijin Chen。国际顶级期刊《Nature》以题为“Time tracking for early-career researchers: a practical guide”的新闻在2023年5月8日进行了报道。
首先是博士生Byron Mubaiwa，他正在攻读药物设计和开发的博士学位，他发现规划和执行实验室的工作是十分轻松的，“我每天在实验室呆10个小时，一周五天，”他说。“我有一个每天完成的实验笔记本，还有一个研究计划，所以我确切地知道我需要做什么，以及什么时候做。”但是，随着Mubaiwa开始写他的博士论文，时间管理变得越来越复杂。在实验室里很容易集中注意力，然而，由于他还在做仓库药剂师的全职工作，因此大部分会在校外写作。当然，如何一边读全日制研究生一边从事另一个全职工作是他的秘密了。
“没人跟我谈过时间管理，”Mubaiwa说，他将于今年获得了博士学位，现在是南非开普敦临床研究所TASK的项目经理。他开始在日历软件上标记时间规划来应对论文写作，然后尝试不同的时间跟踪完成的精度，这有助于他集中某一个时间的注意力去完成一些事情。然后，当他尝试一款名为Jira的应用时，一切都变了。这是一款由软件公司Atlassian开发的跨团队协作工具，但他发现这款软件非常适合他的论文写作。“它允许我设定完成每一章的时间表，允许平局计时间表，并根据估计记录实际花费的时间。”该应用程序使他能够生成详细说明自己表现的报告，这让他工作效率“成倍”提高。
因此，时间跟踪是一个很好的激励因素，也是一种组织工作的方式，这是他现在每天在管理复杂的临床研究项目时使用的技能。“如今，追踪是我的一部分——我追踪一切。”他说。
1. 保持简单
接下来是写作指导教师Melanie Smith。如果问任何一位博士生他们工作中的挑战是什么，大部分回答是：时间管理是最大的挑战。在2022年对全球3200多名研究生的调查中(Nature 610，805–808；2022)，一半的人担心他们无法按时完成学位，超过三分之二的人报告说他们在平衡工作和生活方面有困难。然而，如何管理时间是大学里面很少教给年轻学者的东西。梅兰妮·史密斯（Melanie Smith）是帮助研究人员完成这方面的工作的专家，她曾是一名法律讲师，现在担任学术教师，为处于职业生涯各个阶段的研究人员提供写作支持。
Melanie Smith 给我们分享了她的做法。“时间追踪是我要求客户开始做的第一件事”史密斯说，她在曼彻斯特和加的夫的英国大学教授法律超过15年，现居爱尔兰。她建议使用像myhours.com这样的应用程序。这是一个很简单的应用程序，使用起来十分快捷。然而，她的许多客户一开始都很犹豫，说他们没有时间再去使用另一个软件。但史密斯认为，他们抵制的原因可能有更深层次、更个人化的原因。有人来找我说:“我一天花了8个小时写这篇论文，却毫无进展。”但是通过时间追踪显示，他们认为的8小时实际上是45分钟。她说:“其余的时间，他们坐在那里，情绪激动、写电子邮件、上网或假装做研究。大量的时间追踪是为了打破这种错觉”。这也是很多研究生的常态，他们早起来到实验室，打开电脑、冲一杯咖啡、打开邮箱：当看到拒稿信时，直接陷入怀疑人生的状态，然后就是各种论坛疯狂diss期刊和科研。也有的学生不看邮箱，打开网页或者某app一刷就是三个小时，然后一看时间12点，食堂走起。时间往往就是这样被浪费了！
成功的时间追踪不仅仅是记录下什么时候做了什么，不管这些事情被记录得多么细致，当这些数据被用来计划未来的活动时，真正的好处才会出现。博士生Byron Mubaiwa说，他使用时间跟踪不仅是为了分析自己的进步，也是为了跟踪阻碍他工作效率的事情。渐渐地，他能够在自己的时间表中安排一些空闲时间，以顾及那些他知道不可避免会出现的干扰。他还学会了如何用较少的时间去接受某些事情。他还说：“只要我觉得自己井井有条，无论是按时完成还是迟到，都感觉像是计划的一部分（三体粉？）”。
但是，史密斯也意识到他的方法并不适用于所有人。他建议：“你必须找到适合你的方法。对各种技术保持开放的心态，但是，无论如何，最终要让自己保持进步。”
2. 能量管理
正所谓：世间安得双全法，不负如来不负卿，史密斯的方法也有缺陷。尤其是在科研领域中，时间管理的重要性不言而喻。科学家需要合理规划时间，提高工作效率，以便更快地推进自己的研究项目。然而，在过度专注于时间安排的同时，科学家却可能忽略了研究本身的意义和目标，从而导致研究进展缓慢或陷入困境。对某些人来说，过多的时间跟踪可能是不好的。
Sijin Chen（陈思瑾）是新加坡国立大学的二年级博士生，她试图记录自己一天中的每一个小时——无论是工作、休息还是睡觉。但是这让她变得偏执，她说她“迷恋”于生产力，并将自己描述为“无足轻重的影响者”。她在哔哩哔哩（B站up主：爱学习的Shawn|主页地址https://space.bilibili.com/477700690/video）视频中分享了自己研究中的生产力技巧和见解，在发布后的一周内，观看量达到了5万次。“中国人开始寻求工作与生活的平衡，尤其是年轻一代”她说。然而，对Sijin Chen来说，这种平衡是难以捉摸的。“我不会说我天生擅长时间管理，因为我很容易分心”，她说。
Sijin Chen安排了合适的休息时间，以确保她不会太累或太紧张而无法放松
为了最大限度地提高她的工作效率，Sijin Chen开始安排一切，但这很容易适得其反。按需放松被证明是十分困难的。即使她离开了工作环境——比如去美术馆——她也努力让自己沉浸在这种体验中。“我无法阻止自己去想工作和那些没完没了的待办事项。我很焦虑，然后我因为焦虑而焦虑。” 她现在所做的是为工作安排足够短的时间，以确保她不会在预定的停工时间里太累或太紧张而无法放松:“我会在筋疲力尽之前安排休息，那时你所能做的就是滑动手机，这实际上并不放松”。根据2021年的一项调查，87%的英国大学员工表示，他们的工作量在过去三年中有所增加，十分之一的学者称他们的工作量“完全无法管理”——这是2016年的近两倍。
史密斯说，知道如何支配时间的学者可以在面对不合理的要求时利用这些知识进行反击。“当人们来请你做另一件事时，你可以拿出你的时间表说:这是我的时间表，你想让我拿走这里面的哪一部分？”。
3. 认识你自己
现代社会，时间已成为人们追求高效生活的关键因素之一。在这个快节奏、竞争激烈的时代，许多人往往觉得自己的时间不够用，更甚者，会变得过于专注于时间安排，以至于忽略了生命中其他重要的方面。对于那些纠结于时间管理的人，史密斯建议博士生将他们的博士学位细分为一系列小项目，也就是制定时间表，然后将它们分成各个子任务，每个子任务都有详细的时间表。 如果事情变得困难，他建议你要坚持到底，在放弃整个计划之前先改变一些小事情。然后，最重要的是，他说:“了解你自己——了解你的个性，并努力让你知道：你是谁”。时间追踪是一种为安排时间的实践带来责任的方式，以确保你实现目标。“它告诉你：你实际上在用你的时间做什么，而不是你认为你在用它做什么。”
4. 总结
按照小编的理解，对于个人而言，解决低效率陷阱需要更好的自我管理和意识重塑。必须学会区分紧急的任务和重要的任务，并设立明确的目标和计划来避免无谓的时间浪费。此外，在日常生活中也要时刻警惕社交媒体等干扰因素的存在，避免过度依赖和沉迷。对于组织和社会而言，建立有效的工作流程和鼓励创新思维也是避免低效率陷阱的关键。只有通过持续的进步和创新，才能真正提高生产力和创造力，让我们的时间和资源发挥最大价值。
文章来源：
https://www.nature.com/articles/d41586-023-01552-6
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