对于很多刚入行的审核员来说，写审核记录是一件很苦恼的事（对企业的内审员难度更大），究竟什么不要写，什么要写，写到什么程度，一脸懵逼……。
也难怪，大部分审核员在考试前对审核的专业知识接触很少，注册准则对审核员关于审核记录的培训也未提出明确要求，导致部分机构不重视审核员培训，只负责安排审核任务，培训少或者不注重实效，导致审核员不知道如何编写审核记录。今天我们就结合CNAS-TRC-003《现场审核记录指南》来聊聊审核记录的那些事儿，带你学会编制审核记录，提升审核能力。
一、审核记录的作用
审核记录的作用是证实管理体系是否满足标准要求，是否能够实现预期结果，它客观地反映了审核员在审核现场，依据策划执行审核任务，获取审核证据的全过程。具体作用包括：
1）证实审核过程或程序已得到有效实施；
2）为审核报告的编制提供基础信息；
3）为认证决定提供支持性的客观证据；
4）需要时，向相关方（例如，认可机构或监管部门）证实认证机构执行认证审核的能力。
审核记录的作用相对容易理解，但为了充分发挥这些作用，同时证实审核工作达到了审核目的，审核记录至少应该提供以下方面的信息：
1）记录了有关对组织的管理体系进行检查的情况；
2）提供了适当的审核证据；
3）显示了审核覆盖的区域（例如，场所、职能、活动或过程等）、审核路线和获取审核证据的方式；
4）反映了审核的样本状况和抽样情况；
5）体现了信息的可重现性和可证实性；
6）提供了依照审核策划的安排完成规定要求（审核）的客观证据；
7）适当时，在发生申、投诉或重大质量、安全和环境等事故时，提供可追溯的信息。
这么多的信息，不是哪一份单独的审核记录能够完全包括的，所以，审核记录应该指所有审核员完成的工作记录，至少应该包括以下内容：
1）文件审查记录；
2）审核计划；
3）审核中样本的选择方案，适当时也包括多场所抽样建议；
4）适宜时，检查表；
5）现场审核过程的记录，包括审核证据、审核发现、会议和沟通等记录；
6）审核报告，包括审核中的分歧和未解决的问题；
7）不符合报告；
8）审核后续活动的报告，例如，纠正和预防措施及对其验证的记录等；
9）适用时，其他记录。
一般而言，针对认证机构来说，很多记录都是有制式模板的。审核员记录量最大、最能反映审核员审核情况、难度最大的就是检查单了，下文的内容主要是针对检查单的，其余审核记录相对容易或有模板，本文不再赘述。
二、审核记录的内容和详略程度
为了充分发挥审核记录的证实作用，审核记录应该是越详细越好，但审核工作本身又是有时间限制的，过于详细的审核记录会占用大量审核时间，导致审核不充分。所以，审核记录适宜为好，何为适宜呢？
写审核记录一定要结合审核目的，不能机械地套于各种模板。比如：第三方审核的目的是为了证实受审核方管理体系是否符合管理体系标准或其他规范性文件的要求，同时受到审核时间的限制，所以对审核记录要求高，要求符合的原则记，不符合的详细记；第二方审核的目的是为了确定供方是否满足公司的要求，以及帮助供方提升质量保证水平，所以，对审核记录的要求不多，也不要求过程和条款覆盖；内审的目的是为了发现问题，自我完善和改进以期不断提升质量保证水平，对审核记录的要求也不高，但要求过程和条款覆盖。
通常来说，审核记录应该覆盖管理体系的重要方面，包括但不限于以下内容：
1）根据关键绩效目标和指标对绩效进行监视、测量、报告和评价的证据；
2）受审核组织管理体系和绩效中与遵守法律法规有关方面的证据；
3）受审核组织过程的运作和控制方面的证据；
4）人员能力和设施资源提供方面的证据；
5）内部审核和管理评审有效策划和实施的证据；
6）对于方针的管理职责的情况；
7）重要的顾客反馈信息，包括顾客投诉及采取纠正措施的有关证据；
8）受审核方在产品、过程、体系改进方面的主要证据；
9）事故的处理及采取纠正措施的相关信息；
10）有关重大的风险信息及风险管理的信息等。
具体到每一项活动或过程该如何记录呢？
审核通常运用“问、查、看”的方法进行，记录方法具体包括：
1）通过询问、交谈的方式进行审核的记录方法
a）记录回答、交谈者的姓名、职务和所属部门（审核证据）；
b）记录回答问题的要点、主要内容（审核证据）；
c）记录对回答问题、交谈内容的判断结论（审核发现）。
2）通过查阅的方式进行审核的记录方法
a）记录受审人员的姓名、职务和所属部门（审核证据）；
b）记录所抽查书面材料的名称和编号（审核证据）；
c）记录所抽查书面材料；
d）记录审核判断结论（审核发现）。
3）对产品进行审核的记录
a）记录产品所处研制生产阶段、地点等信息（审核证据）；
b）记录产品特征参数、标记等（审核证据）；
c）记录审核判断结论（审核发现）。
4）对过程进行审核的记录方法
a）记录从事/参与此过程工作人员的姓名、职务和资格（审核证据）；
b）记录此过程工作的名称（审核证据）；
c）记录主要工作内容（审核证据）；
d）记录审核判断结论（审核发现）。
三、审核记录的重点
一般来讲，认证机构都有适合管理要求的、与其风险管理一致的审核记录的管理方法，对审核记录的重点提出明确要求，这些都是审核记录中应重点关注并详细记录的部分，具体包括：
3.1 法律法规符合性信息的记录
包括那些用于证实组织管理体系在持续满足法律法规方面有效运行的客观证据，如：
1）组织对适用的法律法规要求的识别，以及把相关要求转化或整合到组织的资源管理、产品实现等业务活动中的情况；
2）组织自我评估与所识别要求的符合程度，包括发生偏离时采取纠正措施的情况；
3）证实与法律法规符合性的相关信息，包括必要时与其他要求的符合性证据， 如：①组织从事相关活动的法律许可或准入要求；②与质量、环境、职业健康安全和食品安全等任何有关的法定或法律法规有要求的验收、评价和监测结果；③ 行业要求等。
3.2 组织关键场所或重点区域的现场调查记录
1）质量管理体系的关键现场，例如，产品设计、生产、检测现场、储存现场等；
2）环境、职业健康安全管理体系的关键场所或重点区域，例如，污水、废气排放现场、重点噪声源、粉尘现场、废弃物的收集、处置场所、危险化学品仓库、动力设施及排水管网的布局、配套生活设施及周边环境等；
3）食品安全管理体系的关键场所或重点区域，例如，食品生产系统、辅助系统和员工服务设施的布局、动力设施及排水管网的布局、废弃物及污水处理场所、虫害控制、清洁、消毒场所及厂区周边环境等。
3.3 组织现场运行控制的记录
1）质量管理体系：突出对产品/服务实现过程，例如，产品设计、关键的生产/服务、采购、检验等活动审核信息的记录；
2）环境管理体系：突出对重要环境因素的评价和控制、应急管理、动力设施系统、能源供给系统、污染物治理设施等相关审核信息的记录；
3）职业健康安全管理体系：突出对危险源的判定与风险管理、应急管理、高风险作业活动等相关审核信息的记录；
4）食品安全管理体系：突出对关键控制点的识别、控制和监测、应急管理、撤回、食品生产的基础设施、生产布局，环境卫生及人员健康状况、关键的食品生产（加工）过程控制、内外部信息沟通等审核信息的记录。
3.4 其他记录
面谈、现场/实地观察的记录（而非在组织的办公室大量抄录组织的相关文件、资料和以往形成的检验、试验等记录）。
3.5 抽样方法
1）抽样情况
① 样本总量和抽样数量；注意：需要选取的样本数量取决于被审核活动或过程的复杂程度，以及审核员从获取的样本处所能得到的信息质量，认证机构/审核组在确定抽样数量时宜考虑抽样量的适宜性对审核结果的影响。② 样本状况，包括样本类别、名称、时间（批次）及唯一性标识等。
2）审核方法
例如，面谈或基于电子系统的互动式交流、对现场活动的观察、对工作环境的调查、对文件、记录和其他报告的查阅等。
3）其他
审核时间、地点、受审核的对象、活动或过程等。
对于审核中收集到的符合和不符合信息的记录程度可有一定的差异性，不符合相关的信息，应有足够详细的事实予以支持，以便于追溯；符合性信息可适当简略说明。即：符合的原则记，不符合的详细记。
四、审核记录和审核报告
审核记录是对审核证据的客观记录，是形成审核发现的基础。审核报告则以审核记录为基础，是基于审核目的，并对审核活动中（包括文件评审和现场审核活动）形成的所有审核发现的归纳、分析和评价，它陈述了诸如有关管理体系与认证要求的符合程度（包括对于不符合的意见）、管理体系的有效实施、保持和改进能力等方面的综合性评价意见，阐明了审核组内部达成一致的结论性意见即审核结论。
五、最后的话
审核记录虽然很繁琐，但却是审核工作的重要组成部分，也是最能考验审核员功力的环节。进行现场审核记录时审核员应根据具体环节和审核实际情况，灵活运用各种审核记录方法，收集记录有效信息做好现场审核记录，提高现场审核质量，同时不断提升自己的审核能力。
参考文献：
1）CNAS-TRC-003《现场审核记录指南》
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