罗塞塔档案信息化问题汇编（第五期）|公文|档案室|档案法|档案馆|罗塞塔

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档案信息化问题汇编是小编针对罗塞塔四大群内部分精选问题进行整理汇总，每月一期以问题汇编的形式发布，将群友们的精彩发言分享给大家。本期为罗塞塔档案信息化问题汇编第五期，继续分享已有回复或答案的问题，并揭晓上期悬赏问题的获奖名单。

1、热点关注问题一

5月8日，本号发布文章《【大比武02】建设项目电子档案中的CA电子签名应用》），由于涉及在业界一直存在争议的“电子签章”话题，引发一波热烈讨论。

群友1

现在智慧城市建设中，有专门的电子印章管理系统，这个系统对全市所有单位的电子印章进行统一管理、封存等操作。

群友1

电子印章应该和线下的实体印章一样，单位撤销了，实体印章要按规定封存，移交进馆！

群友2

系统中的电子印章也应该要作为电子文件归档吧？

DRP

这个问题不好回答，不过丁司长写的《电子档案管理理论与实务》一书中确实有一个章节专门写签章数据归档，可参见该书第四章第四节。

群友3

本人对电子签章看法：

1）根据中办、国办《电子文件管理办法》，电子文件是需要使用密码技术的，包括电子签章技术。

2）归档的电子签章一般需要使用国家电子印章平台提供的签章，签章流程符合相关国家标准。

3）档案馆需要保存签章信息，提供签章验证功能，验证形成者来源的真实性，CA主要是给电子签章在线验证用的。

4）档案馆需要对电子签章文件进行电子档案区块链存证，验证时间来源的可靠性，需支持长期可验证。

群友3

最重要的一句话，电子签章技术是验证形成者来源真实性的重要技术，至少目前来看，电子档案单套制实践中是离不开的。

群友4

各电子签章厂家互认互信是前提

群友3

国家电子印章管理和服务平台2023年7月3日成立，至今已有32个省联网

群友5

构建统一大市场，打破区域壁垒。但好像目前只打通16个省区平台。

群友3

目前，电子签章单位签用的多，有相应的国家标准，国家平台能够覆盖的，个人签还有些问题

群友4

不能仅仅依靠国家平台互认，档案馆最大的档案都是在馆内局域网中

群友3

档案馆使用电子签章不等同于使用CA，大多数时候离线验证，局域网验证也是可以的,使用国家平台的签章，以浙江为例，目前签章制章单位就一家，档案馆容易保管和验证

群友问

国家平台的签章相关介绍在那个网站可以学习？

群友3

https://www.gaskmp.cn/ 这里有一部分资料

群友4

还需要考虑接入更多市级、县级。

群友问

归档时去技术化后，如果档案老师要求对红章进行校验，这个时候签名信息已经被去掉，签名厂家说去技术化后无法校验，如何处理？

DRP

去技术化之后自然就无法校验，如果他想以后校验就不要去掉，是不是去技术化这个事情目前还有争议，有些档案部门保存两个版本。

2、热点关注问题二

5月24日，有群友提问：DA/T 45-2021《档案馆高压细水雾灭火系统技术规范》中提到本标准适用于建标103—2008所定义的各类档案库房、对外服务用房、档案业务与技术用房、办公用房和附属用房。档案馆的除尘室和理化室在消防和水管预埋方面，除了遵照该标准外，还有没有其他特殊要求？

随后，有群友补充提问：七氟丙烷和高压细水雾，到底哪一项消防技术更适合档案馆？引发热议。

群友1

从标准中看，档案馆各类用房都是可以适用高压细水雾的。除尘室的话，应该是有除尘整理的柜。但理化室没有考虑配置密集架柜存储设备。

群友2

七氟丙烷有毒，对身体有害。建议换成IG541混合气体灭火系统，对身体无害，只是压强会更高一些，会导致瞬间破坏力更大。

群友3

有办法解决，安装泄压器！当压强达到一定指标值，自动开启泄压装置，减少破坏。

群友2

应该是IG541+高压细水雾，部分区域用IG541，部分常规区域用细水雾

群友3

机房用高压细水雾，那机器完蛋了

群友2

我说的库房和技术用房。机房一般气体灭火更常规吧，现在有些不用七氟丙烷，换成了IG541

群友4

我们只有机房中控室用七氟丙烷，库房是高压细水雾。七氟丙烷有毒，哪怕有泄压器出风口，对人员还是有威胁，只能说重要地域，人员不经常去的，才适合用

群友5

我们馆是从建造之初设计的时候就安排库房使用高压细水雾，空间和管线都有预留。我们现在感觉踩的一个坑就是库房装的精密空调，费电不说，噪音还大，特别不好用

3、热点关注问题三

5月27日，有群友发表了关于档案标准规范落后于实际情况的观点，引发了群友们的共鸣和讨论：

楼主：

最近对档案事业发展有很多的担忧，档案管理走入了一个过于强调规范标准的趋势里，很多系统软件公司建立起来的档案管理系统在标准规范的要求下不断完善，变得无懈可击，不断趋向完整，很好地满足上级部门的考核要求，基层档案馆也乐于接受这样的情况，但缺乏新意和亮点，甚至是效用很小。档案管理现实显然要比标准规范的要求来得丰富和复杂，标准规范是基于现实情况抽象和简化的统一规范，通常是推荐的，是通用性和基础性的要求，往往以高标准为标尺建立起来的系统变得缺乏弹性和丰富性，以标准为管道来审视评价档案管理系统的行为，使视线变得狭窄，与标准的出发点背离。基本可以得出只强调标准规范遵从的档案管理系统不是好系统，必定会给档案事业带来损失。这是一种很难表达的痛苦。

群友1

高见，这和现在的教育体制尤为相似

DRP

标准是基础和框架，在遵循标准的前提下寻求创新和突破，没毛病。在实践中应该基于标准不囿于标准！

群友2

非常正确，行业标准和规范一般都比较滞后，时间长了就明显满足不了业务发展的需要。比如，数字档案馆室系统的测试办法及评价体系，满足过测试即落后！毫无新意，也解决不了档案行业的痛点问题：早期档案的OCR准确率、SM文件的筛查、大数据加持的系统性能、多媒体档案的数据化及全文检索、档案的智能开放审核、档案的智能编研。

群友3

@罗塞塔高见，标准其实就是方向，真正落地，还得结合实际

群友4

数据标准治理和提升数据流动汇聚渠道畅通度工作的权重更高些才好。高质量的语料输入才会有高质量的AI输出

群友5

标准和规范落后于实际情况的不仅仅是档案行业，很多比如法律之类的领域都存在，一般而言标准和规范是要求坚守底线而不是最高要求，也要求标准法规不断健全优化适应时代发展，这个角度讲并没有问题。矛盾在于灵活的档案数据利用场景，肯定对档案数据的管理方式提了更高的要求，出现了既要又要还要的情况，这个实际不一定从档案管理系统本身来解决，就跟企业管理利用文档和数据一样，没办法一个windows操作系统来解决所有需求。所以才有了各种子系统，智慧档案，窃以为尤其考虑从智慧场景出发，重新考虑档案管理从系统到平台的延伸，从操作系统集群，到底层数据物理架构，到数据和知识中台、智慧能力中台、到智慧应用的重新架构，这条路的根子是数字档案馆，一直向前延伸到理想的智慧档案馆，需要不断凝聚共识，探索实践，道阻且长，其修远兮……

群友6

@群友5 说的很有道理！

4、热点关注问题四

5月28日，有群友问：请教一下各位老师，业务系统中形成的电子文件如果不归档，会有哪些安全隐患风险？引出了一系列精彩的点评。

DRP

如果是纳入归档范围的文件不归档属于违法行为。

DRP

《档案法》第十四条规定：应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。

第四十八条规定：单位或者个人有下列行为之一，由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的。

问

楼主

这是法律层面是这样规定的，但在实际操作中，领导都会问不归档有没有安全风险？

DRP

律风险都还不够吗？这本身就是最大的安全风险！

群友

法治国家，但很多人不懂法，所以依法治国任重道远。应该先给领导普及下中国的法律法规体系，看看违反档案法是不是很严重的事情。如下图所示：

1. 档案法所在层级法律位于整个法治体系第二层级，从效力上仅次于宪法；行政法规和地方法规与之冲突都是无效的；

2. 档案法属于行政法。行政法是对应公权力的。因此对应的法律责任是处分、经济责任和刑事责任（这与民商法等不告不理的民权相对）

补充

所以，档案管理部门有业务监督、指导等“行政执法权”。但是很多时候，企事业单位只是把自己定位成了“保管员”的角色。个人认为，“执法者”和“保管员”，差别很大

补充

所以，不了解法律体系和档案法的定位，就不能理解“行政执法者”这个角色。屁股不坐在正确的板凳上，后面可能都错了。

补充

所以，关键问题是不是可以变成：国有企事业单位，档案行政管理第一责任者是谁？执法权在谁，做得好是成绩，不好板子也就该打到谁。不晓得这样跟领导沟通有没有用。

5、其他问题拾萃

问

1、各位专家求指教，实物印章档案怎么做数字化，有没有相关规范标准？

答

可以采用拍照或者3D扫描方式，依据DA/T 89-2022《实物档案数字化规范》。

问

2、各位专家档友，请教如果业务前端没有电子档案，全是纸质扫描上传进档案管理系统进行归档这种方法可行吗，扫描件没有元数据。

答

这一要看前端有无办公、业务系统，是否形成电子文件；二要看你们要完成什么目标任务，是要建数字档案馆（室）还是仅完成档案管理工作。另：扫描件也可以采集到一部分元数据。

问

3、请教老师们，公开招标平台上电子文件应如何归档？招标公司答复下载pdf版式文件给甲方归档。

答

可参考本号文章《政府采购文件“单套制”归档管理研究》。

问

4、请问群里各位大佬，在做数据备份的时候，备份介质比如硬盘之类的编号规则是什么？

答

光盘的编号规则可参考DA/T 52-2014《档案数字化光盘标识规范》，其中6.1条款有明确规定：

其他类型备份介质可参考执行。

另外，《档案数字资源备份实施规范（标准送审稿）》7.3.2 中指出：“应按规则编制离线备份载体编号，制作标签以标识离线备份载体。光盘标识应按照DA/T 52进行制作，不应在光盘表面使用粘贴标签。”

问

5、请问一下，电子文件归档登记表，归档单位填写归档电子文件数量后，加盖单位公章。然后档案系统对归档文件进行四性检测，将检测结果填写到表单中后，加盖档案部门公章，是这样操作的吗？

答

是的，整体流程和电子档案移交接收类似，可参考DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》。本号文章《关于信息包中的“其他文件夹”》也讲到过这个问题。

问

6、想请教一下：过数字档案室，有磁盘阵列还要买磁带库吗？

答

主要是满足测评中的近线、离线备份要求，各种存储备份设备都可以，比如类似于存储备份一体机也能满足。具体要求可参见《数字档案室建设评价办法》（档办发[2016]3号）2.5条款中的描述。

问

7、请教一下各位老师，电子文件归档时，如果是正式文件ofd，归档时去技术化，即电子印章图形化处理，是怎样实现的？

答

OFD厂商都会提供接口的，直接调用即可。相关要求可参考本号文章《OFD/A格式需求：从通用到具体》。

问

8、各位老师，请教一下，在GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》中，由谁在哪个环节确定某份电子公文是否有价值需要归档？

答

应该由电子文件产生部门，在文件收集环节，确定那些需要归档，需归档的文件齐全完整后转到整理环节。归档系统中内置三合一表，也可以自动识别并判断归档电子公文的价值，具体可参考本号文章《如何自动或半自动地开展电子档案收集? 》。

问

9、各位专家，数字档案馆的局域网服务器尽量使用本地服务器，不能使用云服务器的说法是源于什么规范或者发文啊，我之前是看到过但是印象模糊了。

答

档办函[2020]55号《关于档案部门使用政务云平台过程中加强档案信息安全管理的意见》中明确指出：“涉及国家秘密、工作秘密的档案数据及业务，不得使用政务云平台”。

问

10、各位专家，现阶段我了解的四性检测产品设计大方向都是参照DA/T 70及各类档案元数据方案。但从细节上，如何真正意义上确保四性达标，我没找到落地的统一的可参考方案。比如电子文件归档和数字化副本归档对于真实性的检测方案肯定会有不同。有无相关文章或理论可以提供参考？

答

DA/T 70主要针对文书类电子档案，其他类型可以在此基础上调整或者扩展。具体的实施落地方案可以找四性检测工具提供商，把需求提给他们，让他们去解决。

问

11、各位老师，请教一下，归档信息包里的“说明文件.txt”什么时候生成？有“说明文件.txt”具体的样式可以学习吗？

答

“说明文件”是在打包的时候同步生成的，样例可参考GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》8.2：

问

12、各位专家，请教一下：关于“机关档案经鉴定后要销毁的档案，对其销毁的滞留期的规定”是在哪个标准规范文件里面有提到呢？

答

浙江省档案局编著的《档案工作实务》一书第75页中有提及：

问

13、各位大佬，请教大家一个问题，数字档案馆建设其中对机房的UPS电池的要求是什么？是至少满足四小时的配备还是6小时的配备吗？

答

供电系统采用双路供电并配备不间断电源，UPS间和主机房隔开，UPS供电至少能持续2小时。

问

14、关于档案共享利用，在国家层面有没有相关的文件规范啊？

答

《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、《“十四五”全国档案事业发展规划》中都有描述。但详细的操作规范没有。比如《档案法》第四十一条规定：国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。

问

15、各位专家求指教，企业档案的装订可以使用不锈钢钉吗？对于长期保存是否存在隐患？

答

具体要求可参照DA/T 69-2018《纸质归档文件装订规范》，附录A中对于不锈钢钉的使用有明确规定。

问

16、请教各位专家一个测评问题：档案室测评中有一项“具有自动编号功能”，点击编号按钮，生成档号算自动编号吗？还是，输入著录项，档号立即生成才算自动生成档号？

答

档号不是人工输入，是计算机自动生成的就算自动编号。

问

17、请教一下列位：关于档案研究的数字文献资源，有什么便宜、好用的推荐吗？

答

中国知网的档案行业知识服务平台（https://r.cnki.net/index/arc/），可以看一下，也可以直接查知网相关学术论文。

问

18、求教各位专家，实物档案的数字化除了拍照还有其他更好的方式吗？我们公司有一些包装材料的存档，时间一久材料的颜色、质感都会发生自然变化，想通过数字化手段尽可能的保留归档时的状态、信息。

答

可以采用3D扫描方式，可参考DA/T 89-2022《实物档案数字化规范》。如果包装材料可以展平，也可以用普通扫描仪。

问

19、老师好，GB/T 39362-2020中提出电子公文归档流程，我想问一下，档案是从什么时间点产生的？

答

从12个步骤来看，归档文件只有完成接收确认之后才能真正成为档案。

问

20、GB/T 39362-2020中的档案部门都是本单位内部的档案室，不涉及到档案馆吗？

答

这里要注意区分“归档”和“移交”的概念。GB/T 39362-2020针对归档环节，只涉及到业务部门（公文处理部门）和档案室，和档案馆没有关系；移交则是立档单位档案室定期将纳入进馆范围的档案（比如保管期限＞10年的档案）向同级档案馆移交，具体要求可参考DA/T 93-2022《电子档案移交接收操作规程》。

问

21、各位专家和老师，请麻烦问下，档案数据存储介质是磁带，异地运输的时候用的容器是什么，目前好像买不到相关要求的容器。

答

磁带基本上不用了，现在一般都用硬磁盘，需要使用防止磁化的设备，如纯铁箱。

问

22、各位专家，请教一下，档案柜、密集架占地面积相对档案库房面积的比例大概分别是多少？数据出处如何？我这大概测量，我们密集架占地面积大概是整个库房面积的45左右。不知道档案柜类似的占比如何？

答

这个换算比例目前没有准确官方数据，按照我们常规经验值是库房面积1比实际密集架形式存储设备1.2。主要因素有：1/室内柱子，2/库房门的开关方式，3/档案室或者库房具体空间格局、大小，4/通道预留等因素。所以我们一般换算具体存储设备数量会按照1比1.2计算。

问

23、请教个问题，有谁知道文献修裱有什么资质要求吗？

答

看文献本身的属性，如果文献SM，那么就需要SM相关的资质，比如涉密载体印刷资质；文献本身属于文物性质，就需要文保相关的资质，比如可移动文物修复资质（含书画/古籍/档案类别资质认定），并且从事修复的人员也需要相应证书。