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本篇是参加由电子文件管理推进联盟与数字罗塞塔计划共同发起的“大分享”活动投稿文章，来自泛微网络科技股份有限公司，作者：戴广冬。
01、背景现状
作为数字政府建设的重要抓手，政务服务改革经过多年发展，截至2022年底，全国一体化在线政务服务平台实名用户已超10亿人，汇集13.8亿件政务服务办件，在此过程中产生了大量需要归档的电子文件，平台用户对于电子档案、电子证照的利用需求愈加强烈。
为推进政务服务事项电子文件归档工作，推动各行业各领域政务服务电子文件从形成办理到归档管理全流程电子化管理，有力支撑政务服务“一网通办”，不断提升企业和群众的获得感和满意度，国务院办公厅去年印发了国办发【2023】26号文《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》。
各级政务服务机构应当完善政务服务办理系统归档功能，积极推进电子档案管理信息系统建设，做好政务服务电子文件形成、办理、归档和政务服务电子档案保管、利用、移交等工作。
02、政务服务电子档案系统建设思路
我们提出的解决方案是：以GB/T 42727-2023《政务服务事项电子文件归档规范》等相关标准为依据，以“随办随归”为目标，从政务服务事项管理端向服务端转变，助力政务服务机构打造“1+4+1”（1项标准规范+4个归档组件+1套档案系统）管理新模式。
一项标准规范
依据GB/T 42727-2023等相关标准，以统筹规划、全程管理、方便利用和确保安全为宗旨，贯彻落实国办发【2023】26号文件要求，细化主体责任，开发电子文件归档和电子档案管理系统文件收集、整理组件、归档检测、移交接收、统计分析、服务利用等功能。
四个归档组件，明确归档流程范围
事项办理流程
对政务服务拟归档事项，基于其事项办理流程、办事指南、业务手册，理清业务属性和文件材料运动轨迹，为电子文件归档和电子档案管理系统建设打下基础。
归档管理流程
根据文件要求，设计归档管理步骤和流程，明确政务服务机构业务部门和档案管理部门工作边界和内容。
文件材料归档范围和档案保管期限表
政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等应当纳入归档范围。政务服务电子档案保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。
归档信息包
政务服务事项电子文件的归档以一个办件为单位形成归档信息包，归档信息包的内容为单个政务服务事项办件办理过程中形成的电子文件组件及其元数据。
一套档案系统
政务服务电子文件归档与电子档案管理系统实现政务服务电子文件形成、办理、收集、整理、归档和政务服务电子档案鉴定、利用、移交、销毁、统计、利用的全生命周期管理，助力档案管理有力支撑政务服务“一网通办”，为数字政府建设赋能。
03、电子档案系统功能亮点
电子文件多样化收集方式
电子文件归档与电子档案管理系统提供预归档平台，通过标准的接口，自动获取、匹配“一网通办”办件库、材料库中的文件。
针对非政务服务平台产生的电子档案，支持通过在线著录、批量导入等方式，实现零散电子文件的手动归档。
同时系统能够实现元数据收集，获取单个政务服务事项办件办理过程中形成的归档事项基本信息、办理流程基本信息、电子文件基本信息。
电子文件预归档，业务系统与档案系统元数据信息映射匹配
针对一项政务服务办理事项需从多个政务服务系统获取归档信息的情况，电子文件归档与电子档案管理系统能够根据业务系统梳理的元数据与按照电子文件归档要求的元数据字段进行关联映射，实现电子文件内容数据、元数据、目录数据、各组件的自动关联。
电子文件四性检测
电子文件归档及电子档案管理系统根据DA/T 70-2018《文书类电子档案检测一般要求》，对政务服务电子文件进行真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，检测完成后自动生成检测报告。
电子档案区块链存证
所有归档的政务服务电子文件和数据都可以在权威的国家公证处或司法区块链中存证，并且可出具存证报告，报告内容包括电子签名过程、证书信息、认证记录和存证信息。
电子档案全程安全控制
1.按照要求，系统将归档文件转换成OFD等符合长期保存要求的版式文件。
2.电子档案登记、日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等全过程线上化，支持对电子档案开放鉴定、密级鉴定、保管期限鉴定等，鉴定动作全程留痕。
3.建立加密、防篡改、备份等管控机制，结合区块链、电子签章等技术，保障档案数据安全，满足国家网络安全、数据安全有关法律规定；实现对电子档案借阅、传输、存储的安全支撑，为政务服务电子档案的共享利用保驾护航。
4.支持按照DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》实现跨系统离线移交，系统生成移交清单，保证移交过程安全。
虚拟库房支撑双套制管理
当前正处于档案信息化转型的过渡阶段，“双套制”管理的情况普遍存在。电子文件归档与电子档案管理系统能够支撑虚拟库房建立、档案入库、出库、移库、盘点等各项日常操作，实现线下纸质档案与线上电子档案的一体化管理。
电子档案数据统计分析
支持对电子档案的收集、归档、保管、利用、移交等业务过程数据进行统计，依托驾驶舱所提供的智能动态数据看板、数据报表，对政务服务电子档案实现全面跟踪和管理。
04、价值总结
“1+4+1”政务服务电子档案系统，辅助政务服务机构实现对电子文件归档、电子档案管理、利用和移交等全程高效管理，为电子档案作为凭证支撑政务服务“一网通办”奠定坚实基础：
收集
支持与政务服务系统和其他业务系统集成，打通从申报材料提交到材料归档的全过程，推进全程业档一体化功能落地。
管理
提供全程数字化档案管理能力的同时，满足现阶段“双套制”管理需求，支撑线上电子档案和线下纸质档案的并行管理。
保存
对所有归档的文件和数据进行版式固化、电子签章，在接收、归档阶段，同时进行四性检测，确保档案真实、完整、安全、可用。
利用
建立政务服务相关电子档案统一管理库，可高效搜索、简化档案调阅流程，提升档案使用效率；系统在支持全栈信创环境的同时，支持双生态（信创\非信创）终端访问。
数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！
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