大型地产集团具有住宅商业等地产开发、营销、物业管理、资产管理等多元化业务，随着集团业务的不断发展和人员规模的扩大，伴随而来的企业档案门类、数量也在不断增加。
档案作为全方位反应集团经营业务活动的载体，现在，大型地产集团希望通过优化档案管理，提升集团工作效率，规避管理风险：
1、满足大型集团档案全面管理：
一般地产集团部署了包括了项目、营销、租赁、资金、法务、招采、物业等众多业务系统，尤其是项目工程建设过程中，产生的文件繁多而分散，这些文件应该如何有序、规范、全量管理？
2、建设一个管理合规的档案系统：
与档案行业相关国标、行标相对接，建设一套兼容性高，适配性强，适用于多种浏览器，负载设计合理，系统性能稳定的档案管理系统，帮助地产集团减少系统故障，方便维护。
3、助力集团实现业务档案一体：
地产集团希望档案系统将各门类档案与公司业务相融合关联，将项目相关的所有档案都整合在一起，实现统一化管理，同时，可提高档案利用率，使档案对于业务实现反哺。
泛微·文书定结合地产行业特色，建设了针对电子档案“收、管、存、用”，实现地产各门类档案的全生命周期管理。
建成全集团统一、分级分权管理、数据安全、功能完善、界面友好、集成度高、扩展性强的电子档案管理系统。
01.系统集成，自动化归档
档案收集，组织架构统一
1）与各业务系统集成
文书定助力地产集团将档案系统与多种业务系统对接，如项目、营销、合同、租赁、资金、法务等系统。
通过接口即可统一收集集团各类工程项目所产生的文件、审批流程、案卷、收发文、函件等内容，收集记录清晰可查，同时进行检测与登记。
实现对接各系统中的业务逻辑、数据高效匹配，优化映射配置，实现数据自动同步，帮助集团更高效、规范的收集各个业务系统中所产生的文件档案。
2）集团组织同步，主数据同步
大型地产集团人员众多，组织架构复杂。现在，通过集成HR系统，实现组织架构快速同步，以及其他主数据的快速同步，人员的权限可共享，助力集团确保权限相关数据准确更新、权限可控。
通过将集团人员角色进行分类，将档案管理权限细化至全宗权限、分类权限、功能权限、数据权限等，通过系统的灵活配置，实现不同角色可操作、可见的范围均不相同。
02.项目.合同.文书.营销.租赁等档案一体化管理
档案多门类管理
1）档案分类清晰
建立档案分类方案、细化多级分类，让集团档案均可“对号入座”，助力集团档案分类精细化，为档案查询、利用打下了基础。
2）项目工程档案管理
项目工程全生命周期所产生的各类文件材料，进行系统性收集、整理、归档、保管与利用。
文书定基于项目档案的归档范围与保管期限表，实现档案预立卷，再到后续的整编、审核归档，形成在线的业档一体管理。
这些档案记录了项目的立项、招投标、勘察设计、征地拆迁、项目管理、施工、竣工验收等各环节内容，记录了整体项目建设全周期真实全貌的同时，也为后续类似项目建设提供了有限的参考依据。
3）合同档案管理
各类合同、协议文件自动收集归档，合同表单数据、合同文本内容、领导审批意见等内容自动关联汇集在一起，并且根据业务场景自动分类，方便后续查询与利用。
4）文书档案管理
将公文系统中的电子原文数据、业务流转过程数据，按照归档文件标准格式进行版式文件转化，按照档案归档信息包要求进行数据封装后，通过标准接口传输到档案系统中，实现文书档案的自动化归档。
5）营销相关档案管理
打通营销管理系统、核算系统、资金系统、发票系统的数据，实现营销合同、营销物料等一体化的存证归档、智能组件，各个地块、各个项目的营销情况，通过档案间的关联关系即可实现回溯。
6）采购类档案管理
地产集团在经营过程中，有大量材料需要进行采购，包含了项目工程建设材料、内部办公材料等大量采购需求。
文书定通过打通采购管理系统（供应链管理系统）、核算系统、资金系统、发票系统的数据，采购过程中的采购订单、入库单、发票、付款单、记账凭证等都归档至电子档案系统进行存档。
7）档案智能关联，实现业务与档案融合
大型房地产集团，项目、业务众多，如何通过一份档案快速获取、了解一个项目全貌、一项业务的全过程情况？
文书定结合地产集团业务特色管理模式，将前端业务系统中的电子文件自动分类、随办随归、全量归档，并且支持建立不同业务场景下的档案数据关联规则，实现同一项目、同一业务档案之间自动关联，通过一份档案即可回溯项目、业务全貌。
上游业务系统可以随时调取档案系统中的数据，为下一轮业务再生提供有力的数据支撑，以确保地产企业保障项目管理的合法性与规范性，提供项目决策科学性。
8）档案高效利用，助推业务发展
提供一站式检索引擎，支持以OCR为核心的全文检索，也支持条件检索、结构树检索等多种检索形式，满足不同用户、场景的检索需求。
在检索完成后，系统结合权限机制严格管控，对于无权限的档案可在线发起借阅，支持单个档案的借阅，也支持加入借阅车发起批量借阅。
9）加强档案安全管理
控制涉及商业秘密和技术机密的档案开放状态，配合严格数据控制访问权限及电子水印技术，确保档案的安全。
03.老旧历史档案数据迁移
大容量迁移
文书定协助地产集团将老旧档案系统中的几百万条数据条目及原文，进行数据抓取、数据清洗、条目写入、原文写入，经过四性检测与附加操作，全量迁移至档案库。
项目展示与价值总结
文书定协助大型地产集团搭建全集团统一的电子档案管理系统，通过一站式的档案管理门户，对档案进行统一管理。所有文件归档到一个档案中心，为不同岗位、不同角色用户提供个性化服务，提供了档案收集、档案管理、库房管理、档案利用、档案统计等全过程管理应用：
1、统一平台：建成全集团统一、分权管理、功能完善、界面友好、集成度高、扩展性强的电子档案管理系统。将原档案系统中数据全量迁移至新系统内。
2、系统集成：档案系统建设，对接地产集团各大业务系统，实现档案自动接收、单点登录、消息提醒等，解决档案数据信息孤岛，为企业档案管理打下坚实基础。
3、安全合规：通过系统提供的权限管控，助力授权、权限匹配更灵活，并通过提供数据分析看版，使用户可直观的查看系统分析数据。提供完整的用户操作日志，方便企业进行用户行文分析。
4、权限管控：根据集团档案分级管控需求，精准实现档案从集团-区域-项目的管控需求，严格控制各级用户数据操作及利用权限，有效保证档案数据安全。
5、业务穿透：拥有权限的用户可以从档案系统数据穿透查询上游系统业务流程，实现归档数据的溯源确认。
6、多维度统计：可以实现从全宗、分类、项目等多个维度实现各状态档案数据统计，快速输出统计结果，轻松量化档案工作成果。
7、减少成本：通过与印章系统集成，实现部分档案门类单轨制管理，降低人工成本，减少纸张打印，实体库房存储压力。
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