上一期我们分享了 记录管理体系 之 防复印策略 ,企业要满足国内外法规的要求,还需要对收发 平衡 的 顶层策略 进行 制定 ,本期内容将结合我们多年的理论研究及实践经验为大家分享相关的内容。首先,我们来看一下法规对于这部分的演变过程:
纸质记录的生命周期一般包括以下步骤:
在不同的生命周期阶段,根据记录等级的不同,可以采取不同的方式,主要包括打印权限以及平衡确认权限的划分,可参考下表进行划分:
这里常见的错误是根据记录的类型设计管控方式。从记录的风险等级来看,相同的记录类型可能对产品质量有不同程度的影响,如取样单和培训签到表,因此按照类型的方式进行管理会导致部分记录管理程度过于宽松,因此需要从风险的角度进行有效的划分,确认该表单对应的质量活动是否会对产品带来直接的影响,根据这个判断依据确定具体的记录等级。
通过记录类型、记录等级属性的划分,在记录的生命周期不同阶段采取不同的策略进行控制,是切实有效的管控方式,达到合规的同时还能兼顾效率,如果能够采用计算机化系统进行管理,这部分策略可以得到更加高效的实施和监控。
以上就是本期分享的内容,主要从法规的演变让大家知晓目前国内外监管机构期望企业能够做到何种程度,以及企业可以从哪些维度对记录收发平衡管理体系进行设计,由于篇幅有限,这里仅介绍到框架层面,具体每个环节过程中可能存在的问题,我们将在下期为大家展开分享,敬请期待!
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