《电子档案管理办法》中的“归档与移交十条”|公文|印章|电子档案管理办法

关注我们 - 数字罗塞塔计划 -

2024年11月1日，即《电子档案管理办法》（以下简称“《办法》”）的施行之日，本号已经发文对《办法》第五章“保管与处置”部分内容进行逐一条款介绍，详细参见本号文章《<电子档案管理办法>中的”保管与处置七条”》。今天，我们将继续介绍《办法》第三章“电子文件整理与归档”以及第四章“电子档案移交与接收”部分的内容，从第14条至第23条共十条，同样采用逐一条款介绍的方式。

※ 第十四条

第十四条对各立档单位提出了“三合一”的要求，具体可以参考档函〔2022〕58号《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》，虽然这个文件针对“机关”，但“团体、企业事业单位和其他组织”可以参照执行。

有关“三合一”制度更为深入、详细的介绍参见本号文章《档案“三合一”制度深入解析》。

※ 第十五条

第十五条第一款在《办法》第三条（即“确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规”，与《档案法》、《实施办法》中的“12字”要求一脉相承）的基础上，进一步要求“电子文件真实、完整、可用、安全”（即所谓的“四性”）。实际上，“四性”和“12字”之间是存在一定逻辑关系的，相关介绍参见本号文章《“来源可靠、程序规范、要素合规”与“四性”》。

第十五条第二款要求“归档功能应当符合相关标准规范”，这里的相关标准规范包括但不限于GB/T 29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》、GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》、DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》等。

※ 第十六条

第十六条主要提出了电子文件格式和元数据的要求。其中的格式要求主要来自于DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》；元数据可参考的标准则比较多，包括但不限于DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T 54-2014《照片类电子档案元数据方案》、DA/T 63-2017《录音录像类电子档案元数据方案》、GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》等。

关于文件格式和元数据本号可参考的文章也比较多，比如《各种类型电子文件归档格式对比总结》、《我们需要什么样的电子文件格式标准？》、《关于电子文件元数据，忍不住想说几句》等。

※ 第十七条

第十七条第一款进一步对电子文件形成部门在归档之前的工作做出了要求，包括“完成保管期限鉴定、分类、命名以及完整采集元数据”。

第十七条第二款和第三款实际上是对电子文件归档环节“去技术化”的细化规定。GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》5.3中对于“去技术化”是这样描述的“电子公文归档时应要求归档信息包中不包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施，以减少技术依赖性。”而2019年中办、国办发布的厅字〔2019〕7号《党政机关电子公文处理工作办法》指出：“电子公文归档时，应当去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。”

所以“去技术化”并不是《办法》首次提出来的，而是一贯以来的要求，尤其是针对党政机关电子公文。只不过关于“电子印章去技术化”业界争议较大，一直存在不同的声音，每次涉及这个话题就会变成大家关注和争论的焦点。本号也发过好几篇有关电子签章的文章，比如《电子印章在归档过程中应该如何处理？》、《建设项目电子档案中的CA电子签名应用》、《全国电子印章平台推出，头疼的电子印章验证问题能解决了吗？》，几乎每次都会引起一波争议。