企业数智化转型时代的热词——RPA是业务流程优化的利器之一。但对于部分非IT人士对RPA在企业管理领域的运用优势及实施注意点还不太了解，今天与大家快速科普一下。
RPA全称为Robotic Process Automation, 即机器人流程自动化，是一种能够在计算机/手机等数字化界面完成重复性工作与任务的技术。即通过记录员工在电脑桌面上的操作行为，将业务处理规则和操作行为记录下来，模拟人的方式在电脑上自动执行一系列特定的工作流程。简单来说，RPA可以模拟人工，代替人工进行复制、粘贴、点击、输入、提交等操作，协助人类完成大量“规则较为固定、重复性较高、附加值较低”的日常事务性工作。
RPA为什么会成为业务流程优化或自动化选择的首要考量？
关键原因为随着企业发展，企业管理信息系统越建越多，各个系统之间存在着壁垒，信息孤岛就此产生；对于大公司来讲，重新开发系统或者改造对接集成会产生较大的成本，同时涉及各个利益相关方的协调、沟通与规划等工作。而随着AI技术的发展与普及，RPA构建一个业务流程的部署成本也越来越低。对企业来讲，花1-2个月就可以解决耗时许久的系统建设或自动化对接问题，是一个非常合适的商业选择。
然而，企业想要顺利实施RPA并获得最佳效果，需注意实施过程中容易出现的6大陷阱：
1.流程不适用
不是所有的业务流程都适合实施RPA，选流程是RPA项目成功与否的决定性因素。流程如果选得好，那么开发速度会加快，流程运行稳定，用户体验也好。但是如果前期流程选择出现了问题，后面在梳理、开发、测试和上线上就会出现大量问题，并且会造成使用效果不佳，用户逐渐抛弃使用的现象。有些业务流程天生不适合实施RPA，具体包含下述2类：
比较复杂的流程或场景：针对较复杂的流程做RPA规划将会产生高额的费用，中低复杂程度的流程或子流程是RPA项目初期的最佳目标。企业应从价值最高或架构简单的部分流程开始，逐步提高业务流程的自动化程度。如果在复杂场景下部署RPA，一方面是自动化成本会增加，另一方面短时间内不会有明显回报，甚至可能部署失败，浪费人力、物力和精力。
经常变化的流程：RPA不适合被部署到经常变化的系统中去，频繁升级或者变更会导致RPA项目维护难度直线上升。
RPA到底适用于什么场景？
在哪里能够发挥它的最大功效？
建议企业选择触发频率高、操作逻辑简单且易标准化、部署难度低、系统环境稳定的业务流程。目前的RPA的使用场景范围内，大部分场景集中在财务流程自动化上，财务的流程由于涉及到大量表单和系统操作，数据处理量大、规则明确，人工重复工作多，这些流程都适合用RPA来完成。
2.期望不合理
企业可以对RPA有所期待，但不切忌相信RPA本身会带来巨大的投资回报，或认为将RPA与其他技术如OCR相结合，可以获得较高收益。从技术角度来看，在需求明确且具体的前提下，许多流程实现自动化并不难。但梳理和选择流程时需核定自动化的必要性和投产比。
如果花费了时间、精力与成本，将RPA部署在一些并非亟需优化的流程上或过度要求超级自动化，最终较低的投资回报率（ROI）将会令运营者对RPA的效用产生怀疑。
3.推进方法太传统
企业采取过于工程化的软件实施方法来实施RPA机器人，包括低价值文档的输出与里程碑阶段性划分，可能会使通常只需1~2周即可完成部署的RPA机器人延长至几个月。企业应依据自身实际情况，根据优先级简化实施方法，通过灵活渐进的方式整体规划分阶段实施RPA机器人，逐步提升业务流程的自动化程度。
4.主导不准确
项目建设初期，大多数企业通常认为RPA是系统流程自动化项目，从而忽视了最终要把业务交付给虚拟数字员工来处理。成功的RPA项目通常由业务为主导，协同信息技术IT团队、人力资源以及相关职能部门紧密合作。
随着自动化需求的增加，RPA项目可以在组织内实现有效的规模扩展。企业可以通过建立一个组织来负责工作流程评估、自动化管理和提供组织范围内的相应支持等从而推动RPA的长期成功，我们称之为RPA COE。构建一个以业务为导向的RPA卓越中心（COE）是发挥虚拟数字员工能力的最佳方式。
5. 优化不闭环
RPA分为无人值守和有人值守两种，也有企业采用人机协同的方式运行RPA程序。不过，无论部署了哪种类型的RPA，企业都需要定期根据业务需求的变化和增长，不断对RPA的应用场景做出调整、完善与更新，并不是部署完成就可以一劳永逸。
企业应树立随需应变、持续优化的观念，最好能和RPA供应商或者内部人员做好定期对接和复盘，提出扩展、优化和持续完善的方案，不断推进RPA优化落地，以便达到RPA使用效益的最大化。
6. 技术不重视
RPA实施是一个IT项目，但又不仅仅是一个开发项目。RPA需具备随着企业管理的不断深化，支持随需应变、持续扩展完善的能力，这样就要求企业选择贴合企业环境的功能强大、技术先进、方案成熟、性能稳定可靠、系统安全等特性的技术平台，使得企业能够加速整个实施过程、以更少的成本更优的方式落地项目；又必须有良好的实施规范作为支撑，重视业务方案和技术架构在整个项目的重要性，保障整个项目在合理的项目规划和管控重点下有序推进。用友智多星RPA产品架构：
经典RPA场景透视
RPA机器人作为超自动化的利器，能够助力企业数字化快速落地，打通各个系统之间的壁垒，自动完成重复、业务量大的工作，实现降本增效。例如：
1. 客商主数据维护机器人
背景：在企业实际经营中，签订合同后，一般要求销售方或采购方企业提供相关开票信息和收款账户，如合同截图，或发票截图，或企业信用代码证图片。企业需根据图片上的信息维护到财务系统客户档案或供应商档案，客户或供应商指定到对应所属组织。客商档案录入和审核信息要素多，档案主数据信息数据质量要求高，客商信息涉及相关账务、交易等关键业务流程，是风控管理的重要环节。
解决方案：通过OCR识别企业营业执照或发票截图自动填写客商名称、分类、税号等信息，自动调用企业工商信息/身份证实名认证API进行企业工商信息/个人身份要素的智能审核，审核通过自动生成客商信息，否则推送录入人进行异常处理。
价值：
•减少人工作业，释放劳动力
•智能审核能大幅降低错误率，降低沟通成本，提高审核效率和审核质量
•24小时不间断智能化服务
•降低内控风险
2. 发票勾选机器人
背景：日常工作中，发票繁多的情况下，一张张勾选与核对需要时间长，日常工作量较大，且易出错。
解决方案：通过RPA实现发票图片自动结构化数据，在勾选平台下载待勾选发票，与OCR识别的发票数据进行匹配，批量上传勾选。
价值：
•减少人工作业，释放劳动力
•正确率提高100%，约节约90%时间，实现全流程自动化。
•24小时不间断智能化服务
•降低内控风险
3. 银企对账机器人
背景：
•多单位、多银行、多账户重复操作，需要登录不同网银下载银行流水
•对账周期短，工作量大，对账期间财务人加班多
•人工对账存在一定疏漏风险
解决方案：RPA流水下载机器人自动登录网银下载银行流水并放置统一文件目录，资金核算数据采集机器人自动查询并导出企业账信息，由对账机器人完成银行流水与企业账核对，对账异常通知人工介入处理。
价值：
•减少人工作业，释放劳动力
•解决单据繁多、单单匹配难的问题和跟踪表不准确的问题
•资金管理范围延伸
•资金全面性管理，体现智能化与强科技感
RPA是实现企业智能化管理的重要应用。企业应树立随需应变、持续优化的观念，收集好RPA运行过程中来自业务人员和IT人员的反馈，进行优化与解决，让RPA方案更加贴合业务发展、发挥更大价值。随着全球数字化转型进入深水区以及AIGC能力的不断普及，对传统RPA提出更高的自动化需求。AIGC（AI Generated Content，是指利用人工智能技术来生成内容）与RPA深度结合探索，可以有效扩大RPA能力边界，提升RPA赛道活力，从而更广泛地优化财务流程，提高业务处理效率和质量。
用友从2007年开始护航中国企业财务共享建设，15年来已经为500余家企业成功建设了财务共享服务中心。基于大量的项目咨询及实施过程中遇到的问题与挑战，用友专家团进行了深度总结，以系列文章的方式一一进行分享，希望能够为更多正在筹备建设共享服务中心的企业答疑解惑、透视真像，提供有实际参考意义的内容干货。
接下来的系列文章中，用友专家团将会对涉及到财务共享规划期、建设期及运营期的普遍问题及解决建议，期待您的持续关注及反馈。我们也会在大家反馈的问题中选择普遍话题进行专业解答。
下篇预告：多家上市公司并存集团公司的财务共享中心建设，如何解决独立性问题？
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