探秘电子发票系统：揭开数电发票背后的逻辑与应用|税局|税控|红冲|纳税人跨区

数电发票

随着金税四期的推进，税务部门推出了“全面数字化电子发票”（简称“数电发票”），这是一种全新的发票形式，旨在通过发票的开具、使用、入账及归档等环节的全面数字化，实现更加高效、智能的税收服务。数电发票与传统电子发票相比，具有明显的优势：它完全摆脱了纸质形式，不需要任何物理介质支持，也不需要事先申请或领取。其票面信息实现了全面数字化处理，并将多种发票类型整合为一种通用的电子发票类型。数电发票具备全国统一编码、自动化流转与交付等特性，极大地简化了发票管理流程，提高了使用便捷性。

为了进一步优化商业环境，提升纳税人的便利性和税务执法的效率，税务部门还在数电发票中融入了智能化和场景化的元素。通过实施标签管理系统，实现了对电子发票的功能、状态及用途的精确分类，有效解决了现有发票种类繁多的问题，并能实时跟踪发票的流转情况。此外，数电发票的推行标志着从依赖物理介质到采用网络可信身份验证技术的重大转变，即所谓的“认人不认盘”。这种方式不仅减少了纳税人在发票使用上的成本，还大幅提升了他们的满意度和便利感。

01起源

“金税工程”自1994年起始，作为国家级电子政务“十二金”项目之一，是经国务院批准的一项重要税收管理信息系统工程，旨在支持国家税收政策的实施和税收征管工作。至今，该工程已历经三期更新，于2021年迈入第四期，即金税四期，标志着中国国家税务总局（以下简称“税局”）开始构建一个基于发票管理的全国统一新电子税务局。市场通常以“金税三期”、“金税四期”或“税控时代”、“数电时代”来区分不同发展阶段中平台的差异及其应用场景。“金税四期”与“数电时代”相呼应，强调了从传统的“以票管税”向现代化的“以数治税”转变，特别是通过精准分类监管的方式。

在这一转型期间，税局与财政部等政府机构共同努力，旨在优化企业的营商环境，促进监管方式由传统的线下纸质管理向线上数字化协作转变。这一过程涉及将纸质单据和凭证逐步转化为数字形式，长远而言，这将为企业管理带来巨大的便利。然而，短期内企业需投入一定的成本和资源以适应新的管理模式。

金税四期的实施，预示着企业在业务、财务和税务之间实现数据互联互通的难题将得到显著缓解，有望彻底解决数据孤岛问题。许多集团型企业、高新技术企业及其他行业的领先者，已成为这一转型过程中的先驱，它们不仅看到了数字化对企业发展的巨大潜力，而且积极与政府合作，推动政企协作的高效发展。这些企业从自身业务需求出发，向内部信息部门及税局、财政部等部门提出了多项关于业财税一体化、数据实时共享的要求，迅速实施，从而实现成本节约和效率提升。

针对不同类型纳税人的需求，税局在金税四期框架下提出了“电子税局”和“乐企”两种解决方案。企业既可以选择通过电子税局手动完成业务操作，也可以申请“乐企”接口，使企业内部系统与税局系统对接，实现更深层次的数据交换。无论是开票还是用票，现在都可以通过“电子税局”或“乐企”平台高效处理，这标志着中国税收管理正朝着更加智能化、数字化的方向迈进。

以开票为例，电子税局和乐企示例如下：

02数电发票系统建设方法论

截至2024年，发票领域正处于税控发票逐渐减少但依旧存在，而数电发票蓬勃发展但尚未完全成熟的过渡期。在此背景下，众多集团型企业、业财税服务软件供应商及面向B端的互联网公司纷纷加入，共同推动金税四期下的数电发票新时代，目标是在未来实现全国36个省、市、区发票的数字化、电子化及统一化管理。

面对这样的变革，如何构建一套既符合当前数电背景又满足企业实际需求的发票系统成为了关键问题。本文将从以下几个方面探讨这一议题：发票系统的概述、业务流程与架构设计、发票产品的具体设计思路以及支撑业务的基础体系构建。希望通过这些讨论，能够激发更多同行者的兴趣，共同探索和完善数电发票时代的最佳实践方案。

1发票系统介绍

发票，作为一种在商品购销、服务提供或接收以及其他经济活动中开具和收取的收付款证明，不仅是记录经济活动内容的关键载体，也是会计核算中最基本的原始凭证之一。它对于税务机关而言，是控制税源、确保税款征收的重要工具；而对于国家来说，则是监督经济活动、维护经济秩序、保障国家财产安全的有效手段。

目前，参与构建发票系统的主体大致分为几类：首先是国家税务总局，负责制定相关政策和技术标准；其次是追求财税信息化的企业，他们需要根据自身业务特点定制化开发或选择合适的发票管理系统；再次是提供业财税集成化服务的软件供应商，这类供应商专注于为企业提供一站式的财务管理解决方案；最后是专门提供发票服务的软件服务商，它们专注于发票管理的特定需求，提供专业的技术支持和服务。

在搭建发票系统过程中需要考虑下图所示相关因素。

尽管这些单位的关注点各不相同，但它们共同面临着一个核心挑战：即如何准确理解和捕捉经济活动中的业务形态和任务形态，然后将这些形态有效地转化为可以通过软件系统展示的任务流程，确保这些流程能够与实际的经济活动紧密相连，并真实地记录经济活动的全过程。

在我们日常生活中的方方面面——包括衣食住行——几乎无处不在的经济流转活动中，发票扮演着不可或缺的角色。每当发生经济交易，尤其是涉及到增值税等税费缴纳的情况时，发票就成为承载这些纳税信息的重要媒介。不仅如此，即使是一些非营利性机构如事业单位、学校等，在特定情况下也需要开具和使用发票。例如，当个人前往医院接受医疗服务后，医院会开具相应的服务发票，这不仅有助于患者申请医疗保险报销，也能让患者的雇主或相关财务部门顺利完成财务入账处理，确保发票作为重要的财务凭证被妥善保存。

如下图所示，对于发票系统来说，客户群体既有奥特莱斯、全聚德、亚朵酒店、滴滴出行这类B端企业，也有在这类场所消费的消费者。

2发票系统业务流程与架构

在数电阶段，电子税局将发票系统主要划分为“开票”和“用票”两大模块。相比之下，金税三期时，服务提供商通常将发票系统分为“销项发票”和“进项发票”两个部分。虽然这两种分类方式都是围绕发票的开具与使用展开，但在细节上存在一定的差异。本文将按照“开票”和“用票”的分类方法进行讨论。

在构建发票系统时，应根据企业的实际业务需求来设计系统架构。通常，企业的发票系统业务流程如下：

1. 开票流程：当企业销售货物、提供劳务或服务时，可从企业的业务系统或财务系统（有时由财务人员在财务系统中审核后）发起开票请求。一旦开票信息填写完整并通过数据校验，即可生成发票并将其交付给收票方，收票方既可以是另一家企业，也可以是个人用户。

2. 用票流程：若收票方为企业，则其需要对收到的发票进行信息采集、验证，并将其录入系统（入池）。对于增值税专用发票等可抵扣的发票，还需进行勾选确认，以用于抵扣企业的销项税，从而有效降低企业成本。无论发票的开具方还是接收方，均需完成纳税申报和财务入账处理，确保发票、财务和税务数据的一致性，保障账务的准确性。

3. 管理与分析：从管理的角度看，企业往往还有大量的报表需求。通过发票系统提供的数据查询、统计、汇总和分析功能，企业能够更直观地了解自身的运营状况，为后续的经营决策提供有力支持。

总之，发票系统的搭建不仅要满足企业在开票和用票方面的基本需求，还要能够支持企业的内部管理和决策分析，帮助企业实现更高效、更精准的财务管理。

基于上述业务场景和流程，可以考虑将发票系统设计为以下三个核心模块：票据中台、发票业务处理模块、发票池。这样的架构能够有效地支持发票的开具和使用，同时确保数据的一致性和可用性。

1. 票据中台：作为连接外部系统和内部业务流程的桥梁，票据中台负责接收来自企业业务系统或财务系统的开票请求。通过票据中台的处理，包括数据标准化、规则校验等，将原始数据转换为符合要求的开票和用票数据，再传递给发票业务处理模块。票据中台还承担着与外部系统的交互任务，如与税局系统对接进行发票的开具、查验和抵扣认证，以及与银行、财政等系统对接，获取非税票据信息。

2. 发票业务处理模块：该模块负责具体的发票业务操作，包括但不限于发票的开具、发票的接收与验证、增值税专用发票的勾选抵扣等。通过与票据中台的紧密配合，发票业务处理模块能够确保每一步业务操作的准确性和合规性，从而支持企业的财务和税务管理需求。

3. 发票池：作为发票数据的集中存储中心，发票池不仅保存了所有开具和接收的发票信息，还支持各个系统和模块的数据调用和分析需求。无论是用于财务入账、纳税申报，还是进行业务分析和报告生成，发票池都能提供可靠的数据支持。

在实际应用中，为了实现全流程的自动化闭环，有些企业会选择与第三方通道系统合作，通过这些专业服务提供商一次性完成发票业务的系统对接，实现发票管理的外包。这样不仅可以简化企业的系统集成工作，还能提高发票处理的效率和准确性，帮助企业更好地应对日益复杂的业务环境。

3发票系统

企业在搭建发票系统之前，需要完成一些前置准备工作。首先，企业必须获得开具和使用发票的纳税人资质。无论是作为一般纳税人还是小规模纳税人，企业都可以根据自身实际情况向当地税务机关申请相应的资质。申请成功后，企业需要决定采用哪种方式来处理发票业务。目前市面上主要有以下几种方式可供选择：金税盘、税控盘、税务UKey、税控服务器、以及电子税局（如增值税综合服务平台、电子税务局等）。

需要注意的是，传统的硬件设备如金税盘和税控盘正在逐渐退出市场。那些目前仍在使用增值税综合服务平台进行业务处理的企业，建议逐步向电子税局过渡。在选择处理方式时，企业应谨慎评估各种选项的优缺点。

电子税局提供了多种产品形态，包括Web端、乐企接口服务和APP等。对于大型企业而言，可以直接申请乐企接口，实现与税务机关的直接对接，这不仅能够提高发票处理的效率，还能确保数据的安全性和准确性。中小企业则可以根据自身需求选择Web端或APP等更为简便的方式来进行发票管理。

4开票业务设计

不同行业的企业在执行开票操作时，通常由不同的人员负责。例如，在酒店和餐饮等服务行业中，通常是前台工作人员负责开票；而在制造和零售等行业中，业务人员会发起开票申请；至于物业管理和新兴技术等行业，则往往是财务人员来完成开票工作。在发票系统中进行手工开票时，需要确保多个系统的数据能够顺畅对接，无论是通过接口集成还是导入数据的方式，具体的处理方式也会有所不同。

总的来说，一个典型的开票流程包括以下几个步骤：

1. 数据准备：收集并整理开票所需的基础信息。

2. 业务加工：根据企业内部的业务规则对数据进行处理。

3. 票税加工：计算相关税费，并将这些信息添加到发票中。

4. 合规校验：确保所有信息符合税务法规要求。

5. 发票开具：生成正式的电子或纸质发票。

6. 发票交付：将发票发送给收票方。

无论是在线下使用Excel、邮件还是通过系统间的数据流转来处理开票事务，上述流程都是必要的。此外，大多数企业都有数据统计的需求，但不同类型的企业关注的重点和深度可能有所不同。例如：

服务业（如酒店、餐饮）可能会更关注每日的营业额和客流量。

制造业可能会更关心生产成本与销售价格之间的关系。

零售业可能会侧重于库存周转率和商品销售情况。

物业管理可能会关注维护费用和服务费的收支情况。

新兴技术行业则可能更加重视研发成本和项目收益的分析。

总之，尽管开票的具体执行人和流程细节可能因行业而异，但核心的开票流程和对数据统计的需求是普遍存在的。企业应根据自身特点选择合适的开票方式，并确保整个过程高效且符合法律法规的要求。

业务数据处理

基于上述开票业务流程，搭建开票系统时业务数据处理的处理步骤如下图所示

在进行数据准备时，企业需要完成以下步骤以确保发票的正确开具：

1.确定业务单据需开票：首先确认哪些业务单据需要开具发票。

2. （按需）发起开票申请：根据企业的流程，可能需要业务人员或相关部门发起开票申请。

3. 关联业务单据和开票申请单：将具体的业务单据与开票申请单进行关联，以便于后续处理。

4. （按需）合并拆分单据：根据实际需求，对单据进行合并或拆分。支持商品明细的合并与否，并可根据金额、数量或明细行等方式进行拆分。

对于不需要关联业务数据的手工开票场景，仅需考虑第2步；而需要关联业务数据的情况下，则需从第1步到第4步全部执行。不同企业根据实际情况，可能会采取先收款后开票或先开票后收款等多种方式，因此在准备数据时，要根据具体情况决定业务单据与开票申请之间的逻辑关系。

业务加工

业务数据通常与税务局要求的开票数据存在差异，在正式开票前，需要将业务数据转化为符合税务要求的信息。这包括购方信息、销方信息、交易明细以及特定要素信息。常规发票主要包含购销双方的基本信息及交易详情。在数电时代，税局为了精细化管理，增加了特定要素信息的要求，这些信息通常由业务系统保存，只需按照税局规定进行相应的转译或映射即可。

票税加工

当业务系统与发票系统交互时，还需要进行票税加工。这一步骤可以由任一系统完成，只要最终结果满足预期。票税加工的具体内容包括：

价税分离：将商品/货物/劳务等的总价税额分离为不含税金额和税额，其中税额用于向税务局缴纳税款。

尾差处理：允许存在一定的计算误差，如单行0.06元，总计不超过1.27元。

开票状态管理：跟踪发票的当前状态，如待开、已开等。

待开处理：处理未开具的发票请求。

合规校验

合规校验是发票开具前的最后一道关卡，某些校验点可能在票税加工之前进行，有些则在之后。校验点主要包括：

纳税人资质校验：确保纳税人具备相关资质，例如成品油生产或经销企业需有相应资质才能开具成品油发票。

票面校验：检查发票上的信息是否完整且符合规范。

优惠政策校验：根据当地政策验证适用的优惠类型。

库存校验：确保有足够的库存来支持所开具的发票。

不同的开票通道（如电子税务局Web页面和乐企接口）在细节上有所不同，例如备注长度等限制。如果企业计划接入多个通道，需要特别注意各通道的特殊要求。

通过上述一系列的数据处理和校验，最终生成符合要求的发票票面信息。自金税四期以来，税局细化了超过30种特定业务，每种特定业务和特殊票种的票面信息都有其独特之处。

发票开具红冲作废

数据准备完成后，可以发起正向或逆向的发票开具服务，包括开票、红冲、作废等，相关的主要业务操作包括：

开票系统的核心在于根据不同的通道选择，在满足“税盘在线/服务器可连接/已注册电子税务局账号/已申请乐企接口（可多选）”以及“数据准备完成且校验通过”这两个前提条件下，对接相应的通道进行发票开具。一旦发票开具后，如果遇到开票错误、销售折让、退货或服务中止等情况，可以进行红冲操作，这是发票开具的逆向流程之一。

红冲流程

税控发票红冲：

① 普通发票可以直接红冲。

② 增值税专用发票需要先申请红字信息表，经税务机关审核通过后才能进行红冲。

数电发票红冲：

① 无论是普通发票还是增值税专用发票，都需要申请红字确认单。

② 申请后由购销双方确认，而非税务机关审核（某些情况下可能无需确认）。

区别点

税控发票：只有增值税专用发票需要申请红字信息表，并且需经过税务机关审核。

数电发票：所有红冲场景均需申请红字确认单，由购销双方确认，通常不需要税务机关审核。

作废处理

对于纸质发票，支持作废操作。空白发票在损毁、遗失等情况下，可以进行空白发票作废。当月已开具的纸质发票（无论是蓝字还是红字），如果开票有误，可以在当月进行作废处理。此外，蓝字发票在销售折让、退货或服务中止等场景下，当月也可以进行作废处理。这是发票开具的另一个逆向流程。

电子发票的优势

随着纸质发票逐渐退出市场，建议企业尽可能选择并引导客户使用电子发票。电子发票在降低成本、提高效率、快速交付和便捷流转等方面具有明显优势。

以电子税务局开具发票为例的数据流转过程

1. 数据准备：确保业务单据与开票申请关联，完成必要的数据合并或拆分。

2. 业务加工：将业务数据转化为符合税务要求的信息，包括购方信息、销方信息、交易明细及特定要素信息。

3. 票税加工：进行价税分离、尾差处理等，生成待开票数据。

4. 合规校验：对纳税人资质、票面信息、优惠政策等进行校验，确保符合税务规定。

5. 发票开具：通过电子税务局或乐企接口等通道开具发票。

6. 发票交付：将开具好的发票发送给收票方。

7. 逆向流程：如遇开票错误或其他需要红冲的情况，按上述红冲流程处理；对于纸质发票，如有需要，进行作废处理。

通过这一系列步骤，企业能够高效、准确地完成发票的开具和管理，同时确保所有操作符合税务法规的要求。

发票交付

发票开具完成后，需要将其交付给企业或消费者。常见的交付方式包括邮箱发送、短信通知、接口传输以及二维码展示等。在中国市场，为了适应多样化的用户需求，发票交付方式非常丰富。除了电子交付方式外，为了满足老年人群体或某些仍需纸质资料的公司需求，还支持将电子发票打印在A4或A5纸上进行交付。而在其他国家，发票的交付方式则主要依赖于电子邮件发送。

这种多样化的交付方式不仅提高了发票管理的灵活性和便捷性，也确保了不同用户群体的需求得到满足。无论是通过电子手段快速传递，还是通过传统纸质形式提供，都能有效保障发票信息的准确性和可访问性。

发票交付的页面

数据统计

通常情况下，企业需要数据统计功能来支持运营管理。通过数据化管理日常运营，企业能够更有效地监控和分析业务状况。企业期望利用这些统计数据来进行决策，并往往会设置专门的岗位来分析统计结果，为运营决策提供依据。此外，在系统对接过程中，还会利用发票明细信息和汇总信息进行数据比对，以及提前汇总销项信息以满足纳税申报的需求。

这种数据统计不仅有助于提升企业的运营效率，还能确保财务和税务数据的一致性和准确性，从而更好地支持企业的整体管理和合规要求。