一、制定ISO30401：2018知识管理体系的原因
知识作为一种无形资产，需要开发、整合、保留、共享、调整及应用，以便员工可做出有效而一致的决策，按照过往经验解决问题并提出新见解。目前，机构单单依靠自主学习的形式，不足以赶上技术及业务经营急剧转变的形势。为此，他们要率先一步慎重地创造、整合、应用及重用知识。
对处于不同地区的机构而言，若所有分公司执行同一流程及提供相同的服务，跨地区分享良好经验、专门技术，互相学习，可带来莫大裨益。有些机构的重要知识往往由个别员工掌握，一旦机构出现变化或个别员工离职，知识便有流失的风险。如今员工流动性强，使这个问题变得更严峻。
目前，知识管理正变得越来越重要，很多国家都渴望发展“知识型经济”，使得知识成为财富的主要来源。
二、ISO30401的架构及内容
（一）ISO30401为知识管理清晰列出了多个指导原则，包括：知识的性质：知识是无形的、复杂的，由人类创造；价值：知识在机构实现目标的过程中起着关键作用，知识管理是发掘知识潜在价值的一种途径；关注点：知识管理应根据机构的目标、策略及需求而实施；适应性：没有一个知识管理方案适用于所有机构及其经营环境，机构可因需要及环境制定自己的知识管理方法；沟通：每个人对知识的理解都存在差异，为达成共识，知识管理应经过人与人之间的交流后共同创建，适当时候可以内容、流程及技术作支持；环境：知识并不是直接被管理的，知识管理侧重于管理工作环境，使知识不断循环；文化：文化对有效的知识管理至关重要；重复性：知识管理应包含学习及反馈循环。
（二）除了各管理体系标准（环境、领导、规划、支持、运营、绩效评估及改进）的标准条文外，ISO30401还强调以下主题，每个主题分别代表知识管理体系中的不同重要维度。
1. 通过一系列系统活动和行为开发知识并建立知识管理系统
机构获取新知识的方法包括发掘知识、从外部获取知识、研究、创新、反馈、经验教训及把现有知识作崭新的应用；应用现有知识改善行动和决策，使之成为有效知识，包括知识转移及共享、知识重用及创意解难；保存现有知识，预防机构流失知识，包括知识归档、信息备份、接任计划及上司指导；处理过时或无效的知识，避免机构在当下的环境中，运用不当的知识，导致出错或工作效率低下。
2. 促进不同类型知识交流的活动及行为
人际沟通及互动：通过个人、群体及机构之间的互动，交换及共享知识；展示：通过展示、记录及（或）编纂来创造知识；合并：将已编纂的知识策展、正规化、构建或分类，使知识易于获取及寻找；内化及学习：检阅、评估及吸收知识，融入实践之中。
3. 建立知识管理体系的要素
人力资本：明确各人所属的角色及责任，包括所有知识管理体系的管理者，确保机构的知识管理得到支持；流程：定义适合机构流程的知识活动，包括程序、指引、方法及措施；技术及基础设施：电子媒介、虚拟与现实工作环境及其他工具，如流动应用程序、门户网站、维基百科、搜索引擎、云端运算、大数据平台、协作工作平台及非正式会议室；管理：制定策略、预期目标及方法，确保知识管理体系能配合整体业务需要；文化：就分享及从错误中学习而形成的态度及规范；其他：需要平衡在知识共享时有可能面对的保密、知识产权及（或）知识保护等要求。
三、资料性附录
除了标准的核心要求外，ISO30401还有3份资料性附录：
附录A——知识范畴，从已明确编纂的知识到未经编纂的经验及（或）基于行动的知识，说明知识如何以多种类型及形式出现。一方面，有些知识不易察觉或不能以文字或符号表达；另一方面，有些知识可以记录或收录（如课本、文件、开放式的电子学习内容）。
附录B——知识管理与相关学科的关系，列出了一系列与知识管理产生相互作用的课题，包括信息管理、数据管理、商业智能、客户关系管理、学习、机构发展及培训、机构学习、人力资源管理、创新管理、风险管理及质量管理。
附录C——知识管理文化提供一系列信息，说明寻求、共享、开发及应用知识的方法。
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