项目管理中总是充满变数。尽管我们制定了时间表、明确了项目范围和预算，变化仍然不可避免。
作为项目经理，我们可以通过借鉴经验、参考数据和研究来预测项目的未来走向。然而，我们不可能预知一切，关键在于掌握如何高效地管理这些变更。
项目管理中的变更管理是什么？
变更管理是指在项目生命周期内，如何规划、执行、监控和结束对项目约束的合理调整。这些调整通常源于需求变化、意外挑战或不断变化的业务需求。
资源限制不仅涉及客户和利益相关者协商的时间表、预算和范围，还会影响交付团队的人员、技术和工具等变量。
在项目管理中，我们关注的是如何有效管理变更，确保项目能够顺利、按时、按预算、高质量地完成，并在积极的氛围中保持成功的可能性。
管理变更的两个关键原则
要有效管理变更，关键在于两点：
1-建立清晰的变更管理流程
变更管理流程是应对项目中不可预见变化的关键。这个流程需要根据项目的特点定制，通常包括变更请求表（CRF）和变更管理日志（CML）。CRF用于详细记录变更请求，而CML则跟踪变更请求的处理过程。
项目经理需审查CRF，确保信息完整，并根据变更的影响和风险决定是否批准。一旦批准，相关方会被通知，变更工作会纳入项目时间表，CML也会相应更新。
2-重视人为因素
除了流程，项目经理还需管理变更对人员的影响，确保所有相关人员都清楚变更情况。这不仅包括利益相关者和客户，还有项目团队。
在项目启动会议上介绍变更管理流程是一个好方法，可以设定对变更的预期，并有一个透明的流程来处理这些变更，避免因变更而产生紧张关系。
因此，管理变更不仅需要一个完整的流程，还要关注相关人员。平衡这两个原则，可以帮助确保项目变更管理的成功。
管理项目变更的10个技巧
无论采用何种项目方法，妥善管理变更都很重要。若变更未得到妥善处理，可能会导致进度延误、资源冲突和成本失控。
以下是管理项目变更的10个基本技巧：
1. 明确项目基线
项目基线是与客户商定的初始计划，应详细记录在工作说明中，包括项目范围、目标、预算、进度、关键里程碑和交货日期。
2. 掌握客户的优先级
与客户就重要事项达成共识，了解哪些要求是必须满足的，哪些可以灵活调整。这有助于评估变更的影响，并与客户沟通可能的后果。
3. 明确变更流程
在项目启动时，向客户说明如何处理变更，尤其是范围变更，并记录在工作说明或启动文件中。至少应概述变化的不可避免性、定义、处理方式、变更请求者和批准者。
4. 识别决策者
确保与客户的正确人员沟通，了解谁是决策者。项目负责人可能有权批准小的变更，但大的预算变更可能需要更高层的批准。
5. 记录变更
变更请求可能通过多种方式提出，如会议、电子邮件或电话。建议使用变更日志记录所有变更，以免遗漏。
6. 及时沟通变更
得知可能的变更后，立即通知客户。在每周会议中检查变更日志，并在状态报告中包含最新信息。
7. 评估变更影响
记录变更请求后，审查其对项目范围、时间表、交付日期、预算、质量和资源的潜在影响。收集所有相关信息，提出建议，以便与客户共同做出明智的决策。注意，评估变更本身也会占用团队成员的时间，可能影响他们完成当前工作。
8. 正式批准变更
确保有一个正式流程来记录和批准变更，以避免误解。
9. 更新项目计划
变更获批后，更新项目计划、预算跟踪器、时间表和其他相关文档。
10. 防范小变更累积
客户可能会频繁提出看似简单的小变更，如“快速完成这个”或“这只是复制粘贴的工作”。偶尔协助客户可以建立良好的工作关系，但要记住，频繁的小变更可能会累积成大问题。因此，不要害怕拒绝不合理的请求，坚持变更管理流程。
使用8Manage PM轻松管理变更
在整个项目中管理变更并非易事，但8Manage PM是项目变更管理的理想平台，提供涵盖整个变更生命周期的闭环管理流程，轻松管理项目变更。
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直观仪表板让你能够实时规划、安排和跟踪项目变更。你可以在一个平台上完成所有任务，拖放任务，自定义工作流程，满足项目需求，并监控工作进度，及时发现并解决问题。
-可视化视图
8Manage PM提供甘特图、看板等多种视图，清晰展示变更过程，帮助你快速分析任务进展，确保项目按时完成。
-风险及时通知
提醒功能确保你实时了解项目中的任何变更，节省时间和精力。
-实时协作
通过提供单一真相来源简化团队协作，每个人都能跟踪任务和截止日期。系统还支持任务评论，便于提供和接收反馈，简化反馈跟踪。此外，团队成员可以轻松共享文件，获取与特定任务相关的信息。
8Manage PM项目管理软件功能全面，不仅能管理变更，还涵盖项目的范围、进度、成本和风险等关键领域。这样可帮助管理者全程掌控项目，无论变更出现在哪个阶段都能灵活应对，确保项目按时完成。
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