对于制造业企业而言，要高效管理从研发、生产到销售各环节所产生的海量文档并非易事。一个科学、合理的档案分类方案，不仅有助于提高档案检索的效率，还有利于促进知识的共享与创新，是确保企业知识资产妥善留存以及高效利用的关键。
那么，制造业企业该如何制定适合自己的档案分类方案？会博通认为，主要可以通过以下三步来确定。
第一步：根据管理目的与需求列举文件
制定档案分类方案时，首先要充分考虑档案管理的目的与业务需求，以此来明确档案管理的范围。
哪些文件需要纳入“档案管理”？可以用这个大原则去聚焦：将企业经营管理及发展过程中，所形成的那些具有历史借鉴意义、具有重复利用价值且需要长期保存的文件资料，全部列举出来。
第二步：参照法规标准进行分类
接着，我们需对标国家档案管理相关法律法规以及行业标准，确定大类并进行分类。
首要参照《中华人民共和国档案法》；其他可参考《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《数码照片归档与管理规范》、《录音录像档案管理规范》、《实物档案数字化规范》、《电子文件归档与电子档案管理规范》、《会计档案管理办法》和国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等相关标准规范。
参照法规标准，我们可以总结出档案大类，并将之前列举出来的文件资料，分类到不同的大类中；接着，可根据企业自身情况，适当调整分类层次与类目数量，有必要则进行二级、三级分类。例如，有较多的制造业企业会把合同档案专门作为一个档案大类来管理。
第三步：结合实际情况验证分类方案
需要结合企业的部门职能、业务流程等实际情况，来梳理档案的形成、收集、存储等业务流程，验证分类方案是否具备科学性与可操作性。
形成了档案分类方案后，则需要针对档案分类制定其归档方式：是按卷归档还是按件归档。会博通认为，按卷归档具有整体性与系统性，但不方便利用；按件归档则更方便整理与利用，利用时也无需“惊动”整卷档案，因此更为安全。企业也可根据自身需要，调整档案的归档方式。
完成分类方案后，还需要针对档案类型，明确该类档案的归档范围，以及定义其保管期限和归档编号编制方法。
需要注意的是，很多制造业企业会非常直接的把档案的来源归口到部门，并直观地考虑把档案按照部门来制定分类方案。这样的分类方法看似方便，但实际上并不符合长期发展的需要。假设遇到组织机构调整、部门合并，又或者部门职责变化、业务调整，那么档案分类一调则要“大动筋骨”。
会博通建议，档案管理一定要上升到整个企业的层面，档案也应该采用集中管理的模式，从顶层进行统型规划。不管是制定分类方案，还是采用相对应的档案管理软件、技术、管理方式等，都要考虑长期发展的需要。
最后，档案分类可能会因法规更新、技术进步、管理需求变化而需要调整。企业需要保持灵活性，及时更新分类方案以适应变化。采用专业、高效且可靠的档案管理软件，企业能更高效地建立并优化档案分类，并确保信息的准确性和合规性，从而更加敏捷地应对行业挑战。
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