在归档过程中，按件归档和按卷归档是两种常见的归档方式。这两种方式各有特点，适用于不同的管理场景。该怎么选？我们一起来看看。
一、按件归档
按件归档，即将文件以“件”为基本单位来整理归档。一般以每份文件为一件，亦有一件包含多份文件的情况。这种方式适用于文件相对独立、需单独利用和检索的情况。
在纸质档案整理中，按件归档的文件装盒不再装订成册，每件可单独抽取，整理与利用起来更方便；利用时无需启动整卷档案，相对来说也更安全。
常用场景：
1. 办公文件：在日常办公中形成的会议纪要、通知、报告等文件，可以按件归档，以便快速检索和查阅；
2. 业务文件：如业务合同，合同是独立的法律文件，涉及特定条款与内容，可以按件归档，以便追溯与查询；
3. 图书资源：在图书馆、企业电子资源库中的各种电子书籍、论文、文章等，由于其独立性强，通常按件归档，以便于用户根据关键词或作者进行检索；
4. 文书文件：根据《归档文件整理规则》（DA/T22—2015），作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料，归档文件的整理单位为件。
二、按卷归档
按卷归档，即将一系列相关文件作为一个整体，以“卷”为单位整理归档。这种方式适用于文件之间存在较强关联的情况，更具有整体性与系统性。
在纸质档案整理中，按卷归档的档案一般装订成册，并在卷册封面拟写案卷标题，查用时需整卷调取，需更注重规范性与安全性。
常用场景：
1、 项目文件：如基建项目档案，将工程项目从设计至竣工验收各阶段的相关文件作为一个整体（甚至组合卷）来保存，以保持项目材料的成套性；
2、 法律文件：如律师业务档案，按年度、一案一卷、一卷一号原则立卷，将案件相关材料如答辩状、调查记录等一并归档，以保持文件的完整性和连贯性；
3、 会计材料：会计核算材料如帐薄、报表等，通常按会计年度整理组卷，以便年度审计、税务申报等。
4、 科研文件：在科研项目中，将研究过程中产生的实验记录、数据集、论文草稿等，按课题立卷归档，以便评审与查阅。
三、按件or按卷灵活定义
按件归档或是按卷归档，在档案管理系统中怎么区分？
很简单~在会博通系统中，通过一个选项即可区分！下面，我们以为某基建项目新建一个相关案卷为例，为大家演示一下。
第1步 新建案卷：首先，我们可以在分类最底层文件夹“项目建议书及批复”内，点击右侧界面[新建]菜单下的[档案定义]功能。
在弹出窗口输入信息保存后，新的案卷即建好了。若新建完发现案卷信息有误，可以选中案卷，点击[属性]菜单进入属性界面修改。
第2步 档案注册：选中案卷，点击[档案]菜单下的[档案注册]功能。档案注册后，任何人不能添加、修改、删除盒内文件，系统也会将注册档案纳入相关统计中。
重点来了，在档案注册窗口中，如勾选[装订成册]，则装订成案卷，一个档案定义就是一册档案；如不勾选，则装盒保管，一个档案定义是一盒档案。注册时还可选择加盖对应的归档章。
小结一下：要按卷归档，就勾选[装订成册]；要按件归档，就无需勾选。是不是非常方便？
最后的话
按卷归档和按件归档各有优势，选择哪种归档方式，需综合考虑文件性质、使用频率以及检索需求等因素。在实际中，还可能会结合两种归档方式来应用。
比如某高校档案馆，在采用按“件”为单位的文件级整理方法原则上，对基建项目、科研项目、设备仪器类档案采用按“卷”为单位的案卷级立卷作法，以满足多元化的管理需求。
无论是按件归档还是按卷归档，目的都是为了提高档案的可检索性、可维护性和安全性。选择符合组织管理需求的归档方式，才能实现最佳的档案管理效果。
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