关注我们 -数字罗塞塔计划-
澳大利亚国家档案馆（National Archives of Australia，NAA）成立于1961年，隶属于澳大利亚联邦政府，主要任务是收集和保存澳大利亚的民族记忆，反映人民的历史身份，并记录联邦政府的管理活动。
为了适应数字化转型发展的需要，确保数字信息的安全、有效管理和长期保存，2020年6月30日，NAA发布了《数字保存政策》（Digital Preservation Policy，DPP）。该政策包括数字保存的目标、范围、标准、原则、要求，以及技能培训、研究合作和角色职责等方面的内容。
1、目标与范围
《数字保存政策》是NAA为确保数字记录长期可访问性和完整性而制定的一套原则和方法，旨在减少因技术过时、硬件故障、数据篡改和传输不完整等风险导致的数字记录丢失或不可靠问题。
该政策适用于档案馆工作人员、联邦政府机构、数字存档专家组和公共客户端人员。范围覆盖具有长期保存价值的数字记录，涵盖原生数字记录和数字化记录，包括各种格式的图像、文档、电子邮件、音像记录等。强调内容和元数据的保存、持久链接维护以及保存记录的重要性。
该政策涉及和参考的文件包括《国家数字化战略》、《国家存储战略》、《个人记录政策》、《数字化转型政策》以及《2020年数字连续性政策》等。这些政策文件相互补充，为数字保存工作提供了战略指导和操作指南。
2、四项标准
NAA在数字保存工作中适用的标准包括：概念模型和标准、元数据标准、保存格式标准和内部标准。
2.1.概念模型和标准
概念模型和标准，包括档案的性能模型和开放档案信息系统参考模型等。
（1）档案馆的性能模型指出，数据（源）需要应用一组技术（过程）来呈现其信息内容（性能）。
性能模型是描述数字保存策略的强大框架。根据该模型，数字记录的保存应侧重于随着时间的推移保持记录的性能，而不是试图保留创建记录时支持记录的源环境及其过程的特定组合。
（2）开放档案信息系统（OAIS）参考模型。OAIS 是一项极具影响力的 ISO 标准（ISO 14721），它为描述数字档案提供了一个通用框架，包括术语和概念。有关OAIS模型的详细介绍参见本号文章《OAIS模型及其数字资源长期保存要求》。
2.2.元数据标准
元数据对于记录的有效管理、保存、使用和再利用至关重要。用于支持真实数字记录管理的元数据类型包括：描述性元数据、技术元数据、访问和权限元数据和保存元数据。
不同类型的元数据需要参考不同的标准和模式。例如描述性元数据的标准联邦记录系列（CRS）系统、澳大利亚政府记录保存元数据标准（AGRkMS）以及保存元数据实施策略（PREMIS）。
2.3.保存格式标准
档案馆支持使用开放的、基于标准的格式和被广泛接受、有良好文档记录的行业标准，并发布建议参考的原生数字文件格式标准，这些格式要尽可能满足以下要求：
档案馆为不同类别的数字记录规定了长期保存文件格式，并会对文件格式进行调查和风险评估，以确定哪些格式对于信息的长期保存风险较低。
档案馆确定的在短时间内可能无法访问的高风险格式，会将这些格式的数字记录转换为“首选”的保存格式，并保留原始比特流。
2.4.内部标准
NAA内部的标准，如数字化、保存格式、迁移以及存储和检索标准等。
3、五项原则
《数字保存政策》规定了档案馆在数字保存方面所遵循的原则。这些原则旨在确保档案馆保管的数字记录在未来对任何想要访问和使用它们的人保持真实性和可访问性。
（1）真实性
真实性是指数字记录必须被信任为原始记录的准确表示。档案馆通过实施透明且完整的保存策略，以及捕获与提供数字记录的内容、背景和出处所需的元数据，来确保数字记录的真实性。
（2）完整性
数字记录必须完整，并受到保护，防止未经授权或意外的更改。档案馆通过始终保留原始记录（比特流保存）、对数字记录进行完整性检测，以及捕获对数字记录执行的所有保存行动的完整审计追踪来确保记录的完整性。
（3）可用性
可用性是指数字记录必须能够被用户访问，跨越时间和变化的技术环境。保存记录能够被定位和检索，能够在当前的技术环境中呈现，并且能够被用户理解和解释。档案馆通过采用迁移、仿真等数字保存技术策略以及捕获和提供足够的元数据等方式确保可用性。
（4）分类保存
档案馆采取基于风险的数字保存方法，并采用多种策略以有效保存数字馆藏。
根据不同类型数字记录的要求、国际最佳实践的演变以及执行保存策略所需的资源，随时间实施不同的保存策略。无论在特定时间采用何种策略，档案馆将始终保留原始数字记录，并尽可能保留由于保存行动而创建的所有中间版本。
（5）合法性
数字保存和数字化都涉及内容的复制。因此，为了保存而进行的复制受到版权法规的约束。档案馆需遵守知识产权以及与复制、存储、修改内容和使用数字记录相关的其他法律和道德权利。
4、五项要求
《数字保存政策》提出了数字保存工作中需遵守的五项要求：数字记录捕获、存储管理、数字保存活动、保留元数据和交付数字记录。
（1）数字记录捕获
档案馆通过传输验证、元数据验证、完整性检测以及传输完整的数据集和元数据等方式来确保传输时完整且全面地捕获数字记录。
（2）存储管理
在存储管理方面，档案馆通过选择合适存储技术，适当冗余备份，进行恶意程序扫描和文件完整性检测，以及访问权限控制和日志记录等方式，来确保数字记录的数据完整性、格式可持续性和信息安全。
（3）数字保存活动
档案馆承担两项基本的保存活动：
比特保存：这种方法涉及在其原始格式中维护数字记录。比特保存通过拥有数字记录的多个独立副本、定期检测副本的完整性以及在检测到错误时恢复数字记录来确保。
格式转换：这种方法涉及将数字记录从一个有风险的数据格式转换为保存格式，以确保其在当前技术下继续可访问。
（4）保留元数据
导致数字对象发生任何物理或逻辑变化的保存过程都将被记录在相关的元数据中，以提供审计追踪。所有对元数据的更改本身也将被审计。
任何数字对象与其元数据之间的关系将持续保持。在收集时，将为每个数字对象分配一个持久的唯一标识符，并将此标识符记录在相关的元数据中，以提供持久的链接。
（5）交付数字记录
NAA在互联网上公开的数字记录将以不限制记录内容的使用和重复利用的方式提供给用户，例如以原始格式下载数字记录，或下载未经加密处理的数字化记录的PDF访问副本。
5、政策实施
NAA在实施数字保存政策时，注重专业技能培训和研究合作。
（1）技能和培训
NAA将确保其数字保存活动由具备适当技能的足够人员执行，并提供培训机会，提高工作人员的数字保存知识和技能，包括课程参与、自学、参加研讨会、工作坊、研究访问、实习和与其他机构的工作交流。
（2）研究和合作
NAA将与澳大利亚以及国际上的数字保存社区保持专业联系，并在适当时通过合作伙伴关系积极参与相关倡议，例如澳大利亚数字记录保存倡议、澳大利亚档案和记录管理局理事会等，共享经验和资源，共同推进数字档案资源的长期保存研究。
（3）角色和责任
实施数字保存工作需要跨越档案馆内的传统界限，多部门协同，如藏品管理部负责制定和监督数字保存策略，管理数字记录的存储与借阅等；信息和通信技术基础设施部门负责制定信息技术路线图以及确保所有信息技术项目符合本政策及其相关标准；档案馆内部的不同部门负责创建或编辑数字资源，以及确保数字资源的创建和管理符合本政策及其相关策略要求。
6、结语
NAA《数字保存政策》的发布，为该机构的数字化转型和数字保存工作提供有力的支撑。该政策通过设定清晰的目标、范围、标准、原则和要求，为数字档案的长期保存和管理提供了全面的指导。NAA通过提供专业技能培训、推动研究合作以及明确分配角色与责任，确保数字保存工作的有效推进，以实现保护和传承澳大利亚民族记忆和历史身份的目标。
我们有理由相信，随着技术的持续进步和数字化转型的不断深化，NAA将继续在数字保存领域发挥领导者作用，为全球档案馆提供宝贵的经验和示范，并与全球同行携手应对挑战，确保人类文化遗产的长久传承。
数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！
关注我们 -数字罗塞塔计划-
热门跟贴