2009年苹果那句"There's an app for that"，放到2026年反而更贴切了。你想做什么，总能找到一个"应该能帮上忙"的应用，生产力工具尤其如此。
但付费墙、用不上的功能、在太多标签页和视图之间来回切换浪费的时间，会让人开始怀疑：这些应用到底是在让生活变简单，还是只是给你增加了更多要管理的东西。
也许你一直用一张表格就够了。Excel 能做的事，远不止复杂公式。
一、Todoist，但去掉杂乱
Todoist、Asana、Trello 这类项目管理应用有用，但也容易变得笨重、过度复杂，最有用的功能往往还锁在付费墙后面。
同时推进多个项目的人会有体会：Asana 和 Trello 的标准总览倾向于把所有任务堆在一个地方，一眼看过去很难分清优先级。看板、标签、子任务这些设计，也在把事情越弄越复杂。
用 Excel 替掉待办应用，可以只保留你真正需要的功能，不必被塞进一套不适合自己的工作流。没有通知这一点，反而算加分——你本来就会打开任务管理器，也不用在新闻邮件和推广邮件里翻找一条有用的提醒。
还能用公式划出时间段、把某项任务的实际耗时和总可用时间做对比，生成数据和图表，看清什么有效、什么无效，再据此调整自己的流程。
代价是表格没有原生的任务指派流程，不过 Microsoft 365 的表格仍支持实时协作和带线程的评论。
二、忘掉 Habitica 的连续打卡执念
很多习惯追踪器优先考虑的是应用活跃度，而不是帮你养成习惯。游戏化的花招、不容断的连续打卡系统这类虚假进度标记，会把注意力从"认真做这件事"转移到"为了保住进度或攒经验值而走个过场"。
用得挺频繁，也开始觉得自己很有成就，但习惯本身并没养成。有个现成的例子：Duolingo 连续打卡超过 2,000 天，拉丁语水平却还不如十年级的时候。
用表格，可以保留这类系统的核心好处，砍掉不必要的花哨部分。围绕你真正想达成的目标搭建追踪表，设计更好的方式检验自己是否真的达到了目标。
这套系统可以不止于打勾。想养成一个新习惯，可以记录日期、一天中执行的时段，跳过的日子还可以标注原因。时间一长，这些记录能帮你调整节奏，把注意力放在建立可持续的日常上。
如果游戏化确实能激励你，也可以加入里程碑或每周图表来可视化进度，只是别给自己制造虚假的成就感。
三、力量训练，但不被预设限制
健身应用试过不少，最后坚持用一张简单表格超过两年。付费应用太贵，又看不出明确的附加价值。
符合目标的训练分化，一次网页搜索就能找到。免费应用在追踪功能上尚可，但广告多，有些还不允许记录预设动作之外的内容。
在 Excel 里做训练记录，任何类型的运动都能记，包括你昨天刚自创的那个奇怪动作。Strong 这类应用记录举重进度很好用，但如果你还骑车、游泳，或者做任何不涉及重量的运动，就不太够用了。
用表格，这些活动可以记在同一处，不必在多个应用之间来回切换。喜欢看统计的话，也可以在 Excel 里自动化处理，把长期进度可视化。
四、YNAB，减去订阅费
为一个帮你省钱的應用付费，本身就是个认知失调的典型案例。但订阅经济并没有放过预算类应用。
在 YNAB 这类应用里追踪支出或设置预算，每月要付 15 美元。Rocket Money 这类免费替代品有各种限制，想设置自定义预算，只能限定在两个类别以内。
还有一点：仅仅为了记账，就把银行账户或钱包应用的数据分享给预算应用，这件事并不让人特别放心。不是说它们不安全，只是这类信息能少分享就少分享。
花点时间设置一下，可以做出一个预算工具，精确追踪钱主要花在了哪里，并设定自定义目标。也可以保持简单，只用几列记录支出。不知道从哪开始，可以参考微软现成的 Excel 预算模板。
代价是大部分信息要手动录入。不过把 Excel 和安卓或 iOS 手机同步后，可以在支出发生时随手记录。
五、Goodreads，但不玩数字游戏
阅读追踪应用适合找同好、发现新书，但也可能把阅读变成一场以数量为核心的竞赛，让人不停浏览书评和推荐，而不是真的去读。
用 Excel 模板追踪阅读进度，可以设定不只看数量的自定义目标。比如设一个挑战：读 5 本欧陆哲学书。这类书理解起来更花时间，全年读完的总数可能更少，但这不代表从阅读中得到的更少。
在表格里，可以按语言、页数、体裁、出版年代等更多维度追踪，它还能兼作你藏书的一份数字清单。如果统计数据能激励你，凡是能记的都能记：读了几本、涉及几种体裁、总页数、语言，甚至每位作者读了几本。
放弃 Goodreads 或 StoryGraph 这类应用，最大的损失是推荐功能。不过如果你本来就喜欢这些应用，待读清单大概率已经长到一辈子读不完了。
自己做，还是用模板
做出完全贴合自己的超定制工作流很诱人，但如果你开始之前并不清楚自己想要什么系统，这件事也会让人望而却步。
想找灵感，可以看看别人是怎么做的。微软网站上能找到不少用于替换生产力应用的有用模板，它们是很好的起点，不合适的地方再自己调整。
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