很多职场人士并不会高效的组织会议，经常一场会议下来三四个小时，结束后发现毫无重点毫无主题，团队怨声不断，开很多会议占用了很多的时间，最后好像没有达到我们开会所想要的效果。
会议管理是每一位职场人士都在学习、实践和参与的课题，生活里我们同样需要用到会议管理的知识，将会议管理视为永恒的课题也不为过。
透過以下的分享，可以帮助你熟练地组织会议，让相关人员搞清楚自己在会议之前、会议期间和会议之后应该做什么。
会议之前
确定参会者
a)专家/技术型参会者,对于会议中涉及的问题可以给予专业解释评判
b)有决策权的人,对会议中提到的建议拍板，提高会议执行性
c)沟通协调能力强的人，有助于会议内容的传达和推进
制定会议议程
a)同类议题放置一块，避免话题接近造成颠来倒去说同样内容
b)与个别与会者沟通议题是否合适
确定会议特殊角色
确定主持人、会议记录人及与会人员
确定会议地点、所需器材、会议时间
会议时间选择原则，确保会议关键人物时间符合，尽量避开人疲倦时间。
会议时间一般需计划和控制在半小时到两小时
太短不利于充分沟通达成最佳结论；太长也影响效率
通知与会者
通知时需同步告知会议目的、议程，方便与会者提前准备，提高会议效率。
在会议之前，可以为会议纪要制定大纲。在每一项大纲底下留出一些空间，写上你的笔记。只要参与会议的人能按照会议议程进行，就能让你的会议纪要工作变得更加容易一些。
会议期间
主持人：
会议开始向与会人员明确会议目的和会议议程
对偏离主题的发言果断及时进行纠正
遵循会议议程，板块式进行
传递下会议签到表，确保会议的参与者都签到。在正式的会议记录中，你需要列出参与者的名单。
确保你认识所有的会议参与人。这样会让你能知道会议上说话的是谁，并能做到准确记录。
有个微妙的道理：一个人住得越远，他来的越早；而住得越近，来的越晚。
高效会议七大关键要素
记录会议开始的时间。
不要尝试去记录所有的点,记录要点即可。会议纪要是正式的报，不要遗漏你不同意的内容。你的偏见不应该影响到你，也不是你自己对所发生的事情的观点。
写下所有的提议，谁提出来的。在会议上有推迟提议或讨论到下一次的会议的话，记下来。並记录下会议结束的时间。
如果你去参加会议，一言不发，那你对会议的贡献就是零。
会议之后
在会议结束后，要尽快把会议纪要整理好。如果你在会议纪要中发现了错误，或者你有疑问，可以与其他与会者交谈来迅速消除错误。
会议记录的各个字段，包括组织名称、会议类型（日常会议、每周例会、月度会议、年度会议），以及会议的目的等。
提供与会者名单，以及谁主持会议的说明，也可以说明你做了会议纪要。把你的名字写在与会者名单上，在你名字后面的括号里注明你做了会议记录。或者，在文件的结尾，你可以写“分别由谁提交”，然后是会者名单名字。
在正式提交会议纪要之前，请再校对一下记录，也请参与会议的其他人一起看看。如果你在会议纪要上不小心遗漏了一些内容，他或她将能够让你知道。
会议主席批准、下发；非常重要的会议纪要在分发给与会者的同时让相关责任人签字确认。
确定问题的传达
确定的问题需要及时传递给需要了解和执行的人
会议纪要及时发布
规范传达会议决定，防止理解的偏差
决定的执行与落实
会议中做的决定，专人在结束后立即推进落实
会议纪要，是作为会议的详细的正式书面记录。做会议纪要，并不是一个很困难的工作，却是一项非常重要的工作。会议纪要是对会议上讨论的事项的正式记录，准确度要求高。必须记下详细的记录，供相关人员在后续进行参考。
会议要短而精，紧扣主题进行，把与会人员的注意力吸引到议题上来，保证会议顺利进行。
组织一场高效率的会议，会前怎么准备、怎么去主持和控制会议进程，是一项技术性很强的工作。只有掌握一定的技巧，才能节约更多的人力和物力，也才不会浪费与会者更多宝贵的时间，并起到事半功倍的效果。
会议成效指会议达到预期目的和效果的程度。付出高的会议成本但达不到预期结果的，是低成效会议，反之，则是高成效会议。一场会议的品质反映了一家公司及与会人员素质，有时一次会议的成效则可以决定一家企业的盛衰 ！
会议结束后的执行与落实是会议效果的体现，也是会议目的的最终实现。
ＴＨＥ ＥＮＤ
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