作者：梁婷婷

为提高工作效率，法务在日常工作中往往会针对公司的主营业务、常规业务起草专门的格式合同模板，但如果你的合同模板没有注意到如下这些事项，你可能会面临合同模板被认定为格式条款而无效，甚至被行政机关处罚，一起来看看吧：

协商过程“留痕迹”

法律对格式条款的定义是“为了重复使用而预先拟定、并在订立合同时未与对方协商的条款”；而法务为公司起草的格式合同模板，虽然为预先拟定，但在实际使用过程中往往还是会结合实际业务情况予以沟通协商的。

为了显示出合同订立过程中双方的平等协商地位，法务在将格式合同模板发送到各业务部门执行时，应充分提示业务部门如下具体操作注意事项：

1、业务部门向合作方发送合同文本时，一定要使用“根据贵我双方的多次沟通结果，我方拟定如下合同条款，请贵公司予以核实确认，如有异议，可再次沟通协商”等表述；

2、无论何时，不要以书面（包含微信、短信、邮件）等形式向合作方作出“该合同为我公司格式文本，不允许任何修改”的意思表示。

3、针对金额较大、项目较重要的合同，采用我公司格式合同模板时，应同时保留沟通协商的证据（邮件、合同草稿、微信记录等）以表明双方就拟定的条款进行了磋商。

合同形式 “去格式化”

  • 合同模板的页眉页脚、水印上不要添加公司的名称或logo；
  • 合同模板的封面不能显示出“合同文本由甲方编制”等字样；
  • 合同签订时模板里与业务不相关的条款尽量予以删除，比如一个简单的买卖合同不会涉及安装、调试、培训等的，就将此类无关的条款予以删除；
  • 合同填写完毕后，将格式合同模板中原用于填写内容的“___（下划线）”予以消除。

重要条款“格式规范化”：

虽然我方对提供的格式合同进行了形式上的“去格式化”，但在实务中仍有可能被判定为格式合同或被对方主张为格式合同，此时，我们还需加强合同内容上的“格式规范化”：

将我方提供的格式合同中的重点条款作特殊标识：重点条款指的是那些要求对方承担违约金、赔偿责任、增加费用、解除合同、我方不承担责任、争议管辖、与对方有重大利害关系等的条款，针对这些条款我方可以采用更换字体、加大、加粗、加下划线、更换颜色等方式来单独突出显示，一定不要与其他条款文字格式完全一致。

解释、说明“先入为主”

《合同法》及《民法典》都规定了“对于格式条款的解释、某些特殊术语应以一般人的、惯常的理解为准，如果发生争议时要作出不利于格式上条款提供者的解释”。为了避免在发生争议时被作出对我方不利的解释，我们要先入为主：

1、特殊行业、有特殊含义的术语、可能存在歧义的表达方式等理解有难度的条款，我们要在合同格式模板上对其进行通俗化的解释说明，可以将其概念、内容、含义、法律后果等进行阐述；

2、如果在合同模板上阐述篇幅较长的，可以另附专门一页，将条款是什么、为什么要设置、该条款会产生什么后果等条款存在的合理性进行说明，同时要求合作商签署确认，签署时不要仅盖章或授权代表人签字，一定要手写“已完全理解，没有任何异议”、“同意并理解”等字样。

3、如果由于客观情况无法实现现场签署确认的，也可以采用电子邮件、微信等形式将重点条款、特殊解释说明予以发送说明，并要求对方回复“已收到无异议”、“同意”等。

“非格式条款”不能少

格式合同模板上前面的几项都做了，是不是就万事大吉了呢？那可不一定，此时，再加上“非格式条款”这颗“定心丸”就稳妥多了，关于“非格式条款”本文提供了如下表述方式，仅供参考：

本合同的全部内容由合同双方平等协商一致，共同起草制定，合同双方均已全面阅读、充分理解、了解、同意本合同的各条款内容。

消费者领域 “慎格式”

说完了法务起草格式合同模板上面的“格式坑”，我们还需重点关注消费者领域所涉的格式条款事宜，毕竟一般民商领域的格式条款最多被判定为无效条款，但消费者领域的格式条款可能会面临行政处罚。

如果你是商超、餐厅、淘宝店等涉及消费者领域的企业法务，你首先要清楚你对外办理的会员卡、张贴的告示、通知、网站协议、APP通知等都可能会是合同，其次你要明白《侵害消费者权益行为处罚办法》第十二条、第十五条明确规定：经营者单方享有解释权或者最终解释权；经营者有权任意变更或者解除合同，限制消费者依法变更或者解除合同权利；排除或者限制消费者提出修理、更换、退货、赔偿损失以及获得违约金和其他合理赔偿的权利等行为的，可以进行最高不超过三万元的罚款。

因此，消费领域的法务在起草或审查消费者领域的格式合同模板、通知等时要注意避免加入以上“格式条款”，另外还需注意如下事项：

1、针对需要显示出“本次活动的解释权归承办方所有”、“本产品的使用功能以本公司的解释为准”等此类“一方拥有最终解释权”的意思时，法务可以采用为“具体以消费者与经营者签订的消费服务合同约定为准”的表述方式。

2、对于提供的与消费者有重大利害关系的内容，要采取如下显著方式提请注意：

①要制作告示、通知张贴在经营场所比较明显的位置，保证相对方能够看到；

②告知、通知的字体要大，重要内容更要字体突出、颜色显眼；

③保留张贴的视频、照片证据及告示、通知的原件。

作者介绍

梁婷婷

毕业于国内某二流法学院，2012年进入制造行业开始从事法律实务工作 现任某新能源汽车生产企业法务部长，专注致力于公司法律、劳动争议、合同纠纷等领域。

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