档案管理：档案管理工作中收集环节需注意什么？干货收藏！|档案室|档案管理|档案馆|职能

从事档案工作的人都知道，在档案管理工作中，档案收集环节是最头疼的了。一个小小的收集环节，包含了很多专业知识与档案工作者的匠心投入。但是有的时候，您真的了解档案收集吗？本期笔者就着眼于档案收集这一个小细节，跟大家唠唠嗑。

01什么是档案收集？

档案收集就是接收和整机档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过理性接收制度和专门的整机方法，把分散在各机关、部门、个人手中和三十在社会上的档案，集中到档案室或档案馆进行科学管理的一项业务环节。
做好档案收集工作，具有以下4点意义：
1）档案收集工作是档案馆、档案室取得和积累档案的一种手段，它为档案工作提供了实际的物质对象，是档案业务工作的起点；
2）档案收集工作是实现档案统一管理的重要内容和一项重要的具体措施；
3）档案收集工作质量的高低，会直接影响到档案业务工作的其他环节的工作质量；
4）档案收集工作是档案部门与外界各方面联系的重要环节之一，这是一项政策性强、接触面广，工作要求较高的工作
02档案收集工作要注意什么？

1）档案收集方式：包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式；
2）档案收集范围：凡有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围；
3）强制档案收集：任何个人都不得以任何理由拒绝移交有价值的档案资料；
4）档案收集制度：分为定期递交和联系催要两部分。定期递交要求形成档案材料的各职能部门，按照时间、质量等要求移交归档；联系催要要求档案工作人员掌握形成档案的信息，及时向形成材料的部门催收应归档材料；
5）关注档案质量：归档材料必须是办理完毕的原始材料，要完整齐全、正实、文字清楚；不符合归档要求的档案材料，将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。
03会博通档案管理系统，您的档案收集好帮手

会博通档案管理系统，为用户朋友们提供了非常棒的档案收集功能。以上我们列出的需要注意的事项，通过系统都能得到很好的解决。
在收集方式与收集制度上，会博通可将不同人员纳入到系统当中。将人员纳入系统后，系统管理员就可以将归档任务，拆分为不同的子任务，每个子任务由形成档案的相应部门负责。由此多个子任务并行，档案的收集效率会更高。此外，这种线上收费模式相较于线下而言，更为方便。用户可以在任何时间、任何地点，直接通过企业微信、钉钉、OA、ERP等第三方系统，将档案传送归档。
在档案的收集范围上，会博通采用面向对象的管理模式，用户朋友们可以根据自身的需要，创建知识管理框架，实际上，在会博通看来，每一个框架节点，都是一个管理对象。这些节点，或者由节点组成的架构，可以是文件、合同、规章制度、网站内容、客户资料、证照、专利、资产、物品、机构、人员等信息，会博通都能集中统一管理。此外，会博通支持目前市面上常见的文件格式，能够做到全面归档。
在档案收集质量上，会博通为用户朋友们提供了两种方式。第一种方式是通过模板的方式来控制档案质量，这就如同excel当中的数据验证一样，用户只能按照我们设定的模板来填写，完全不用担心让人凌乱的不合规内容。第二种方式是通过审核来控制档案质量。这个审核的功能，通过会博通工作流来实现，对于内容不明的档案，您可以添加专业人员进行重重审核，审核通过方可归档。