为了建立有效的投诉处理机制并减少纠纷的发生，机构需要采取措施，确保投诉得到及时、公正和妥善的处理。

设立专门的投诉处理部门

机构应设立专门的投诉处理部门，负责接收、调查和处理投诉。该部门或团队应具备专业知识和独立性，以确保投诉得到公正、客观的处理。

制定明确的投诉处理流程

机构应制定详细的投诉处理流程，包括投诉的接收、登记、调查、处理、反馈和记录等环节。流程应清晰明确，便于投诉人了解并遵循。

公开投诉渠道和方式

机构可以通过官方网站、社交媒体等多种渠道公开投诉方式，如电话、电子邮件、在线表单等，方便投诉人进行投诉。同时，投诉渠道应保持畅通，确保投诉能够及时被接收。

及时处理投诉

机构应确保投诉得到及时处理，避免投诉积压和延误。投诉处理部门或团队应尽快对投诉进行调查，并在规定的时间内给出处理结果。对于紧急或重大投诉，应优先处理。

积极与投诉人沟通

在处理投诉过程中，机构应积极与投诉人保持沟通，了解他们的需求和意见。同时，应向投诉人及时反馈处理进展和结果，以增强他们的信任感。

持续改进服务质量

机构应定期分析投诉数据和案例，找出服务中存在的问题和短板，并制定改进措施。同时，应加强员工培训和内部管理，提高服务质量和客户满意度。

寻求第三方协助

对于涉及复杂或法律问题的投诉，培训机构可以考虑寻求第三方协助，如法律顾问或专业调解机构。第三方可以提供专业的法律意见和调解服务，帮助培训机构更好地处理纠纷。

机构可以通过以上措施建立有效的投诉处理机制，减少纠纷的发生，提高客户满意度和品牌形象。