不论是任何大小的企业，他们要建立培训系统的第一个步骤是培训需求分析。培训需求分析是企业决定是否需要对员工进行培训的过程。一般而言，企业可以通过培训来解决员工绩效不佳的问题。
然而，培训并非万能的解决方案，只有当问题源于员工缺乏知识和技能时，培训才能有效。如果问题的根本原因在于员工的动机不足、资源设备不完善或沟通不畅，培训则难以轻易地解决（但可能存在间接的帮助）。因此，企业必须首先进行培训需求分析，以确定培训是否是有效的解决方案。
培训需求分析包括组织分析、职位分析和人员分析三个部分。组织分析的目的是评估企业内部是否具备实施培训的有利条件；职位分析用于确定培训课程中应包含的重要知识和技能；人员分析则是为了找出员工绩效不佳的原因，确定培训是否能够解决问题，以及哪些员工需要接受培训。以下分别介绍各类分析的重点和步骤。
1. 组织分析
组织分析是培训需求分析的首要步骤。只有当组织环境有利于培训的实施时，培训才能发挥应有的作用。组织分析包括四个部分：企业的战略方向、管理层与同事的支持、组织的迁移氛围（即员工是否会将所学知识应用到工作中）以及培训资源的充足性。
（一）企业的战略方向
组织分析首先要考虑企业的未来战略方向，从而规划符合需求的培训。例如，企业计划三年后改进产品的质量或者服务的水平以达致同行业的最佳（Best in Class），那么人力资源部门必须提前规划相关培训课程，例如问题分析方法和工具，确保员工具备问题分析、改进系统的技能，以建立持续改善的机制。
（二）管理层与同事对培训的支持
员工的主管和同事对培训的态度会影响员工的参与意愿。管理层和同事如果对培训持积极态度，员工的培训动机会更高，并且更愿意在培训后将新学到的技能应用于工作。
（三）组织的迁移氛围
组织的迁移氛围是指企业是否重视并鼓励员工将培训中的知识技能应用到实际工作中。这可以通过主管和同事的支持以及提供使用新知识技能的机会来进行评估。
- 主管与同事的支持：员工培训结束后，主管是否提供机会让员工运用新知识技能，同事间是否相互激励和分享培训经验，都会影响培训效果的迁移。
- 提供机会使用新知识技能：如果员工在工作中缺乏机会应用新技能，主管可以通过分配合适的项目或安排回训课程，帮助员工复习并实际运用所学。
（四）培训资源的充足性
培训资源指的是企业在时间、预算以及专业能力方面的配备。如果企业缺乏足够的内部专业人员或时间有限，无法自行设计课程，可以考虑借助外部培训资源，例如管理咨询公司。充分的培训资源是确保培训顺利进行的关键。
2. 职位分析
职位分析帮助企业设计和开发培训课程。其步骤包括：首先选择一个职位作为分析对象；其次，访谈熟悉该职位的专家，如资深员工或主管，编写问卷，评估各项任务的重要性、频率和难度，筛选出关键任务；最后，界定执行这些任务所需的知识、技能和能力（KSAs），从而确定培训内容。职位分析类似于工作分析，如果企业已经完成工作分析，进行培训需求分析时会更加省时省力。
3. 人员分析
人员分析的目的是了解培训是否能够解决员工的绩效问题，并确定哪些员工需要接受培训。在进行人员分析时，企业应考虑员工对培训的看法，以确保培训活动的顺利实施。员工对培训的看法一般有三种：
（一）奖赏观点
当员工视培训为一种奖励时，只有绩效较好的员工才有资格参加培训，这样才符合公平原则。如果企业没有考虑员工对培训的看法，而将培训资源平均分配，可能会引发不满。在这种情况下，人事部门应设计具有激励性的培训课程，提供给表现优异的员工，例如在高级酒店举行培训。
（二）福利观点
如果员工将培训视为一种福利，那么每位员工都有权利参加培训。这时，人员分析的重点应放在找出大多数员工的共同培训需求。具体做法可以是提供多样化的课程，让员工根据个人需求选择，或通过问卷调查确定大多数人的共同需求。
（三）需求观点
如果员工将培训视为解决绩效问题的工具，则应优先让绩效不佳的员工接受培训。此时，人员分析应结合企业的绩效评估制度，由主管评估哪些员工的绩效问题可以通过培训得到改善，并确定需要接受培训的员工。
理论上，企业在进行培训时应先进行培训需求分析。一项针对优秀企业研发部门的人才培训制度研究显示，约90%的企业会进行培训需求分析。例如，汇丰银行会根据每五年调整一次的全球战略目标，确定员工需要具备的各类职能，并通过360度反馈、自我评估及主管评估，制定培训方案。根据评估结果，发展出针对不同职能的线下和线上培训课程。
随着人才发展的重要性日益提高，越来越多企业通过绩效差距分析等方法，进行系统化的培训需求分析，推动培训需求分析向更加精细化、系统化的方向发展。
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