序号

文件编号

文件名称

序号

文件编号

文件名称

1

XX-QP-01

文件管理程序

20

XX-QP-20

员工激励及满意度管理程序

2

XX-QP-02

记录管理程序

21

XX-QP-21

采购管理程序

3

XX-QP-03

经营计划管理程序

22

XX-QP-22

生产过程管理程序

4

XX-QP-04

风险和机遇的应对控制程序

23

XX-QP-23

工程变更管理程序

5

XX-QP-05

相关方需求和期望控制程序

24

XX-QP-24

标识和追溯管理程序

6

XX-QP-06

应急计划控制程序

25

XX-QP-25

产品防护管理程序

7

XX-QP-07

沟通管理程序

26

XX-QP-26

检测设备管理程序

8

XX-QP-08

管理评审程序

27

XX-QP-27

测量系统分析MSA

9

XX-QP-09

不良和成本管理程序

28

XX-QP-28

顾客满意度管理

10

XX-QP-10

组织环境分析控制程序

29

XX-QP-29

内部审核管理程序

11

XX-QP-11

人力资源及培训管理程序

30

XX-QP-30

产品检验管理程序

12

XX-QP-12

设备管理程序

31

XX-QP-31

过程审核管理程序

13

XX-QP-13

知识管理控制程序

32

XX-QP-32

产品审核管理程序

14

XX-QP-14

模具管理程序

33

XX-QP-33

不合格品管理程序

15

XX-QP-15

管理职责程序

34

XX-QP-34

事态升级控制程序

16

XX-QP-16

先期质量策划管理程序

35

XX-QP-35

数据分析管理程序

17

XX-QP-17

合同评审管理程序

36

XX-QP-36

改进管理程序

18

XX-QP-18

过程FMEA管理

37

XX-QP-37

顾客和外部财产管理程序

19

XX-QP-19

生产件批准管理程序

38

XX-QP-38

产品安全管理程序

1.目的

本规定的目的在于对xxxx汽车部件有限公司（以下简称“xxxx”）的质量管理体系文件的制定、审批、标识、发放、修改、保存等方面进行统一管理，使文件得到有效的控制，确保质量文件的适宜性。

2.适用范围

本规定适用于xxxx质量管理体系文件的管理。

3.术语定义

3.1质量管理体系文件

为满足质量管理体系要求，针对质量经营的各方面制定的系统的文件；如：公司手册、程序文件、指导书、工艺文件等等。

3.2受控文件

指各种现行有效的文件版本的代称，作为受控文件发行的文件在发行后可以对其内容加以修改。

3.3 参考文件

指因需要在文件作废后仍需保存的文件。

3.4 非受控文件

指文件在发行后不再对其内容进行修改的文件。

4.责任与权限

4.1总经理

4.1.1 手册和程序文件的批准和评审；

4.2质量代表

4.2.1手册的制定；

4.2.2组织编写程序文件并检讨和评审；

4.2.3 三级文件（指导书、基准书等）的批准。

4.3行政部

4.3.1批准后文件的发行；

4.3.2新文件的发放和废弃文件的回收；

4.3.3文件发放的登记；

4.4.4 外来文件的管理。

4.4文件使用部门

4.4.1对部门人员进行相关文件的培训，确保文件的实施；

4.4.2在需要时根据实际情况提出文件修改建议；

4.4.3使用标准的保管。

5.管理程序

5.1 文件的制定

5.1.1实施新业务而没有相应的质量管理体系文件时应考虑制定新的文件；

5.1.2制定新文件时应填写文件制定/修改/废弃申请表（XX01）；

5.1.3手册的制定

5.1.3.1技质部受管理者的委托，按照质量管理体系标准的要求，结合公司实际情况进行手册的制定；

5.1.3.2制定的手册应取得总经理的确认。

5.2.4程序文件和三级文件的制定

5.1.4.1管理者组织各相关部门根据质量管理体系的要求，结合部门实际情况制定程序文件和作业指导书；

5.1.4.2制定的程序文件应取得总经理的确认；三级文件应取得管理者的确认。

5.2 文件的样式、编号、版本和修改状态

5.2.1手册、程序文件的样式按照文件编写样式（XX02）制定；

5.2.2文件编号参照以下执行：

5.2.2.1手册

XX – QM

XX：xxxx汽车部件有限公司

QM：质量手册分类

5.2.2.2 程序文件

5.2.3新制定文件修改状态为“0”，第一次修改文件版本为“1”，依次类推；

5.2.4新制定文件版本为“A0”；当第一次修改版本则为“A0”；当版本为“A9”时再修改则版本晋级为“B0”，依次类推。

5.3 文件的发放

5.3.1经最终确认的文件由技质部登记在文件一览表上加盖“受控”章后统一发放；

5.3.2发放编号为：行政部（01）、生产部（02）、技术部（03）、品质部（04）、采购部（05）、销售部（06）、财务部（07）、总经理（08）

5.3.3原则上手册只发放给部门主管以上的人员；

5.3.4相关的程序文件和三级文件应发放给各相关岗位；

5.3.5技质部必须将发放的文件记录在文件发放/回收记录上。

5.4 文件的评审

5.4.1每年的管理评审应对文件进行评审；

5.4.2因评审发现需要对文件进行修改或废弃时按照5.5执行。

5.5文件的修改和废弃

5.5.1因管理评审需要修改或废弃的文件，文件编写部门根据评审指出事项进行修改或废弃；

5.5.2标准使用部门在使用过程中发现文件不能满足需要、不合理或根本不需要时，通过文件制定/修改/废弃申请书的形式提出建议，经文件编写部门同意后，进行修改或废弃，修改的文件按照5.3进行发放；

5.5.3技质部应收回修改前或废弃的文件，并予以销毁防止误用；

5.5.4因特殊原因需要保存的文件应予以标识加盖“参考”章后进行保存。

5.6 文件的实施

5.6.1公司文件自发布日起开始生效，旧版文件同时失效；

5.6.2各部门保管好各自的文件，并负责对部门人员进行培训确保文件有效实施。

5.7 外来文件的管理：

5.7.1各部门对于接收到的外来资料文件等，经各部门负责人确认其实用性，由各部门 编号 （对已具有编号的文件依据原有编号进行管理）填写文件接收台帐（XX05）上保管；

5.7.2外来文件在公司使用前必须要由技质部与技术部评价，顾客提供的工程图样及技术规范的评价必须在10个工作日内完成评价；

5.7.3当顾客或相关方有要求时，外来文件有新版本的接收、废弃，将旧版本依据要求进行处置；

5.7.4当顾客或相关方无要求时，外来文件应保存到新版本的接收时，旧版本文件同时填写文件制定/修订/废弃申请书废弃；

5.7.5顾客提供图纸登记在图纸接收目录上；

5.7.6外来文件需要发行时，按照5.3执行。

5.8 电子文档的管理

5.8.1对计算机内存储的文件必要时打印由各部门自行保管。

6.流程

记录管理程序

制定日期

2012年4月1日

修改日期

2018年1月1日

XX-QP-02

版本/版次

A1

页 次

1. 目的

本规定的目的在于将xxxx汽车部件有限公司（以下简称“xxxx”）质量管理体系的有关记录管理程序化，以便更有效地管理，为体系的有效运行提供证据。

2. 适用范围

本规定适用于xxxx记录的维持和管理。

3. 术语定义

3.1 记录

指为证明质量管理体系有效运行而制定的材料，如：培训、内审记录等。

4. 责任与权限

4.1 部门共同

4.1.1制定记录；

4.1.2记录的保管。

6. 管理程序

6.1 记录的制定

6.1.1制定的记录应字迹清晰，并标明制定日期和制定者；

6.1.2记录不应以铅笔制定，在不得不使用铅笔时，应保留其复印件；

6.1.3记录必须完整以便充分证明体系的有效性。

6.2 记录的修改

6.2.1记录只可修改不得涂改；

6.2.2需要修改时，在要修改的内容上划两行横线，在空白处填写修改后的内容；

6.2.3修改后的记录应能追溯修改前的内容，必要时可附加资料。

6.3记录的归档和标识

6.3.1各部门将使用记录登记在记录一览表（XX-QP-422-01）上；

6.3.2为便于查找，各部门按照以下方式对文件夹进行标识：

1) 文件夹侧面：生产年度、文件名称、部门名

2) 文件夹正面：文件名称、部门名称

6.4记录的保管

6.4.1品质部对公司所有的记录登记在记录一览表（XX-QP-422-01）上规定记录的保管年限；

6.4.2各部门在规定年限内应妥善保管记录，并应避免损坏、丢失和变质。

6.5 记录的废弃

6.5.1对不必要的或过期的记录应马上予以废弃或采取措施防止误用。

7. 记录和保管

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