11月29日，贵州电网公司企业集团数字档案馆(室)试点建设顺利通过验收，标志着档案迈入了一个全新的智能管理时代。

在数“智”化浪潮的推动下，档案管理领域正经历着一场深刻的变革。2023年，国家档案局明确中国南方电网有限责任公司(以下简称“南方电网公司”)作为全国首批企业集团数字档案馆(室)试点单位之一。作为档案管理改革的先行者，贵州电网公司多措并举深化档案改革创新实践，通过两年潜心打磨数字化档案信息管理平台，积极响应国家关于档案查询“最多跑一次”改革的要求，着力打造一个存量数字化和增量电子化的数字化档案应用平台。

数字转型：档案管理的革新之路

在当今数字化、信息化高速发展的时代，档案管理也迎来了前所未有的变革。数字化转型，作为这场变革的核心驱动力，正在引领档案管理走向一条全新的革新之路。

“传统的档案管理方式往往依赖于纸质档案，这不仅在存储、检索和使用上存在着诸多不便，而且在信息的保密性、完整性和安全性方面也存在一定的隐患。”贵州电网公司信息中心办公室主任宋鲁男说，但档案全流程闭环管理的信息化可以实现档案迅速分类、排序，使保存和查找资料更加快捷，更有利于档案数据保密，提高文件检索查找文件的准确性，促进档案建设与数字化赋能技术相结合，是践行南网向能源产业价值链整合商、能源生态系统服务商转型战略目标的技术支撑。

随着数字技术的快速发展，档案管理开始逐渐摆脱这些束缚，向数字化、信息化方向迈进。2024年11月，贵州电网公司完成企业集团数字档案馆(室)试点建设验收，通过对存量档案进行数字化扫描，高标准实施传统载体档案数字化工作，根据档案真实性、完整性、可用性的要求，定期对档案系统进行数据校验，形成了与数字化加工同步进行质量验收机制，发现错误100%修正，夯实电子档案数据质量，确保档案系统数据好用、能用的同时实现了档案的统一管理，极大地減少了档案工作人员劳动强度和时间。

“传统的档案管理，查阅资料必须查阅人员到单位履行审批流程，到档案室挨个查找，效率非常低下”贵州电网公司信息中心档案管理员回忆到。但在数字化技术的支持下，彻底打破了时间、空间的限制，档案管理实现数字化后，只需通过档案管理应用系统，就可以方便、快速地查阅档案数据，不仅节约了大量查阅时间，还大大減轻了档案管理员的工作量。

安全存储：数字档案的稳定之基

数字化转型为档案管理带来了众多显著的益处，然而，在这一转型进程中，档案管理同样遭遇了不少难题与挑战。例如，如何防止信息的泄露和篡改，以及如何保障数字化档案系统的稳定性和安全性等问题，都需要深入探讨与解决。为了解决这些问题，贵州电网公司开发了磁光电混合存储平台，保障档案数据的长期备份安全，为档案管理工作提供了灵活方便安全的数据管理功能。

磁光电混合存储平台通过采用蓝光存储技术，对档案数据进行备份，实现对具有保存价值的档案数据进行长期安全存储，避免因病毒破坏、误操作、恶意删改和自然灾害等因素对档案数据造成的破坏，保证了档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性，同时该平台服务端积极推进国产化适配，为加快推进关键数据的自主可控提供了保障，确保能源数据安全。

“此次试点工作成功实现了档案的数字化管理，通过磁光电混合存储平台的搭建，借助国产化适配所构建的安全防护网络，确保在技术层面实现自主可控，全方位提升系统安全性，为档案业务提供有力的技术支撑和保障服务。下一步，我们将继续努力，着力打造一个存量数字化和增量电子化的数字化档案应用平台，努力推动数字档案馆建设试点工作取得更大的成效。”贵州电网公司信息中心档案系统管理员陆岫昶说。

创新利用：档案价值的释放之道

数字转型还推动了档案管理模式的创新。传统的档案管理往往注重档案的保存和管理，而数字转型则更加注重档案的开发和利用。

照片档案，作为传统档案中极具直观性与形象性的重要载体之一，以其独特的视觉呈现方式记录着往昔岁月的关键瞬间与丰富信息。而现有照片存储利用手段已不能满足工作对时间和效率的要求，且照片分散在采集者手中，对后期的照片查找、利用造成了极大的不便，同时照片数据也存在丢失的风险。为此，贵州电网公司打造了一套智能的照片管理系统，针对传统档案管理对照片档案内容识别仅依靠文字说明和部分文字著录不足的缺点，通过智能识别技术对照片档案中的内容进行特征提取并标记，实现“以图搜图”，提升档案元数据准确性，充分释放照片档案的隐藏价值。

该系统运用智能识别技术，精准识别照片中的人物与场景，并自动完成相关信息的著录。同时，依据预设条件，自动对档案照片实施分类，有效提升了照片档案管理的科学性，扩充了档案信息资源存量。这不仅辅助档案管理员对照片档案进行精准判断、分类与前瞻性预测，还为档案利用者开辟了便捷高效的服务通道，彻底扭转了传统照片档案管理与利用的双重困境，进一步推动了档案价值的深度挖掘与充分利用。

制度先行：档案管理的合规之路

“档案管理是组织管理工作中的关键环节，它涉及到组织信息的保存、利用和传承。在信息化和数字化时代背景下，档案管理的合规性显得尤为重要。我们必须坚持‘制度先行’的原则，通过建立健全的档案管理制度，全面规范档案管理流程，提升档案管理水平。”贵州电网公司办公室保密文档科相关负责人表示。

坚持依法合规管档治档，强化档案制度体系建设。根据南方电网公司最新档案管理制度，贵州电网公司陆续承接制定本地化的数字档案馆(室)人员岗位职责的制度规范、电子档案管理信息系统运行维护制度规范、电子档案管理信息系统的机房管理制度规范、档案数字化加工场所及过程管理的制度规范、电子档案管理信息系统安全与保密管理的制度规范、业务系统电子文件归档和电子档案管理制度规范等制度文件，积极组织培训与宣贯，严肃制度执行的刚性。“制度先行”是全面规范档案管理的核心所在，唯有持续健全档案管理制度体系，强化制度执行力度，着力提升管理人员专业素养，高度重视并大力推进信息化建设进程，方能推动档案管理向更高水平、更高质量发展。

贵州电网公司信息中心主要负责人陈卿表示，接下来，将加强人、财、物等资源的支持，强化责任落实，加强技术管控和激励，推动档案改革进一步走深走实。(万欣欣、罗兰)