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导读

该文件为采购内控落地专项内容，涵盖内控基本内涵，包括定义、控制要点等；采购业务流程十大关键控制要点及各环节风险与管控；还说明了采购人员需遵从的体系及配合的内控工作。

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内控基本内涵

1.内部控制释义：是董事会、监事会、高级管理层和全体员工共同实施的，旨在合理保证集团依法合规、资产安全、财务报告信息真实完整和运营目标实现，实现发展战略目标的过程。

2.企业经营中的内部控制

控制要点与常用控制措施：包括会计系统控制（会计凭证填制等）、绩效考评控制（有效的绩效评估体系等）、授权审批控制（授权批准的范围等）、财务保护控制（定期清查制度等）、预算控制（全面预算管理等）、运营分析控制（明确分析对象等）、不相容职务分离控制（经济业务经多部门等）。

3.内部控制的价值

健全的内部控制：可降低舞弊可能、获得投资者信心、遵守法规、降低资源流失风险、优化决策、暴露低效环节。

薄弱的内部控制：会增加舞弊可能、导致财务报表失真、影响股东价值、招致制裁、造成资产流失、影响决策优化。

4.框架沿革：1985 年 COSO 成立，1992 年发布《内部控制 - 整体框架》，2013 年调整更新，强调全员参与。

5.认知误区及纠正

  • 误区 1：内部控制越严格越好。纠正：应依据企业实际，按成本效益选择合适的内控系统。

  • 误区 2：一次设计好即可。纠正：需建立长效优化机制，持续完善。

  • 误区 3：能完全消除舞弊。纠正：有局限性，可降低失效概率。

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采购业务流程关键控制要点

1.十大关键环节：包含不相容职责分离、编制采购计划、请购、确定采购方式、选择供应商、签订采购合同、管理供应过程、验收、付款 / 会计控制、供应商后评估。

2.重点环节详情

不相容职责分离

  • 定义：相互关联的职责集中于一人会增加风险。

  • 案例风险：采购与验货未分离引发舞弊等。

  • 管控：从权限规范、系统配置、文化宣导着手，明确分离的职务如批准与经办采购等。

请购

  • 目标：确保申请经恰当审批等。

  • 案例风险：未经审批下单引发舞弊等。

  • 管控：完整履行审核、凭单验收、保证记录真实等。

供应商管理

  • 内容：开发准入、绩效评估等。

  • 案例风险：调查不全面、未后评价等。

  • 管控：制定规范，包含供应商选择、考核、名录维护等。

采购验收

  • 要求：分类制定标准与程序，记录检验情况。

  • 案例问题：无明确标准、未经过质检等。

  • 解决方案：明确检验标准与复核类别。

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采购人员应遵从及配合的内控事项

1.遵从的体系

岗责体系：按采购开发部、执行部、非生产采购部等的职责开展工作，避免职能交叉等，如采购开发部负责供应商管理等。

制度体系：遵守 78 项现行制度，涵盖采购管理、合同管理等多方面。

流程体系：遵从 OA 流程，避免线下审批、后补审批等不规范行为，了解对公付款等流程的优化调整。

2.配合的内控工作

  • 参与内控评价：配合审计部进行内控矩阵搭建 / 更新、执行有效性测试等。

  • 缺陷认定与整改：确认缺陷，制定整改措施与计划，跟踪整改进度。

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