回顾前面的学习,无论我们遇到什么样难以解决的问题,都能归结为结构化思维3个层次,5个步骤,轻轻松松地搞定!
3次层次是指“理解-重构-呈现”,并在解决问题时不断的循环。
5个步骤依次是:
- 明确目标,界定问题
- 拆解问题,锁定要素
- 针对要素,制定方案
- 选择决策,确定方案
- 制定计划,实施计划
在“明确目标,界定问题”这一步骤里,我们知道问题的本质是现实与期望之间的差距,再之后我们可以使用5W1H工具对现实进行描述,使用SMART框架对期望进行描述,最后使用问题陈述表,帮助我们找到问题的本质,并把问题呈现给自己或其他人。
当我们找到问题的本质之后,我们可以使用自上而下,自下而上法拆解问题,找到影响问题的关键要素和关键逻辑,利用定量原因分析法找出表面原因、过渡原因和根本原因,为之后解决问题打下基础。
之后就是针对要素,制定方案,制定方案时,需遵循原则:优先考虑使用流程或工具,然后考虑依靠人的能力和经验来解决问题。在制定方案时,如果已有其他人或组织解决过类似的问题,我们只需要使用对标的方法制定解决方案即可。如果没有经验可循,这时,我们就只能自己创新思维解决问题。
再之后,我们使用决策工具如利弊图、 二维矩阵、优选矩阵等,从众多方案中,选出最佳方案。
这节课我们继续学习解决问题体系中的最后第五步:制定并实施计划。
五、制定计划,实施计划
通过前面一节课的学习,我们已经通过工作任务分解和统筹管理方式,将方案细化成了更细小的行动计划,那么问题是否就彻底解决了呢?并没有。
先来看一则有趣的寓言:
在一群老鼠的居住地附近,有一只凶狠无比又善于捕鼠的猫。因为这只猫的存在,老鼠们每天都胆战心惊,恐惧无比。为了解决这个“生死存亡”的问题,老鼠们聚在一起,讨论如何解决这个“心腹大患”。
这些老鼠都很“聪明”,懂得一些解决问题的方法与套路,对问题分析得很透彻,对自己的实力也了如指掌,所以它们并没有一上来就指望除掉这只恶猫,而是经过不断的方案选择,最终决定采取一些方法探知猫的行踪,早做防范,从而减少不必要的鼠员损失。
最终,老鼠们决定:在猫的身上挂个铃铛,这样一旦猫靠近它们,铃铛发出的声音就可以提醒它们。老鼠们越想越觉得这个方案可行,于是它们仔细选择铃铛的材质、大小,并且制定了详细的计划,诸如行动时机、行动时的注意事项等,所有的步骤都完美无缺。那么问题来了:谁来给猫挂铃铛?
想必这则寓言故事很多人都看过,为何还要在此重复讲这个故事,其实想从这个寓言中告诉大家两点启示:
- 制订计划时,一定要注意可行性;
- 制订的计划无论有多完美,如果无法执行,那就一切是空话。
一个方案即便可行性不高,也是有可能达成的,但是如果不去执行或执行不了,那么再可行的计划也等同于废话。
除了我们要积极执行之外,在执行的过程中,还有四个必要注意事项,这会让我们更轻松高效的落实计划:
第一个注意事项:执行计划过程中,要学会使用PDCA循环
PDCA它是一个模型、框架,由美国学者爱德华兹·戴明提出,也称戴明环。PDCA模型主张针对工作按计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)与调整(Act)四步来进行,以确保目标的达成,并促使目标品质的持续改善。
- P表示计划。包括战略、目标和计划的确定。
- D表示执行。根据已知的信息、现有资源,设计方法、方案,进行具体的运作,实现计划中的内容。
- C表示检查。总结计划执行的过程和结果,识别对错,明确效果,找出问题。
- A表示处理或调整。这一步是对检查结果进行处理,可以是对优点的强化,也可以是对缺点的弥补。
以上四个步骤不是运行一次就结束了,而是要周而复始地运行,一个循环结束了,解决了一些问题,未解决的问题进入下一个循环,阶梯式上升,直到所有问题都解决完。
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