当前的商业环境中，图片、字体及软件著作权维权已成为法律咨询公司或商务公司开展批量维权业务的重灾区。企业的官方网站、公众号、视频号、电商平台页面，乃至线下展会或新闻发布会，均可能涉及相关侵权风险。
一旦企业收到类似侵权警示函，可遵循以下步骤，从从容容游刃有余应对：
一、核查来源，辨明意图
1.确认发函主体
通过多途径（如天眼查、企查查、国家企业信用信息系统）核查发函对象的基本信息，实践中，发函对象包括三类：
（1）真实权利人（著作权人）；
（2）授权许可方；
（3）代理案件的法律咨询公司或商务公司。
2.判断发函性质
实践中，发函性质存在如下二类：
（1）快餐式维权——通过批量维权，旨在短平快的获取和解费用；
（2）营销式维权——以维权之名，行营销之实，旨在收取图片、字体或软件许可的许可使用费，尤其以字体或软件许可为甚，通常目的是以维权施压，要求购买正版字体或者软件版权。
二、内部自查，果断处置
1.评估分析真实情况
基于警示函的内容及提供的线索，内部评估，确认警示函所指控的行为是否存在，必要时寻求外部法律顾问协助排查。
2.情况属实，及时整改并固定证据
如确实存在未经授权的图片、字体或软件用于商业场景，建议立即停止使用并彻底删除相关内容，同时保留删除过程的视频或其他证据，以降低后续法律风险。
3.侵权不实，识别营销动机
如不存在未经授权的图片、字体或软件用于商业场景，再次核查警示函内容及意图，确认其营销式维权的商业目的。
三、灵活应对，妥善解决
1.营销式维权类：冷处理为主
在已删除涉嫌侵权内容的前提下，可对发函方的频繁联系采取“拖延+周旋”策略，避免直接回应，使其难以达成营销或施压目的。
2.快餐式维权类：积极核实并寻求和解
（1）核对权利基础（要求发函方提供著作权登记证书、许可使用合同等）；
（2）核对发函人身份（要求发函方提供营业执照或者自然人身份信息、授权委托书、单位公函等）；
（3）进一步核查发函人提供的侵权线索或证据（要求发函方提供侵权证据）；
（4）完成核查后，主动寻求和解渠道，可在诉讼前直接协商，或借助法院调解机制达成和解。
（5）和解不成的，寻求外部律师，积极应诉，以最低限度的消除影响和降低损失。
四、未雨绸缪，建立合规管理机制
面对著作权侵权高频发生态势，企业应未雨绸缪，建立合规及风控机制：
（1）加强对宣传、设计等部门员工的版权意识培训，明确要求使用原创素材，确需使用第三方来源素材的，务必使用“可商用”授权素材；
（2）如对图片、字体、软件有长期或大量需求，建议与正规图库、字体库和软件公司签订合作协议，以获得合法有效的授权；
（3）如需求较为零散，优先选用明示免费商用的平台，并仔细阅读其使用条款与免责声明。
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