本文节选自《编辑人的世界》
杰拉尔德·格罗斯 著
北京十月文艺出版社
作者的好帮手——文字编辑
席尔瓦是西蒙－舒斯特出版公司文字编辑部的制作主编，从业二十五年来，她一直没离开过西蒙－舒斯特。虚构类和非虚构类图书她都编过，自己做过文字编辑，也指导其他文字编辑和外审编辑工作。她桌上总是摊开着《芝加哥格式手册》的某一章节，她希望芝加哥大学出版社可以出一个便携版。
“文字编辑的职责是什么，我们为什么需要文字编辑？”席尔瓦在她简明而全面的文章中回答了这个问题，她认为文字编辑能使“作者保有原本的文字风格”。策划编辑拿到初稿、进行初审后，文字编辑要使之臻于完善，席尔瓦就这个过程中文字编辑扮演的不同角色进行了说明，包括检查拼写错误、订正语法、核对事实以及前后文不统一的地方、调整作者写作风格，有时甚至要进行实际调研。
席尔瓦希望作者在看到返回的文稿上贴满了质疑的字条时少安毋躁，因为这“表示文字编辑仔细而严谨地审读了整篇文稿”，并且迅速而高效地进行了处理。满篇的问号是文字编辑同作者沟通的方式，席尔瓦女士提议：“作者想让文字编辑知道自己在文字风格上的偏好或想向编辑求助，最简单的方法就是在手稿上附一张备忘录。”
尽管席尔瓦对文字编辑多样的工作技能深以为荣，她还是不忘在文中提醒读者，“我们很清楚自己在完成一本书时有多大贡献——通常是默默无闻的，但我们不会自欺欺人，作者才是真正的英雄。”
本文配图：电影《寂静的朋友》
文字编辑的职责是什么，我们为什么需要文字编辑？在作者完成手稿，经过初步编辑后，文字编辑的职责之一就是从第一句读起，边读边思考这样的问题：如果把这句话拆成两句是不是更好？“我们”指的是谁？是不是该把“他们”改成“他”或“她”？改或不改有什么差别？还是干脆把“他们”改成“文字编辑”使代词与其先行词保持一致？改后差别大吗？文字编辑在脑中不断思考这些问题，因为他的工作就是帮作者（和编辑）打磨这本书，以最好的方式呈现作者的想法，但在决定要不要修正作者的语法（或其他错误）时，文字编辑首先必须注意保有作者原本的文字风格。
责任编辑和文字编辑工作职责的最大不同在于，责任编辑的首要责任是挑选出版社认为值得向大众推荐的书，想办法签订版权合约；他们可能会协助作者塑造书的整体形貌，建议在这里删一点，那里增一些，也许还会重组部分内容，使全书看起来更加和谐，有些编辑甚至还会注意种种细节，如推敲措辞，指出拼写错误，修改语法和标点符号等，但通常这类工作都留待文字编辑来做。有些编辑会在新书手稿上附一张字条，详细列出文字编辑需要特别注意之处。例如，“‘事实上’这个词被作者用得太滥了，我已经删掉了很多，如果你想再删一些，请不要客气。”“这位作者非常敏感，任何需要修改的地方都要事先征询他的意见。”“作者是英国人，描写的也是英国景物。我们要采用美式拼写，但除非实在冷僻难懂，否则不要删掉英式习语。”有些则会直接告诉文字编辑他们的要求或与之讨论最佳的处理方式。文字编辑也会再度检查作者在细节和风格上是否前后一致，书中描述的事实是否准确。
但是，作者的手稿是进行一切工作的前提。作者在打印每份手稿时都应采用双倍行距，非虚构类作品对此更要注意，引文、附注或参考书目（这些部分日后在排版时，都会改成较小的字体）也不例外。文字编辑需要足够的空间进行批注，双倍行距正好提供了这样的空间。文字编辑心目中的理想作者应该很清楚哪些内容须编入参考书目，以及如何编排，这样自己就不须再做任何注记，但现实中许多作者都需要文字编辑的协助才能把附注和参考书目改成正确的格式。无论哪种状况，双倍行距都会让他们便于工作。文字编辑和美术编辑也会希望作者在每一页边缘都留下充裕的空间，作者大都知道文字编辑会在页面边缘处标记摘录、目录和其他事项，但并不知道此后美编还需要空当来标示排版的字体、字号等等。例如，文字编辑标上“A”，美编会转化为“12/14号巴斯克维尔字体×15号手排字体”，排版人员需要更多的空间插入电脑代码，通过键盘录入文稿，这就是我们会在校样和成书上看到的具体字号和版型。
文字编辑对书中细节是否前后一致的核实对小说家帮助尤其重大。作者是否心不在焉地在第二章中形容女主角为金发，第十六章中又把她变成红发女郎，文字编辑会在手稿中附字条，标出不一致的地方，询问作者他希望女主角的头发是哪种颜色。有时故事可能跨越很多年或好几代，以至于时间都产生了混乱，文字编辑需要一边看稿一边记录事件发生的日期和人物年龄，然后一一询问作者。例如，有个原住民解救了从马上掉进急流的女主角，但“一个九岁大的男孩有足够的力气拉起成年女人吗”？有时文字编辑注意到故事开始提到的某个细节可能引出另一些情节，但后文却再没提及了。比如有个人曾受过训，能暗中干脆利落地收拾敌方间谍，但在故事中却没机会学以致用，于是文字编辑提议让这个角色在后文企图进行的一场谋杀时用口袋中藏着的琴弦干掉对手，这个精彩的悬念会为小说增色不少。
对文风的处理则牵涉到对拼写、标点符号和语法问题的检查。当作者的文字处理软件具备了拼写检查功能时，编辑检查拼写的工作似乎失去了用武之地，但文字编辑都知道，机器会过滤所有他们认为正确的拼写，却完全不管这个字在文中用法是否得当。例如，“lemon aide”这两个字对吗？在拼写上完全正确，确有“lemon”（柠檬）和“aide”（助理）这两个词，而且拼法无误，但你能在花园中享受一杯叫“柠檬助理”的冷饮吗？对同音字有足够敏感度的文字编辑会把它改成“lemonade ”（柠檬汁）。还有一些烦人的词在英美拼法不同。作者究竟喜欢用“traveller”还是“traveler”？“colour”还是“color”？“judgement”还是“judgment ”？有必要把所有英式拼法改成美式吗？此外还要仔细检查标点符号，例如一句话中的“and”该不该去掉？当两个从句的主语相同时，连接词前面的逗号是否应该省略？冒号后面该用大写还是小写？文字编辑还必须注意到另一个问题：作者的语法和用词是否得当？主教“脱下了他的礼服袋(ceremonial sack)”，作者是想说“他的十字褡(chasuble)”吗？金发碧眼的电影明星在回忆录中告诉我们，当时她是躺在游泳池边的躺椅(chaise lounge)上，“chaise longue”的拼法没问题吗？在这里该用哪个词？文字编辑尤其应该关注细节。
每个优秀的文字编辑都知道，在必须确定作者所提到的事实是否正确无误时，单靠猜测远远不够。一九一三年的圣三主日究竟是在五月一日之前还是之后？小说中的英雄人物有可能从纽约乘船经过巴拿马运河到达加州，赶上当时的淘金热吗？所有这些文字编辑都必须从权威参考书中一一查证。（更正：绕过好望角？巴拿马运河始建于一八八一年，流经麦卡洛。）
当查到的信息与作者描述的事实不符时，文字编辑必须以委婉的方式向作者指出这处明显的问题，这时请记 住，作者已经完成了最难的部分，他的努力必须得到尊重。老到的文字编辑在核查了十几项事实后就会清楚作者是不是个仔细的人，发现的错误越多，表明作者越粗心，假如时间允许，可能得做更多的查证工作，而时间永远都是个大问题，既然作者已经交稿了，无论作者、编辑还是出版商都渴望尽快让新书面市，所以请加快编辑速度，好吗？
理想中的文字编辑既应博学多闻又应有所专长，遇到问题知道向最合适的人请教。出版非虚构类图书时，作者最好在交稿时就向编辑提供所有的参考资料（包括附录、笔记、参考书目等），不要之后才给，因为当文字编辑掌握了这些资料才能明确作者曾查询过哪些数据来源。文字编辑手边通常要有很多参考书，但也常常会到图书馆去查资料，知道作者曾参考过哪些书或文章会对他们大有帮助。文字编辑会从当地的录像带出租店借录像带，只为查证某部电影是由什么公司出品；会打电话到美国陆军新闻处，查证某项军事设施的正确拼法；也会到处搜寻乐谱，以确定某一首歌的歌词没有写错；会站在药店草草记下卫生用品的正确名称；还会扭腰摆臀，试试能否遵照书中指示做运动。
有些出版社会雇用文字编辑在社内处理部分准备出版的稿件，也有可能把这项工作指派给外编。负责分配文字编辑工作的人通常被称为制作主编、文稿总监、文字总监或任何类似的称呼，他会审查作者交来的稿件，考虑主题及出书时间表，寻找最适合的文字编辑，并在需要时给予指导。
作者能否提出意见呢？当然可以。他们想让文字编辑知道自己在文字风格上的偏好或想向编辑求助，最简单的方法就是在手稿上附一张备忘录。或许某个字在字典上有两种拼法而作者更倾向第二种？不妨让文字编辑事先了解，以使他在避免改掉作者偏好的同时检查这种拼法在全书中是否一致。（但是，当有位作者坚持，“gray”和“grey”是两种不同的灰色时，我十分困惑，只能谦虚地问：“你觉得读者会明白其中的差异吗？”）因此，如果你执意要把伊朗首都德黑兰拼成“Tehran”而不是“Teheran”时，请先告诉文字编辑。名称要不要大写？习惯阅读政府文件的作者会认为所有政府部门名称的首字母都要大写。但出版人广泛使用的《芝加哥格式手册》告诉文字编辑，只有提及部门负责人的名字时才用大写。所以文字编辑会按照体例，将“Secretary of State Baker”改为“the secretary of state”。提及神时的代词要大写吗？很多人认为应该大写，事实上通常他们也是这么做的。现在看看《圣经》：“然后他(he)叫齐了十二个门徒。”（钦定本，《路加福音》(Luke)9:1）、“然后他(he)叫齐了十二人。”（修订版，《路加福音》9:1）；《芝加哥格式手册》中写的是：“上帝保佑(God in his mercy)”“耶稣和他(his)的门徒”(7.77)；另外一本常用的文体书《规范用语》(Words into Type)也谈到了一些首字母大写的例子。不习惯采用标准文体（和新闻文体有所不同）或更青睐某本文体书的作者也应在工作开始前把这些情况向编辑说明。
此外，作者是否想核查书中某些琐碎的细节却一直无从下手？把这个状况也告诉文字编辑，或许他可以帮你找到需要修改之处。比如，作者可能把一个人物的名字从乔治改为弗兰克，但担心漏改了一两处，提醒文字编辑注意这个问题，他会帮助你处理妥当。
文字编辑改好文稿后，制作主编在将手稿寄给作者前会先浏览一下提出的疑问，直接回答其中部分或全部。多数时候，主编还是会把编辑过的文稿给作者过目。
作者初次接到编好的文稿时可能会被稿子上随处可见的编辑意见吓到。有位作者曾在文中提到，当看到稿子上贴满文字编辑的质疑字条时，他恨不得雇个杀手干掉这个家伙，但和文字编辑愉快合作过的作者都会毫不迟疑地指出，看到文稿上贴满五颜六色的字条时反而感到安心，因为这表示文字编辑已经仔细而严谨地审读了整篇文稿。（最初想要雇杀手的作者后来承认，读完编辑提出的疑问后他就改变了主意，“我觉得我爱上他们了。”他总结道。）如果有的句子表意不清，编辑想要改得更明确一点，他会附一张纸条询问作者可否这样改动。有时他们不会直接在手稿上改动，而是在纸条上列出几种可能的修改方式，询问作者哪一种措辞最能表达他的本意；有时编辑发现一个词在不同版本中的拼法不一，也会附上字条询问作者；这种情况通常出现在作者使用某个杜撰的名字或确实存在但很少有人使用的名字时。有时则是因为书中提到的事实前后矛盾，或与编辑在参考书或其他资料中查到的信息不符；作者提到某个品牌时，是不是只凭猜测写下它的拼法？文字编辑可能需要亲自跑一趟超市以确认包装上的品牌名称的拼法。
对纸条上的任何问题，作者都要一一作答。如果纸条上问：“可以？”作者需要把问号划掉表示同意；如果编辑提出了两个建议，作者只须划掉他不同意的再把同意的部分圈起来就好了；或者他自己有了第三个方案，就把编辑的建议全部划掉，在纸条上写下自己的意见。我们之所以建议用纸条交流意见，是因为这样可以避免把稿子划得乱七八糟，而给排版人员制造麻烦。如果作者希望在手稿上直接进行小改动，他应该用不同颜色的笔进行标注，并让制作主编知道哪种颜色的字迹表示最新改过的部分；如果要改写一大段文字，作者可以在另一张A4纸上打出改写后的文句再把它附在原稿上，并在这张纸上标出插入的页码；除非得到特别允许，作者不应在电脑上重新改写全部或局部文稿，他们必须把编辑过的原稿交还给文字编辑或制作主编，包括附在原稿上的询问纸条也应一并交回。最后负责统稿的人会仔细检查，吸纳作者的意见进行修改。
如果纸条上没有足够空间让作者回答，作者可以自附纸条予以回答。这种便利贴在便利店、折扣店甚至一些超市中随处可见。只是要确保贴在边上而不是稿子中间，因为有人只看稿子侧边而不会逐页翻阅，这样就有可能遗漏中间的贴条；如果作者不知道如何解决这些疑问，他可以打电话给本书的责任编辑，要求直接和制作主编或文字编辑沟通。当你随时可以得到协助时，实在没必要自己一个人干着急。文字编辑做的标记看不懂？打个电话吧！我重申一次，作者要牢牢记住，文字编辑就是为了协助作者而存在的。要注意的是：尽管出版社三令五申，有些文字编辑还是喜欢把问题直接写在页面的空白处，作者可能会因此而错过他们的标示。很多主编都认为这种做法很不值得提倡，也再三告诫文字编辑要改掉这个毛病，但可能因为这位文字编辑平日表现良好，主编也就睁一只眼闭一只眼了，因此谨慎的作者应该仔细检查页面空白处有没有编辑留下的注记。
当作者的回答都被抄录在手稿上，所有纸条也被一一撕掉之后，新书的手稿就会转到制作部门手中，做版型设计以及成本核算，然后进行排版。
几个星期后，作者会接到一份校稿，在出版日程紧迫需要直接出片时，通常会接到拼好版的校样。作者不要期望原先修改过的手稿也会随之一起寄来，出版社通常都希望作者在不参考手稿的情况下，重新“冷静地”读一遍校样；对照手稿校稿的是另一位专业人员——校对人员的工作。这样做是有原因的，反反复复读过好几遍这份稿子的人，往往不如第一次阅读的人那么容易发现排字印刷上的错误，而文字编辑此时已读了这份手稿不下两三遍，作者和责任编辑恐怕也是如此，所以需要校对人员以全新的眼光重读一遍。
有些出版社寄校样给作者时会附上编校意见，说明修改原因。《芝加哥格式手册》中有对校对工作的解释，作者也可以借助字典了解校对人员所做的标记。重点是，作者要记得校稿上的任何修改都应在页面空白处标示出来，应把需要改动之处划掉，在空白处写明要用什么字来代替，而不应把修改写得小小的挤在行间。如果只是对原稿词句作细微改动，就不需要先打上删除标记了。
作者在没有手稿的情况下阅读校稿时，或许很想区分打字错误和他自己新添的修改，毕竟，他们很清楚过多改动所增加的排版成本将从未来获得的版税中扣除。或许最简单的方法是，作者把所有他认为是打字错误的地方标示出来，注明“PE”(printer’s error)，然后在校稿上附一张字条，请制作主编核对原稿。当制作主编把作者的所有改动转录到校稿上时，他可以发现几乎所有的打字错误都已被校对人员揪出来了。
优秀的校对人员不只对着原稿逐字审校，他还是文字编辑的后盾。即使最熟练、最细心、最吹毛求疵的文字编辑都不免有所疏漏，忽略拼写或事实上的错误，就像再聪明的作者都希望得到优秀的责任编辑、文字编辑的协助，聪明的文字编辑也都希望有一流的校对人员来助自己一臂之力。在作者将校稿还给责任编辑，责任编辑又转呈给制作主编后，制作主编有可能还会打电话向作者询问。
想让新书出版时尽可能呈现出完美面貌，从写作手稿开始，整个出版流程牵涉的不单是一般的文稿编辑和文字编辑工作，还要经过数次校稿、版面校样、制版打样、蓝图审阅。作者很少亲眼看到图书的后期制作过程，但必须保持耐性，对出版社员工在新书出版前的几个星期或几个月中所做的种种专业上的努力保持充分信心。
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