同治三年，浙江一名候补知县带着文书来到省城，等了许久，却没有等来赴任日期。有人问他：“既然已经有官衔，为何还不能上任？”他只能回答：“衙门里有名分，手中却没有官印。”这句话，正好道出了清代候补官员最尴尬的处境。
所谓候补，并不是已经坐上官位，而是取得入仕资格后，暂时进入吏部铨选体系，等待朝廷出现相应缺额。名义上是官，实际上仍在等。等得快，几年内便能赴任；等得慢，半生过去，仍可能只是纸面上的某个官员。
科举出身者是候补队伍的重要来源。新科进士中，能够进入翰林院庶常馆学习的，只是少数。没有入馆的进士，要依照程序参加铨选，等待分发到各地任职。在正式授予实缺以前，他们往往也被称为候补官员。
贡生、监生、荫生等出身者，同样可能进入候补序列。举人却有些不同。乾隆以后，举人若想直接走入仕途，主要依靠“大挑”，而且六年举行一次，名额有限。没有通过大挑的举人，虽有功名，却不能自然地进入地方官缺的竞争之中。
人数最庞大的，往往是捐纳出身者。清廷财政紧张时，允许符合条件的人捐纳钱粮，取得相应的虚衔，再进入候补队伍。这个办法可以迅速补充财政，却也带来了一个明显问题：官衔增加得很快，真正的官缺却不会凭空变多。
晚清时期，地方官缺与候补人数之间的悬殊，已经十分惊人。一个省的道员职位不过寥寥数席，候补道员却可能成百上千；知府、知县等位置同样拥挤。许多人花费钱财取得资格，本以为距离实授只差一步，结果这一等，便是十年、二十年，甚至终身不得其门。
官场中的“先来后到”，并非简单排队。吏部铨选通常要参考候补年限、出身门路、品级和年龄等因素。正途出身通常优于异途，科举层次较高者也往往排在前面。至于个人是否真正能办事，反而不是最容易被考察的标准，因为没有实际任职经历，能力很难凭空判断。
地方督抚保举，是另一条进入候补队伍的道路。太平天国运动期间，湘军、淮军等军事集团中出现了大量立功人员。有的人因战功被保举为总兵、提督，也有人获得布政使、按察使等名义上的官衔。不过，保举不等于实授，朝廷往往先给荣典和资格，真正的职位还要等缺额出现。
中下级军官若有战功，也可能被保举为巡检、知县或知州。若功劳特别突出，朝廷会直接授予实缺；普通功劳则多半只是候补。这里面的差别，往往就在诏书中的几个字。
这几个字，就是“即用”。
某位进士被授为“即用知县”，并不表示当天便能穿上知县官服赴任，而是意味着他在同类候补者中具有明显优先权。一旦地方出现空缺，吏部便应尽快补授。若诏书写明“开缺即用”，约束力更强，候补者不必再长期等待普通铨选。
军功人员尤其可能得到这种待遇。前线将领立下大功，皇帝有时会特旨赏赐“开缺即用”的官衔；官员因公殉职，朝廷为表彰其功，也可能让其子弟获得候补并注明即用。这类人虽然仍带有候补名义，却已经握有一张很有分量的入场券。
清初还出现过“榜下即用”。顺治三年，也就是1646年，清廷举行入关后的首次科举。彼时各地战事尚未完全平定，大量府州县官职空缺，新科进士中有一部分很快便被分发任用，甚至发榜后不久就赴地方上任。那是特殊局势造成的特殊安排，并非清代科举的常态。
真正能够改变候补命运的，不只是资格，还包括声望、战功和实际经历。左宗棠早年长期在湖南地方官幕中办事，虽然没有常规仕途上的显赫履历，却因处理军政事务而声名渐起。1862年，他被任命为浙江巡抚，后来又承担更重要的军政职责。对这样的人而言，候补只是过渡，不是终点。
大多数人没有左宗棠那样的机遇。没有战功，没有显赫保举，也没有“即用”字样，候补官员只能在一层层名册中等待。官衔可以先到，官印却未必相随；资格可以买来，缺额却不能买出。清代候补制度最冷峻的地方，正是把“能不能做官”和“什么时候有官可做”，硬生生分成了两件事。
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