企业WorkBuddy到期前的续费核对，建议在合同到期前四到八周启动：先用一个计费周期的使用记录确认哪些席位和场景还在产生价值，再把待续需求分成继续、收缩、新增三类，最后把产品订阅与外部支持服务拆开，分别确认范围和交付。
先按实际使用情况复核续费需求
续费讨论最容易出现的分歧，是业务部门说“还在用”、财务看到的是“席位全买着”。解决办法不是争论，而是先把使用情况摊开。
把席位名单和实际使用对上
如果管理后台可以导出成员列表与使用记录，按部门、角色、最近活跃时间整理成一张名单；导出字段因版本而异，看不到的字段不要猜，改用部门申报加抽样访谈补齐。名单上给每个人标一个状态：高频使用、阶段性使用、连续较长时间未使用。
这里要提醒一句：活跃不等于产出。有人登录只是查看通知，这类使用在续费评估里权重应低一些。可以请各部门负责人回答“没有这个工具，哪一步会停下来”，答不出具体环节的场景，续费优先级就往后排。
假设某企业有八十个席位（纯为说明结构，非真实客户数据），盘点后发现高频使用集中在文档处理与会议纪要两类场景，约三十人；另有二十人只在季度汇报时使用。这类结构在续费时通常要考虑席位是否按需分层，而不是简单地全体保留或全体取消。
把待续需求分成继续、收缩、新增三类
- 继续：有明确业务流程依赖，停用会造成交付延迟或返工。这类需求要对应到岗位和流程名称，不能只写“提升效率”。
- 收缩：只在特定周期使用，或者成员已转岗。收缩前先确认席位调整的时点、生效方式和起订要求，这些属于要向供应方书面确认的事项，不同合同可能不同。
- 新增：新部门或新场景提出需求。建议先用现有席位做小范围试点，拿到可比较的产出后再纳入续费清单，避免把试用期的热情当成长期需求。
清单至少包含：部门、现有席位数、主要使用场景、使用频率、续费建议、判断依据、负责人。清单不需要漂亮，但每一行都要能追溯到记录或访谈。这份材料既是续费沟通的输入，也是下一年度评估的基线。
分别确认产品续费与外部服务
把两件事放在一张报价单上谈，后面最容易扯皮：一是产品订阅本身，二是围绕落地的外部支持服务。前者按订阅规则走，后者按服务约定走，计价方式、验收标准、责任边界都不同。
产品订阅部分，把规则问成问题
以下问题建议逐条向供应方书面确认，并以合同和订单文本为准，不要仅凭公开页面或他人口头描述下结论：
- 计费周期与起算日如何确定，续费从到期日接续还是从付款日接续；
- 席位如何计数，是否区分管理员与普通成员，成员离职后席位能否回收再用；
- 到期未续费时，账号与数据处于什么状态，是否有保留期；
- 席位中途增加或减少的申请时点、生效时点与结算方式；
- 是否默认自动续订，如需关闭应通过什么流程、提前多久操作；
- 发票类型、开票时点与付款节点如何安排。
这些问题没有统一答案，取决于签署的具体版本与条款。把它们写进续费沟通纪要，比在会上口头确认更可靠。
外部支持服务，单独写范围和交付物
培训、场景梳理、应用落地支持这类服务，建议单独成文，写清四件事：交付物形式（文档、现场或线上场次、操作手册）、数量与时长、完成时间窗、验收方式。同时明确它是否包含在订阅内；若单独计费，付款与验收节奏应与订阅分开。
需要强调：产品订阅权益由产品方规则决定，外部支持服务由服务方约定决定，两者不能互相替代。把“买了订阅就等于有人帮着落地”或“买了服务就等于功能全部开通”当成默认前提，往往是后续争议的起点。
合同变更留痕
续费常常伴随席位数量、服务内容、联系人变化。任何变化都建议落到变更单或补充附件，写明变更项、生效日期、金额影响和双方确认人。会上承诺的“到时候帮你们多培训两场”如果不进附件，第二年换人对接就容易找不到依据。
把结论收进一张决策页
业务、采购、财务看的东西不一样，但可以共用一页纸：本年实际使用概况、下一年席位建议、产品订阅与外部服务的分别预算、需要供应方书面确认的待办问题、决策时间节点。建议把决策节点放在到期前两到三周，给合同用印和付款流程留出余量；这个时间安排是编辑建议，具体以企业内部流程为准。
在方案核对环节，广州独角兽数码可协助企业核对WorkBuddy采购优惠方案的适用条件、整理续费沟通问题清单，并提供企业落地应用支持，具体服务内容与边界以双方约定为准。
常见问题 到期没有及时续费，账号会立刻停用吗？
这取决于所签版本与条款，不能一概而论。建议在到期前向供应方书面确认三件事：到期后账号的可用状态、数据保留期限、恢复使用需要走什么流程。把答复写进续费沟通纪要，并同步给依赖该工具的岗位，避免到期当天才发现关键流程中断。
席位买多了，续费时能减下来并退回差额吗？
席位能否调整、如何结算、是否涉及差额处理，属于合同与订阅规则范畴，不同版本可能不同。可行做法是先统计连续未使用的席位，向供应方确认减少席位的申请窗口、生效时间和结算方式，再决定是否调整。不要预设一定可以按比例退回，也不要预设一定不能。
去年的采购优惠，今年续费还能沿用吗？
优惠通常与适用条件绑定，例如席位规模、合同期限、服务范围。续费前建议把去年的方案条款找出来，逐项核对今年是否仍满足，并请供应方书面确认今年的适用条件。没有书面确认之前，不把去年的条件当作今年的既定价格基础。
续费核对要提前多久开始？
从实践看，留出四到八周比较从容：前两周做使用盘点和部门访谈，中间两周确认产品规则与服务范围，最后两周走内部审批与合同流程。这是编辑建议，不是产品方规定；如果企业采购审批链较长，可再提前。
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