在Excel里搭表格、做报表、拼仪表盘久了，人容易养成一套固定习惯。有些习惯确实好用，有些只是用顺手了，就一直没换。作者把七个长期被自己忽略的功能翻出来试了一遍，其中好几个现在已经天天在用。

打开网易新闻 查看精彩图片

自定义列表：不用再一遍遍敲同样的内容

Excel不会自动填充字母表，要给26列或26行标上字母，只能手打或者从别处复制。做不同项目时反复输入足球队名、月度预算分类这类清单，也是同样的麻烦。

自定义列表（文件 > 选项 > 高级 > 编辑自定义列表）把这两个问题一起解决了。自己保存的序列可以随时填进一个区域，还能按自己习惯的顺序排序，不必被字母或数字顺序框住。

照相机：仪表盘里不用再复制一份数据

做仪表盘时，信息放在哪里最顺眼，往往和它在工作表里的原始位置不一致。以前的做法是用=A1这类公式把别处的单元格搬过来，或者干脆重做图表来迁就版式。

照相机工具生成的是单元格区域的链接图片。它还能连图表一起框住，再裁剪掉边缘多余的单元格。图片可以像普通图像一样移动、缩放、设置格式，但始终与源数据保持链接，源数据一变它就跟着更新。

这个工具默认不在功能区里，需要右键点击快速访问工具栏，进入自定义，从“不在功能区中的命令”里把它加进去。

导航窗格：不用在几个工具之间来回切

处理大型工作簿时，找东西的工具往往取决于要找什么：用名称框跳到某个单元格或区域，用Ctrl+F搜内容。两种都能用，但导航窗格（在Microsoft 365版Excel的视图选项卡中启用）把这些选项集中到了一处。

在工作表、图表、表格、命名区域以及其他对象之间浏览，包括用照相机生成的图片，然后直接跳到目标元素。多数条目还能右键重命名，工作簿一复杂，这一点就格外省事。

分析数据：不用把每次分析都做成大工程

有时只是想看看数据集里有什么，并不想为此开一整套Copilot对话。分析数据功能（在Microsoft 365版Excel中，视版本从数据或开始选项卡进入）打开后，Excel会自己给出值得一看的图表、摘要和规律。

不写提示词也行，Excel常常会主动给出分析建议；想引导方向，也可以输入一句简短的自然语言问题。作者在自己的tblSales表上试过，Excel建议了一张按部门和国别统计的透视表，外加一张按产品统计的销售图表，两种探索路径都不用自己动手搭。数据干净、结构规整、列标题清晰，效果最好。

定位条件：不用一个个点选单元格

在大工作表里手动挑单元格是件磨人的活。定位条件（开始 > 查找和选择 > 定位条件）按属性来选，空值、公式、常量、仅可见单元格都能作为条件。想对某一组单元格做同样的修改、又不影响周围内容时，这个功能特别管用。

作者处理一份含大量空白单元格的数据集时，用定位条件把它们一次选中，统一填上黄色，再逐个检查缺口、判断每格该填什么。

组合：不用再隐藏行列

整理工作表或让报表更好读时，以前的做法是隐藏行列。问题在于藏起来的信息容易被忘掉，时间一长就记不清哪些部分被收了起来。

组合（数据 > 大纲 > 组合）成了替代方案。把相关行列归成一组，明细就收在可见的大纲控件后面，需要时再展开，在总览和细节之间切换而不会丢失工作表里的内容。报表更复杂时，还能建多级大纲。

记录单：不用横向滚动录数据

往宽表里录大量记录时，以前要横向滚到最右边的列，再挪回来找下一个字段。除了累，还容易点错单元格，误把公式或相邻数据覆盖掉。

记录单功能一次只呈现一条记录，每一列对应一个独立字段（最多32列），录入和核对都不必在工作表里来回移动。反复往字段很多的表里添加同类记录时，这一点尤其有用。和照相机一样，它默认不在功能区，需要自定义快速访问工具栏把它放上去。

想改进Excel工作流，人很容易把注意力放在学新函数、追最新功能上。但作者几次最大的效率提升，都来自那些从没点开看过的小功能——有的在Excel里已经存在了几十年，有的是Microsoft 365较新的增补，知道它们在哪儿之后，日常任务就快了不少。