怎么组织好一个会议？|关于|决策会|组织者|通报会

最近观察到一些同事，对于如何开会是不熟悉的，或者是没有思考的，以为只要人到齐了，这个会就成功了，就能解决问题。

结果呢？

作为会议的组织者，要么是经过长达一两个小时跋山涉水地沟通下来，发现没有任何的产出；要么即便是有一些产出，但在会上花了大量的时间用来做解释和沟通，甚至为了一两个人的疑问不得不中途停下来反复说明，会议的效率大打折扣，所有人无比疲惫；还有就是明明是自己组织会议，然而不仅想要的结果没有达成，会议结论和最初的设想大相径庭……

作为参加会议的人，也会有同样的感受。有的会议拖沓无比，大家都在发表意见，但是没有任何集中或者决策过程，整个会议开完字后让你感觉毫无成效（所谓听君一席话，如听一席话）；有的会议你到现场后才发现和你毫不相关，可是众目睽睽下又不好意思走开，白白浪费了一个上午（这种可以称之为陪会）；还有一些会议，虽然会议邀请你很早就收到了，可以到了会议现场才发给你会议资料，现场根本没有办法看完，会议讨论过程云山雾罩（这种可以叫做晕会）；甚至一些会议在现场介绍环节就想让你砸门……

更让一些事情雪上加霜的是，Outlook可以让你的同事直接来发起会议邀请，提前就把你的时间给占了。算下来，你可能一周参加了许多这种被动的会议，如果没有产出简直就是在浪费生命。对于一些新晋升的管理者来说，一个最大的变化就是会议增多，自己处理具体工作的时间变少了。所以说，是否能够高效拥有高效的会议是一个组织成功的关键。

本质上来说，这些会议没有得到预想的结果，都是因为没有做好会前准备。好的会前准备会让会议成功了百分之六十，顺畅的现场组织会让会议结果完成百分之二十，会后的及时跟进让会议效果完成剩下的百分之二十。

会前准备有哪些要关注的地方？

明确会议的目的

根据目的来分有不同的类型，会议大体上有三类。第一是通报会和安排会，就让大家共享所有信息，目的是大家的了解都一致，就是说的要让大家不仅知道是什么，而且最好能够知道为什么是这样；第二是脑暴会，就是要集思广益，需要大家都来贡献智慧，为问题的可能解决方案提供见解，并且能够最终就整体的见解形成共识，确认未来的方向；第三是决策会，就是需要针对某件事情形成一个结论，要的是这件事情我们今后怎么办。当然现实中有些会议不一定能够单纯归到某一类，可能是集中类型的集合。了解了会议目的后，在会前准备中就要做到有的放矢。

需要明确会前准备的材料

关于通报会，需要在会前形成你要通报信息的完整内容，无论是工作分配这种详细的安排，还是简单的信息通报，都需要在会前形成完整材料，另外要针对大家的可能问题做出准备。关于脑暴会，你需要准备一份完善的brief资料，另外会议现场也要有相关物料提前准备。关于决策会，你更要就需要决策的问题形成详细的拆解，这种情况下最好是针对不同的解决方向形成对照性的分析，选择方案一的话有哪些好处有哪些弊端，选择方案二又是什么，这样在现场大家才可能针对决策的问题和方向有更加清晰的了解，才能尽快形成决断。

需要做会前沟通

针对工作分配会，需要就工作的整体安排和一些主要的对接同事去做好沟通，这样不至于会上大家对于整个内容不了解。对于脑暴会，需要在会前先去征询一下部分参会代表的意见，了解大家对于会议主题的理解程度。对于决策会，更要确保所有的会前材料和相关信息准确无误，否则可能会对会议结论形成误导。

作为会议的组织者，需要针对整个会议流程做一遍预演

给自己安排一个不被打扰的整块时间，针对整个会议从头到尾在自己脑子里过一遍，梳理一下，看看是否有遗漏或者不完善的地方。谁来主持会议，谁来发言，谁来决策，需要都有清晰的界定。

明确参会对象

具体来说哪些是必须要来的，他们在会议上的贡献和所承担的责任是什么，并且需要提前已经和这些参会方做确认，确保他们了解这个会议的基本信息。一个重要的原则是越少越好，不要为了方便叫了一屋子人来开会，那样实在是谋财害命。

会议现场组织有哪些要关注的地方？

首先是和所有与会的人士明确会议的目的

确保大家都知道这次会议要达到的结果是什么。有时候这个环节看起来很浪费时间，但是这是整个会议不偏离主题的最重要的保障。

其次是确保会议的推进始终围绕主题

常见的情况是会议开着开着就聊到别的事情去了，现场的失控是和主持人对于会议主题的把握密切相关的。如果你是主持人，需要不断提醒自己，让自己保持冷静。

然后是要确保相关核心观点被准确捕捉到

会议不是说按照既定主题一步一步固定推进下去的，会议进程中有一些重要信息出现的时候，需要被主持人敏锐地识别出来。针对某个问题大家有重大发现的时候，或者是发现有一个重要的角度没有被考虑到时候，就不能硬要推动会议，而是要做出综合判断，要么现场决策放进来，一起集思广益，要么是现场休会，回头准备好了继续再开。

最后是在现场一定要针对会议做一个小结

小结的目的不是简单重复一下会议结论，还应该包括后续的工作安排，后续跟进工作的时间节奏、具体产出成果，以及不同工作的对应负责同事。

会后跟进要关注什么？

及时发出会议纪要

最好是在会议当天就要发出会议纪要，最迟不能晚于会议的第二天。会议纪要一般来说包括两大部分，就是当天会议讨论的核心公式，会议结论，会议跟进安排等。

根据会议结论中的工作节奏安排去做跟踪

会议的组织方对于会议的结果负责，所以会议组织方需要在各项工作的截止时间前去确认进展，了解是否有卡点，需要怎样来解决，确保所有的工作都是有跟进的。