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文件外发控制是确保企业信息安全的重要环节，特别是在处理敏感或机密文件时。以下是一些控制文件外发的有效方法：

一、技术防护

1.文件加密：

  • 使用专业的加密软件金刚钻信息防泄密系统对所有外发文件进行高强度加密，确保文件在传输和存储过程中不被非法访问或篡改。
  • 接收方需要使用特定的解密工具或密码才能访问文件内容，增强文件的安全性。

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2.权限管理：

  • 设置文件的访问权限，只允许特定的员工和部门拥有外发文件的权限。
  • 采用细粒度权限控制，包括读取、编辑、打印、复制、分享等多种操作权限，确保敏感文件只能在授权范围内被访问和使用。

3.水印技术：

  • 在外发的文档中嵌入数字水印，记录文件的使用情况，即使文件泄露，也能追溯到具体的外发来源。

二、流程管理

1.外发审批流程：

  • 设立严格的文件外发审批制度，要求所有外发的文件在发送前必须经过合规的审核程序。
  • 审批流程可以包括文件提交、审批申请、审批审批、文件加密、文件外发等多个环节。
  • 可以采用自动化审批流程，提高审批效率。

2.审计追踪：

  • 记录文件的访问、修改和分发情况，以便在需要时进行追溯。
  • 管理员可以在系统中查看文件的访问记录，了解文件的流转情况。

三、其他措施

1.邮件管控：

  • 设置企业邮箱的外发规则，限制敏感信息通过邮件传输。
  • 对外发邮件进行自动扫描，发现异常内容及时拦截。

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2.云存储权限控制：

  • 对企业使用的云存储平台进行权限控制，避免员工私自将文件上传到个人云盘或其他非授权存储空间。

3.外发文件有效期设定：

  • 设置外发文件的阅读或访问有效期，超过期限后自动失效，确保文件仅在必要的时间内可用。