当我们在推进档案管理工作时，首要做什么？
会博通认为，在推动档案管理工作时，先行的必须是管理——也就是全面、明确的档案管理制度。
档案管理制度建设，关系到档案管理成果的优劣，与档案管理工作的成效高度关联。一个完善的档案管理制度，不仅能够确保信息的准确性和安全性，还能提高检索效率，促进组织知识的共享与传承。
一般来说，档案综合管理制度由档案管理工作规章制度和档案工作规范组成。
档案管理工作规章制度，指导着档案整体管理的目的与依据，明确了体系、机构与职责，细化了档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、新技术应用与监督管理以及应急管理等规章规定。
档案工作规范，明确了具体档案数字化整理工作的内容，如鉴别分类、文件材料整理、档案数字化、装订入盒上架等的操作流程。
这样看下来好像很清晰简明，实际上制度建设的关键与难点是“落地”，真正具有落地意义的制度条款尤为关键，这要求我们不仅需遵循标准法规，更需结合管理目的、组织结构、技术应用等多方维度综合考量。
在新档案法下，建设档案管理制度时，可以重点从这5个方面来考虑，确保制度的有效性和合规性：
1、明确管理目的
组织希望通过档案管理实现什么目标、预期达到什么效果，这个是需要明确的，这将指导档案管理的具体实施和资源分配。对于企业而言，如果关键是要管理经营类档案、支撑业务开展，那么可以聚焦于经营类档案的管理以及相关的制度支撑，确保档案管理工作按照既定目标有效推进。
2、明确管理机构与职责
无论管理制度多么完善，最终都需要由人员来执行。因此，建立一个分工明细、职责权限明确的工作组织至关重要。如组建档案管理部门、配备熟悉档案业务的专业人员、明确人员安排及职责权限等。其中还包括对档案管理人员的任命、培训、监督和评估等。
3、兼顾管理现状与合规化
随着新档案法及其实施条例的出台，2024年9月新发布《电子档案管理办法》等，国家对档案管理的规范要求日益细化、越趋完善。
对于许多组织来说，全面跟进实施是有一定难度的。建议可以在遵循国家关于档案管理的法律法规及《国家档案局令》的基础上，结合自身实际情况，如技术能力、资源配置等，制定合理的档案管理策略。如尚未具备电子档案单套制管理条件的组织，可以考虑采用双套制管理作为过渡。
4、明确各类档案的归档范围与来源
档案其实就是组织内部具有反复利用价值、能提供历史借鉴意义以及需要长期保存的文件材料。值得留意的是，随着法律法规更新、组织发展、技术进步等因素，归档范围也需要定期评估和更新。
要明确归档范围，首先需遵循《档案法》等法律法规的要求，参照相关标准规范；其次，要根据组织的业务需求和运营特点，确定哪些文件对组织的运营、管理和决策具有重要价值；还可考虑文件的利用频率，频繁使用的重要文件通常需要归档，以便于快速检索和利用；此外，还可以结合风险管理、知识管理等角度去综合考虑，确定合理的归档范围及来源，确保档案管理工作的有效性。
5、集中管理实体与电子档案
随着数字化转型深入，越来越多的文件以电子形式存在。电子档案管理不仅能够延长文件的保管期限，还更便于利用。因此，档案管理制度应包括对电子档案的有效管理，确保电子文件的安全存储、快速检索和规范使用。
档案管理制度并非一成不变的，而应根据组织的发展和外部环境的变化，进行定期评估和适时调整。如此，才能为档案以及知识的保存、利用和传承提供坚实基础，为组织运营效率和决策质量的提升提供有力支撑。
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