作者 | 韩绍林 邹秋爽 北京康信知识产权代理有限责任公司
编辑 | 布鲁斯
在专利申请的审查过程中，实质审查阶段常常是决定发明专利能否顺利获得授权的关键环节。为了加快审查进度、提高审查质量并尽早获得授权，会晤成为了审查员和申请人之间主要的交流方式。
会晤的形式包括线上会晤与线下会晤两种。针对线下会晤，需要在专利局指定的地点进行；针对线上会晤，一般是进行电话沟通。其中，较为便捷的会晤方式为线上会晤，线上会晤又称为电话会晤，电话会晤可以发生在实质审查程序的任何阶段，可以是由审查员主动发起或者是由申请人主动请求；主动请求的方式包括有电话邀约、会晤表格填写、或者是邮件的方式。当电话会晤在审查员与专利代理师之间进行时，双方通常能够在共同的法律框架内就技术方案展开详细讨论。然而，在某些特殊情况下，技术人员也会参与其中，这种三方会晤的方式虽然有助于加深技术理解，但很多时候由于技术人员没有这方面的实操经验，常常导致会晤效果未达预期。
本文将总结三方会晤的流程及注意事项，为在专利申请审查过程中如何提高三方会晤的效果提供指导。
一
三方会晤的流程
需要对三方会晤的基本流程有一个清晰的认识。通常情况下，三方会晤的流程包括以下几个步骤：
01
会晤前的准备
在三方会晤之前，申请人及其代理师应充分准备。代理师需要与技术人员进行详细沟通，确保技术人员能够完全理解审查员在审查意见通知书中所指出的相关问题，并详细向技术人员解释相关的法律法规，确保技术人员能够完全理解。其次，代理师应帮助技术人员梳理技术方案，同时，还需要与技术人员共同梳理对比文件，以确定对比文件是否公开了本申请的技术方案，并找到本申请与对比文件的区别技术特征，以明确答复点。此外，还需要根据具体的审查意见，以及答复点，提前准备答复稿以及可能需要使用到的证据、现有技术或者研发证明以及实验数据等。
而在制定申请文件修改或者争辩策略的过程中，需要详细分析审查员对新颖性以及创造性的质疑点，并与申请人深入讨论质疑点所涉及的技术方案的细节，包括技术特征、工作原理、技术效果，针对每一个可能的细节准备答复点以及答复方式，以尽可能的确保在正式会晤的过程中，能够与审查员达成一致性的意见，如果需要对申请文件进行修改，还需要对申请文件的修改提出建议，如权利要求的重新界定或技术方案的进一步阐释等，为了应对可能的修改请求或审查员的进一步质疑，代理师和申请人还应探讨并准备替代方案。
对争辩或修改策略进行风险评估，并讨论如何应对不同审查结果，同时，在上述内容准备好之后，还需要就可能需要讨论的内容进行模拟演练，以确保技术人员在实际会晤中能够清晰、有效地表达自己的技术观点，同时在进行演练的过程中，还要注意提醒技术人员，在对技术方案和原理进行说明时，需要与权利要求的限定范围相匹配，避免技术解释对权利要求的保护范围造成不当限制。
02
会晤的进行
在三方会晤的过程中，代理师通常会充当沟通桥梁的角色，既要准确传达技术人员的技术观点，又要帮助技术人员理解审查员的审查意见，这对于根据制定好的争辩或者修改策略发挥着重要的作用。
通常，三方会晤的讨论内容包括审查员提出的主要驳回理由、技术人员提供的技术解释、以及代理师提出的法律意见。在讨论过程中，代理师需要引导技术人员针对审查员的具体问题作出回应，同时也需要确保技术人员对审查员的反馈意见有清晰的理解，在争辩的过程中，代理人需要结合申请人的技术解释，有针对性地回应审查员的质疑，并在必要时提出修改建议，避免因申请人和审查员因为代理师的沟通不到位而产生错误的理解。
03
会晤后的总结与跟进
会晤记录是由审查员填写的，一份交给申请人，一份留在申请案卷中。会晤记录中会写明讨论的问题、结论或同意修改的内容，但是这些记录不能代替申请人的正式书面答复或者修改。所以，三方会晤结束后，代理师应及时总结会晤内容，并与技术人员进一步沟通确认会晤结果，并依据会晤后的结果，调整基于会晤前制定的策略，如果会晤中未能解决所有问题，代理师应在会晤后及时准备并提交书面意见或修正后的申请文件，以回应审查员的进一步意见。
同时，代理师和申请人还应继续关注会晤后审查员的反馈，随时准备进一步调整争辩或修改策略，必要时，代理师可以进一步与审查员电话沟通。此外，如果会晤中达成了一致意见，代理师还应负责跟进后续的审查进程，确保专利申请能够顺利推进。
二
三方会晤的注意事项
尽管三方会晤能够为专利申请带来直接的技术和法律沟通，但由于技术人员往往缺乏法律背景，导致会晤中可能出现一些沟通障碍。为了确保三方会晤能够达到预期效果，需要注意以下几点：
01
代理师的引导作用
在三方会晤中，代理师不仅需要具备扎实的法律知识，还需要充分了解技术人员的技术领域。代理师的任务是将技术人员的技术语言转化为审查员能够理解的法律术语，同时帮助技术人员理解审查员的法律观点。为此，代理师应在会晤前与技术人员充分沟通，确保技术人员理解讨论的重点和难点，并在会晤中发挥引导和桥梁的作用。
02
技术人员的技术准备
技术人员在三方会晤中的技术解释至关重要。为了避免技术描述与法律要求不符的情况发生，技术人员在会晤前应明确自己的技术方案，尤其是那些与审查员审查意见相关的技术特征。技术人员应熟悉专利申请文件中的技术内容，并能清晰表达技术特征的创新性和必要性。此外，技术人员还应对审查员可能提出的问题进行预判，并准备好相应的技术解释。
03
避免技术与法律的错位沟通
由于技术人员通常对专利法律条款缺乏深入理解，容易在会晤中误解审查员的法律意见，导致沟通的偏差和效率降低。为避免这一情况，代理师应提前与技术人员沟通，解释审查员的法律依据和具体要求，确保技术人员理解会晤中的每个讨论点。同时，代理师应在会晤中主动引导讨论，避免技术问题与法律问题之间的错位沟通。
04
针对性应对审查员的意见
在三方会晤中，审查员提出的意见往往是对专利申请能否获得授权的关键点。因此，技术人员和代理师在回应审查员意见时应具备针对性。技术人员应针对审查员的具体技术问题提供技术层面的解释，而代理师则应从法律层面阐述申请文件的合法性和合理性。双方的合作应紧密且有针对性，以确保能够有效回应审查员的所有疑问。
05
会晤后的及时反馈与调整
三方会晤结束后，代理师应立即与技术人员沟通，确认会晤的主要成果，并就可能的修改或补充意见进行讨论。如果会晤中未能解决所有问题，代理师应在会晤后及时准备并提交书面意见或修正后的申请文件，以回应审查员的进一步意见。及时的反馈与调整能够有效避免专利申请因时间拖延而失去授权机会。
06
是否构成禁止反悔的证据
根据《专利审查指南》的规定，会晤记录不能代替申请人的正式书面答复或者修改，这就意味着会晤中的沟通内容本身并不直接成为禁止反悔的证据，禁止反悔原则通常使用与申请人在专利审查过程中的明确陈述或者承认，这些陈述或者承认被记录在正式的审查文件中，并且对权利要求的保护范围的解释产生影响。
因此，如果会晤中的沟通内容没有被正式记录在审查文件中，或者没有被申请人以书面形式确认，那么它们通常不会直接作为禁止反悔的证据。会晤记录本身并不构成申请人的书面形式确认，它只是审查过程中的一个参考文件，用于记录会晤的过程和内容，不具备修改申请文件的法律效力。在后续的例如专利无效或侵权诉讼中，不能直接作为禁止反悔的证据。然而，具体情况还需要结合案件的详细情况和相关法律规定进行分析，所以代理人和技术人员在与审查员的会晤过程中的讨论也要尽量谨慎。
三
结论
三方会晤在专利申请的审查过程中具有重要意义，能够帮助申请人和审查员在技术和法律层面上达成共识。然而，由于技术人员在法律认知上的局限性，三方会晤的效果往往取决于代理师的引导与沟通能力，以及技术人员的技术准备。通过提前充分的准备、明确的沟通引导以及会晤后的及时跟进，三方会晤的效果能够得到显著提升，从而加快专利申请的审查进程，最终实现顺利获得专利授权的目标。
参考资料：
[1]《专利审查指南》（第2023版）
end
（本文仅代表作者观点，不代表知产力立场）
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