在干部人事管理过程中，档案材料的收集与归档工作至关重要，它不仅关系到干部个人的职业发展，还直接影响着组织对干部的准确评价与合理使用。本文将详细探讨档案材料及时收集的重要性及其对干部提拔的潜在影响，并提出相应的改进建议。

一、档案材料收集不及时的现状与问题

（一）档案材料长期未更新

一些干部在入职时将档案转入管理单位后，便不再关注档案的后续更新。档案管理单位在定期审核档案时，发现部分干部的档案内容仍停留在入职时的状态，多年来未有任何新增材料。这导致组织无法全面了解干部的职务变动、工作经历、学历学位更新、奖励情况以及家庭成员变化等重要信息，影响了对干部的准确评价与合理安排。

（二）档案材料缺失与造假风险

由于档案材料收集不及时，一些干部在需要补充材料时，往往难以找到原始材料，只能匆忙补办。补办的材料很难与原始材料完全一致，可能会在格式、签字、内容等方面存在差异，甚至出现伪造材料的情况。例如，有的干部在补办年度考核表时，由于当年的签字人员已不在岗，或者考核标准已发生变化，补办的考核表与实际考核情况不符，存在“失真”的问题。更有甚者，一些干部在没有实际工作经历的情况下，擅自补办工作合同、任免表等材料，严重违背了档案管理的真实性原则。

（三）档案管理混乱与责任不清

档案材料收集不及时还容易导致档案管理混乱。如某档案管理单位在统计档案时，发现某工勤人员的档案缺失多年，最终在单位的某个柜子里找到了完整的档案。经调查发现，当年该工勤人员并未将档案交到档案管理部门，导致档案管理单位在档案重建过程中面临困难，同时也暴露出档案管理责任不明确的问题。一些人事干部对档案管理工作不够重视，认为档案材料多一点或少一点无关紧要，没有意识到档案材料的及时收集与归档对干部管理的重要性。

二、档案材料及时收集的必要性

（一）确保档案信息的完整性与准确性

档案材料的及时收集能够确保档案信息的完整性与准确性。干部的每一次职务变动、工作经历、学历学位更新等重要信息，都需要通过相应的材料进行记录与证明。只有及时收集这些材料，才能保证档案内容的全面与真实，为组织提供准确的干部信息，从而做出合理的干部任用与培养决策。

（二）维护干部的合法权益

档案材料是干部个人职业生涯的重要记录，关系到干部的工资待遇、职称评定、晋升提拔等切身利益。及时收集档案材料，能够确保干部的合法权益得到保障。例如，干部在晋升过程中，组织需要查阅其工作经历、业绩表现等档案材料，如果档案材料不及时归档，可能会导致干部无法顺利晋升，影响其职业发展。

（三）提高档案管理的效率与规范性

档案材料的及时收集有助于提高档案管理的效率与规范性。档案管理单位可以根据档案材料的收集情况，及时更新档案信息，优化档案管理流程，提高档案管理的科学化与规范化水平。同时，及时收集档案材料也能够减少档案管理过程中的重复工作与资源浪费，提高档案管理的整体效率。

三、档案材料收集的改进建议

（一）加强档案管理意识教育

要加强对干部及人事干部的档案管理意识教育，让他们充分认识到档案材料及时收集的重要性。可以通过组织培训、讲座等形式，向干部及人事干部普及档案管理的相关知识与法律法规，提高他们对档案管理工作的重视程度，增强他们的责任感与使命感。

（二）完善档案材料收集制度

建立健全档案材料收集制度，明确档案材料收集的责任主体、时限要求以及收集流程。根据《干部人事档案工作条例》的规定，材料形成部门应在材料形成后1个月内主动向相应的干部人事档案工作机构移交。同时，档案管理单位应加强对档案材料收集工作的监督与检查，确保档案材料能够及时、准确地收集归档。

（三）提高档案管理信息化水平

利用现代信息技术手段，提高档案管理的信息化水平。建立电子档案管理系统，实现档案材料的电子化收集、存储与管理。通过电子档案管理系统，可以方便地对档案材料进行查询、更新与维护，提高档案管理的效率与准确性，减少因档案材料收集不及时而导致的问题。

（四）加强档案材料审核与监督

档案管理单位在接收档案材料时，应严格审核材料的真实性与完整性，确保收集的档案材料符合要求。同时，加强对档案材料收集工作的监督，对档案材料收集不及时、不规范的行为进行严肃处理，追究相关责任人的责任，以提高档案材料收集的规范性与严肃性。

档案材料的及时收集对于干部人事管理具有重要意义，它关系到干部的个人发展、组织的决策依据以及档案管理的规范性。各级组织应高度重视档案材料的收集工作，加强档案管理意识教育，完善档案材料收集制度，提高档案管理信息化水平，并加强档案材料审核与监督，确保档案材料能够及时、准确地收集归档，为干部的提拔与管理提供有力的保障。

（本文由91背调编辑整理，转载请标明出处）

91背调(www.91beidiao.com)是亚太区权威的人力资源背景调查品牌，产品广泛应用于员工招聘、档案审核、廉洁合规、金融监管等领域，超高的客户续费率和行业口碑，持续引领行业发展。