办公用品和低值易耗品，单笔金额小但频次高，累计金额不小。笔、纸、墨盒、清洁剂、劳保用品，看似不起眼，往往是采购管理最薄弱环节。

某企业年办公用品采购三百多万，分散在十几个部门各自采购。审计抽查，同型号打印机墨盒不同部门采购价格相差近一倍。有的通过电商平台采购价格透明，有的通过长期合作文具店价格偏高，有的没有固定渠道员工买了报销价格参差不齐。

金额小没人重视，分散采购缺乏统筹，价格不透明缺乏监督。长此以往，成为管理盲区。

第一，集中采购获取规模优势。

分散采购最大问题是丧失规模优势。三百万采购量集中采购可谈折扣、账期、配送，分散采购每次几百几千无议价能力。

企业应有办公用品集中采购制度，指定供应商，建立采购平台。制度有规定但执行不到位要分析原因，制度不合理还是部门不愿遵守。

第二，价格管理要透明。

办公用品单价低但价差可以很大。同种商品不同渠道、不同时间、不同数量价格可能完全不同。

应有价格目录并定期更新，有价格比较机制。可通过电商平台抽查采购价格是否合理。采购价格持续高于市场均价百分之十以上须追问原因。

第三，库存管理要规范。

采购后往往缺乏入库和领用管理，买回来堆仓库，谁需要谁拿，没有记录。时间一长库存不清，重复采购，浪费严重。

须有入库登记和领用记录，定期盘点。库存数量与使用人数须匹配，五十人部门库存够一百人使用的纸张，显然不合理。

第四，采购标准要明确。

什么级别员工用什么档次笔、多少员工配一台打印机，都应有明确规定。没有标准或标准过时导致随意性大。

企业应有配置标准，根据职级和岗位有所区分，定期修订。没标准的推动建立，有标准不执行的分析原因。

办公用品采购审计改进方向可概括为三个词。

集中，分散需求集中形成规模优势，建立集中采购目录，指定供应商通过电商或企业采购平台下单，统一结算。

透明，价格透明渠道透明，建立价格目录明码标价，采购记录可查询，谁买的、什么时候、买了什么、花多少钱都有记录。

规范，入库规范领用规范盘点规范，建立简单登记制度，定期盘点确保账实相符。

办公用品采购审计的价值不在审出多少钱的问题，而在通过小切口推动建立规范管理基础。基础打好，更大规模采购管理才有依托。三百万办公用品通过集中采购和价格管理节省百分之十五就是四十五万，更重要的是传递信号，采购管理没有小事，每一分钱都应花得明明白白。

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