入职时提交了上一家公司的离职证明原件，离职时想拿回来，公司说"已归档，不能退还"。
很多人碰到这种情况，会觉得既然交出去了，就算了吧。
只不过，"能要回"和"要不要得回来"，是两个问题。
01 先说结论：可以要回，但实操未必顺利
从法律角度，离职证明原件属于员工个人文件，用人单位无权永久扣押，员工有权要求返还。
但从实操角度，大部分公司已将离职证明原件归入人事档案，主动返还的意愿很低，需要员工主动要求，有时还需借助外部力量。
02 法律依据：关键法条
根据《劳动合同法》第九条规定：
用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物。
"不得扣押"——用人单位对属于员工个人的证件和文件，无权扣留不还。
"其他证件"——不仅限于身份证，还包括学位证、职业资格证等一切属于员工个人的证件文件。离职证明由前单位出具给员工本人，属于员工个人持有的证明文件，应归入"其他证件"范畴。
第九条的核心精神是：用人单位可以"查阅"，但不能"扣押"。查阅完毕，原件应归还员工。
03 为什么说离职证明属于"个人文件"？
离职证明的法律性质，可以用三句话概括：
第一，它是前单位出具给员工个人的文件。
离职证明的开具对象是员工本人，不是新单位。前单位把离职证明交给员工，员工持有原件，这是员工的个人文件。
第二，新单位只是"查阅者"，不是"持有者"。
员工入职新单位时提交离职证明原件，目的是让新单位确认员工与前单位已解除劳动关系。新单位查验完毕后，原件应归还员工，留存复印件即可。
第三，劳动关系终止后，新单位无正当理由继续持有。
员工从当前公司离职后，当前公司对员工"与前单位已解除劳动关系"的核实需求已经不存在——劳动关系已终止，没有继续持有前家离职证明的必要。
04 用人单位拒绝返还的三大理由
老曾梳理了公司拒绝返还最常见的三个理由，逐一分析：
理由一："人事档案需要留存原件"
不成立。
人事档案归档用复印件即可，原件归还员工。全国大部分地区的人事档案管理规定，并不要求必须留存离职证明原件。
理由二："需要核实员工工作经历"
不成立。劳动关系已经终止，公司对员工工作经历的核实需求已不存在。就算仍在核实，复印件同样可以满足需要。
理由三："担心员工拿着原件反复使用"
不成立，而且有点荒谬。离职证明是前单位开具的，只能证明与前单位的劳动关系已解除。员工下一家入职需要的是当前公司的离职证明，拿着前家的离职证明去新公司，新公司根本不会接受。
05 几点建议
劳动者角度，3个提醒：
1）入职时优先提交复印件；
2）离职时主动要求返还；
3）公司拒绝时，可以投诉。
如果公司无正当理由拒绝返还，可向当地劳动监察部门投诉，引用《劳动合同法》第九条"不得扣押劳动者证件"的规定。从已有判例来看，法院对用人单位扣押员工证件的行为是不支持的。
用人单位角度，2个建议
建议1：入职查验后留存复印件，原件归还员工。
建议2：如已归档原件，离职时应主动提供复印件并允许员工取回原件。
个人观点，仅供参考！
相关文章：
热门跟贴