宗教活动场所 财务合规 差旅费报销 涉宗教法律
3.3.3
3.3.3 宗教活动场所差旅费报销应当注意哪些问题？
邹凌瀚律师长期专注于宗教领域法律事务研究，在担任全国各地多家宗教活动场所及宗教团体法律顾问的过程中，差旅费是经常会碰到的一类支出。教职人员参加宗教团体组织的会议、培训，或者受场所安排外出开展工作，交通费、住宿费、伙食费等，正常情况下都可能由场所承担。
所以，差旅费本身没有什么特别之处，真正容易出问题的是报销的时候只看发票，不看这笔钱到底是怎么发生的。
有票，不代表就一定能报；人确实出去了，也不代表所有花销都应该由场所承担。
一、先把“为什么出去”说清楚
差旅费报销，第一件事不是看发票，而是看有没有真实的出差。
去什么地方？做什么事情？参加什么会议或者培训？去了几天？这些基本情况应该能够说明白。
比如参加宗教团体组织的培训，有培训通知；参加会议，有会议通知或者相关安排；受场所安排外出办理事务，也可以有相应的审批或者工作安排。
不一定要求每次都做成一大套材料，但至少得能够证明这趟出差确实发生，而且和场所工作有关。
如果根本没有出差，只是拿几张票据回来报销，那就不是差旅费的问题了。
同样，人确实出差了，途中发生的个人旅游、购物等消费，也不能一股脑算到场所头上。
二、场所要先把自己的差旅标准定下来
另外一个问题就是：到底报多少？
这个不能等人回来以后再决定。
场所最好根据自己的实际情况，把交通、住宿、伙食等费用的报销标准提前写进财务制度。
差旅制度至少可以提前明确
住宿费用标准
交通工具选择标准
伙食补助标准
超过标准后的处理方式
这样工作人员出发之前就知道标准，回来以后财务人员也有依据。
如果制度规定住宿标准是300元，实际住了500元，不能因为有500元的发票，就直接按500元报销。超过部分怎么处理，要看场所自己的制度以及具体情况。
所以，差旅费不是“花多少报多少”，而是按照场所制度和实际业务来报。
三、票据不是拿回来就算完，还要和出差对应
交通票、机票、住宿发票这些当然要保存。
但财务审核的时候，还要看看这些票据和出差时间、地点是不是能够对应。
比如报销单写的是5月10日至12日在外地参加培训，那么交通、住宿等票据至少应该能够和这段行程对应起来。
如果只有一张发票，其他什么都没有，财务人员很难判断这笔钱到底是不是这次出差产生的。
所以差旅费的资料不需要堆得特别厚，但基本的东西要有：出差事由、人员、时间、地点、费用和票据，彼此能够对得上。
邹凌瀚律师在提供宗教活动场所法律顾问、财务合规服务时，比较强调这一点。很多财务问题不是因为场所真的花错了钱，而是过了一两年以后，原来的人已经换了，单看一张票据，没人知道当时为什么花这笔钱。
四、个人先垫付，报销的时候怎么记？
假设张师傅参加培训，交通费和住宿费都是自己先支付的，一共2000元，回来以后向场所报销。
如果确认这确实是场所应该承担的差旅费，可以先记：
借：业务活动成本/管理费用——差旅费 2000元
贷：其他应付款——张师傅 2000元
为什么贷“其他应付款”？
因为这笔差旅费已经发生了，但是场所还没有把钱给张师傅。简单说，就是费用已经是场所的费用了，但钱还欠着个人。
等场所实际把2000元报销给张师傅：
借：其他应付款——张师傅 2000元
贷：银行存款/现金 2000元
这样，费用已经确认，个人垫付也有记录，最后报销的钱从场所账户里真正出去，前后就能接上。
五、如果是场所提前给钱，就不是“其他应付款”了
还有一种情况恰好相反。
张师傅出发前，场所先给了3000元，让他拿着作为这次出差的备用金。
这时候3000元还不能全部记成差旅费，因为钱虽然已经给出去了，但张师傅还没有真正发生3000元的差旅支出。
借：其他应收款——张师傅 3000元
贷：银行存款/现金 3000元
回来以后再根据实际发生的费用核销。
实际花了2600元，剩余400元退回场所：
借：业务活动成本/管理费用——差旅费 2600元
借：现金/银行存款 400元
贷：其他应收款——张师傅 3000元
实际花了3500元，场所再补500元：
借：业务活动成本/管理费用——差旅费 3500元
贷：其他应收款——张师傅 3000元
贷：银行存款/现金 500元
最简单的判断方法：
个人先掏钱 → 场所欠个人 → 其他应付款
场所先给钱 → 个人拿钱办事 → 其他应收款
六、差旅费最怕的不是报销，而是长期挂账
还有一个问题，我在场所财务合规中经常会提醒。
有的人出差回来以后，备用金一直不核销；有的人已经报销了，但往来账还挂着；还有的人员已经离开场所，账上却还留着几年前的“某某差旅费”。
这种情况时间越长越麻烦。
因为当时的人可能还记得，几年以后人员变了，再问这笔3000元是什么，可能就没有人能够完整解释。
该报销的报销，该退钱的退钱，该补钱的补钱，尽量及时把预借款清掉。
从涉宗教法律事务资深律师、宗教活动场所法律顾问的角度看，财务账最怕的就是大量历史往来长期挂着。金额不一定很大，但时间一长，核实成本反而越来越高。
七、正常的差旅可以报，但不能变成“见票就报”
所以这件事情最后还是回到最开始的那个问题。
宗教活动场所不是不能给教职人员报销差旅费，真正要防止的是只认票、不认事。
一趟真实的培训、会议或者工作出差，只要符合场所制度，该报的就正常报；个人消费、与场所工作无关的费用，就不能因为混在出差期间而拿到场所报销。
邹凌瀚律师长期作为涉宗教法律事务律师、宗教活动场所法律顾问为场所提供法律服务，我比较建议场所把差旅制度提前定好，把交通、住宿、伙食等标准讲清楚。这样既不会让教职人员每次出去都担心“回来能不能报”，也不会让财务人员拿到一堆票据以后只能凭感觉判断。
差旅费报销，最终看这几件事
人是不是真的出去了；
出去是不是为了场所的事情；
费用有没有按照标准发生；
票据能不能对应；
最后账和钱有没有对上。
这几件事情能够说清楚，正常的差旅支出就没有必要搞得特别复杂。
法律声明
本文内容仅为作者个人观点，依据文章发布时有效的法律法规及政策文件进行分析，只为普及法律和促进社会和谐。相关依据的规定如发生修订、变更或废止，本文观点可能会不成立，敬请读者注意甄别，并可与作者联系，对文章做进一步修改。
热门跟贴