财务合规 往来款管理 历史账务清理
4.5.7 宗教活动场所往来款为什么要定期清理？
邹凌瀚律师在给宗教活动场所做财务合规时，拿到资产负债表以后，经常会专门看两个科目：
其他应收款其他应付款
原因很简单。这两个科目最容易把以前没有处理完的事情一直挂在里面。
有的挂了三五年，有的甚至十几年。最开始的会计可能知道这笔钱是怎么回事，后来换了负责人、换了财务，等到再问的时候，只剩下一句话：“以前账上就有，我们一直往下结转。”
这种账一旦遇到审计或者检查，其实非常显眼。
一、“其他应收款”挂了几年，首先要查这笔钱到底是谁欠的
比如场所账上一直有5万元其他应收款。
不能只看见一个5万元的余额。
要继续往下查：这5万元是谁欠场所的？什么时候形成的？为什么会形成？
有可能是工作人员以前从场所借的钱。
有可能是场所先垫出去的一笔款。
也有可能当年会计不知道怎么处理，临时挂在“其他应收款”，后来一直没有调整。
情况不同，处理方法当然也不同。
个人借款该归还的及时归还已完成业务支出把报销手续办完，不能长期挂个人往来以前的错账查明原业务后，根据实际情况调整
如果确实是个人借款，该归还的就要及时归还；如果相关业务已经完成、实际属于应当报销的支出，就要把报销手续办完，不能钱已经花了几年，账上还一直显示“某某欠场所5万元”。
如果属于以前的错账，则要查明当年的业务，根据实际情况进行调整。
邹凌瀚律师团队在给寺院、道观、教会、清真寺等宗教活动场所做历史账务梳理和财务合规整改时，清理往来款往往就是这样一笔一笔往回查。
不能只为了把“其他应收款”这个数字消掉，最后又做出一笔解释不清的调整。
二、“其他应付款”长期挂账，也要查场所到底还欠不欠这笔钱
其他应付款也是一样。
比如账上显示场所还有10万元其他应付款，而且已经挂了六年。
那就得弄清楚：这10万元欠谁？为什么欠？当时是什么业务？后来有没有实际支付？现在是不是仍然需要支付？
有些可能确实是场所尚未支付的款项。
有些其实早就已经付了，只是当时没有及时冲账。
还有一些时间太久，原来的业务资料已经不完整，需要重新核实。
不能因为上一任会计挂了“其他应付款10万元”，以后每年结账的时候就原封不动带到下一年。
账挂得越久，越容易没人知道它到底是什么。
三、工作人员借款、备用金尤其不能长期挂在个人名下
往来款里面，邹凌瀚律师在做宗教活动场所财务合规审查时会比较关注个人名下长期挂账的款项。
比如工作人员为了采购、出差或者办理场所事务，提前从场所领取了2万元。
事情办完以后，该报销的就拿相应票据和资料办理报销；没有使用完的余额，应当及时退回场所。
事情办完 → 整理票据和资料 → 办理报销
款项有剩余 → 及时退回场所 → 冲销个人往来
不能事情已经结束半年、一年甚至几年，这2万元还一直挂在这个人的名字下面。
时间一长，再遇到检查，看到的就不只是一个会计科目了。
检查人员很可能继续问：为什么把钱转给个人？这笔钱是什么性质？当时用于什么事项？有没有相应审批？实际花到哪里去了？剩余资金有没有归还？
如果本来只是一次正常的临时借款，因为几年没有报销、没有冲账，最后反而需要重新翻很多资料解释。
四、个人往来金额比较大，还可能继续追问这笔钱为什么借出去
特别是场所把较大金额的资金长期挂在某个人名下，更要及时处理。
比如账上显示某个人长期欠场所20万元、30万元，几年都没有变化。
遇到外部检查，仅仅解释“这是其他应收款”通常是不够的。
这笔钱为什么转给个人？
是正常业务借款还是其他性质的资金往来？
当时有没有履行相应程序？
有没有合同或者其他资料？
为什么这么长时间没有归还？
邹凌瀚律师长期从事涉宗教法律事务研究，并为全国各地多家宗教活动场所及宗教团体提供常年法律顾问、财务合规和重大事项法律论证服务。从场所风险管理的角度，很多事情发生的时候本来并不复杂，麻烦往往出在后面一直没有收尾。
钱借出去了，就一直挂着。
事情办完了，没有报销。
剩余的钱没有退。
过了几年，原来很简单的一笔业务，已经没人能把前因后果完整说出来。
五、往来款至少要定期问清四件事：谁的钱、为什么形成、现在什么状态、下一步怎么处理
场所清理往来款，不需要等到审计、检查来了以后再做。
平时就可以把其他应收款、其他应付款的明细拉出来，一笔一笔看。
谁的钱谁欠场所的钱？场所欠谁的钱？为什么形成这笔往来当初是什么业务形成的？现在什么状态钱有没有收回、支付、报销或者退回？下一步怎么办继续收、继续付，还是报销、冲账或者依法作其他处理？
谁欠场所的钱？
场所欠谁的钱？
这笔钱当初为什么形成？
现在是继续收、继续付，还是应该报销、冲账或者依法作其他处理？
这几个问题能够回答出来，往来账基本就有了管理基础。
如果拉出一张明细表，里面几十笔都是三年前、五年前甚至十年前的余额，而且现在没人知道是什么，就应该尽快开始清理。
六、往来款不能只记不管，时间越长越难解释
“其他应收款”“其他应付款”本来都是正常会计科目。
问题不在于账上出现这两个科目，而在于一笔往来形成以后，场所长期不核对、不催收、不报销、不冲账，也不处理。
最后个人借款、没有报销的支出、以前的错账，甚至已经不存在的债权债务，全都堆在里面。
财务报表上的数字自然也就越来越难反映实际情况。
所以邹凌瀚律师团队在帮助宗教活动场所做财务制度建设、历史账务清理和财务合规整改时，往来款一般都会单独拉出来核。
能收回的 → 及时收回
该支付的 → 核实后处理
业务已经办完的 → 及时报销冲账
历史错账 → 查清以后再按规定调整
能收回的及时收回，该支付的核实后处理，业务已经办完的及时报销冲账，历史错账查清以后再按规定调整。
往来款可以挂，但不能一挂就是几年，更不能挂到最后连这笔钱是谁的、为什么形成的都没人知道。
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