合同签完之后的那一年，多数小公司的做法是把原件塞进文件柜、扫描件放进共享盘，剩下的事交给记性，等到客户问起某一份什么时候到期、财务问起某一笔款收到没有，才发现要找的东西散在两三个人的电脑和手机里，一时凑不齐，与其反复去追这几份纸，不如先停下来想一想，一份合同到底该记哪些东西，把这些东西写成一张表的列名，后面的事情就都有了落脚的地方。
一是合同的身份。一张合同表最左边的几列通常是编号、名称和对方公司的全称，编号可以按年份和顺序自己排，名称里带上客户简称与合同类型，看起来是最不费脑子的部分，可过半年回头看，一份只写着“补充协议二”却没有编号和客户名的记录，往往要对上半天才能认出它是哪一份，续签或者查回款的时候都会卡在这里，建议编号交给表格公式自动生成，名称按客户简称加年份再加合同类型来写，这一列填得清楚，后面每一列都好顺下来。
二是这一行对的是谁。这一列写客户，客户名、联系人和电话三项最好拆开，公司客户写工商登记的全称，个人客户写姓名加手机号，因为同一个客户往往会签好几份合同，合同表里如果每次都手打一遍客户名，很容易出现“某某科技”和“某某科技有限公司”被当成两家的情形，建议把客户单独维护成一张小表，合同表里只填客户编号，改动一次全表跟着变，客户改名或者对接人换人，也只在那一张表上改。
三是这一行的收款进度。合同金额、已收和未收看着是三列，实际用得最多的往往只有最后一项，一份十万的合同分成三期收，前两期到账、第三期拖了两个月，表上如果只写一个合同金额十万，就没有人能从这张表上看出来钱还差多少，建议每收到一笔就回来更新一次，顺手把收款日期也记上，到了月底对账的时候，这张表就是现成的清单，不必再翻银行流水一条条往回找。
四是这一行底下挂着的事。合同签完之后真正会发生的事情，多半是零碎的，客户口头提一句这批货下个月再发，验收的时候对方指出一处需要返工的地方，答应过的第二次培训因为没有记录而没有人再记得，这些内容单独拿出来价值都不算高，可等到双方对不上口径的那一天，它们往往就是手上唯一能拿出来的依据，建议每做完一次就顺手写一行，写清日期和当时说定的结论，比事后凭印象回忆要省力得多。
五是这一行的责任人。负责人这一列要写到具体的人名，写“销售部”或者“业务一组”等于没写，因为一年之后这个部门还在，当初跟进的人却可能已经离开，一份合同的责任人如果是空的，提醒也好对账也好都会停在半路上，建议这一列连同服务人员一并填上，人员变动的时候第一件事就是回来改这一栏，把老客户交到接手人手里，人走了合同还留在公司，靠的就是这一列的及时更新。
六是这一行的到期日。服务起止时间里的截止日期，是这张表上最该被盯着的一列，它决定了一份合同什么时候需要续、什么时候需要结算，长期服务的合同可以空着不填，有明确期限的就一定要写上，并且留出一段提前量，比如在到期前三十天、七天和一天各提醒一次，太早提醒没有人当回事，太晚又来不及和客户重新谈价格，靠人记的话，记住的往往是最常被提起的那几份，真正会过期的，反倒是一直没有人提起的那几份。
这几列凑齐，一张表就能把合同签完之后这一年装下来，表格本身不难，难的是每天都有人愿意往上填、每周有人愿意翻一遍，这件事和用什么工具装它，其实是两件事，小而美合同管理系统大致就是照着这几列做的，区别在于它把填、查和提醒连在了一起。
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