[ 编者按 ]人们总说沟通要高效简洁，很多人也会理所当然地认为它就是“少说几句、少写几行”。不过，如果真的这么简单，为什么很多人做不到呢？
从另一方面来讲，说到“简洁”时，“明了”才是我们不应忽视的高效沟通的关键——不但要说得少，还要说得直白易懂，说出主要信息，精准沟通。
也就是说，沟通时我们应该深思熟虑、精心设计，要用词准确、条理清晰，确保信息的接收者能够迅速抓住要点，避免误解和混淆。想要达到这种效果，就需要一定的技巧与练习了。今天我们就将围绕简洁沟通、精准沟通的几个误区与实践技巧，帮助大家能更好地解决那些与沟通有关的问题、更好地传达自己的观点。
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与“简洁沟通”有关的那些误解
1.简洁不意味着简短
你可以写出一份1500字的备忘录，依然保持简洁。你也可以写出一份150字的备忘录，却显得空洞无物、漫无边际、拖沓冗长。
不要将简洁与字数混为一谈。简洁是指用词精炼。是最大化利用你的文字“空间”——关键在于密度，而非绝对长度。
2. 追求过度简洁可能会损害信息的完整性
有很多人因为信息太长而失去耐心，但是，有时候必要的细节反映了情况的复杂性。在这种情况下，过度追求简洁可能会损害信息的完整性和深度。
3.有些想法就是无法再简化了
当你试图将一个话题简化到超出其合理范围时，就有可能歪曲原意。如果你写了一份简短的备忘录，但遗漏了关键信，很有可能会导致误解，进而引发决策错误。
4.简洁是手段，而非目的
你的目标是实现有效沟通，因此你应该使用恰到好处的字数。
关键在于学会区分核心信息和辅助细节。核心信息是传达主要观点所必需的，而辅助细节则有助于增强理解，但并非总是必不可少的。在准备沟通内容时，首先要明确哪些是核心信息，然后围绕这些信息构建论点。对于辅助细节，可以根据受众的需要和沟通的情境来决定是否包含以及包含多少。
清晰沟通需要清晰的思路
清晰的思路是决定能否真正做到简明扼要的关键——
有时候，想要做有针对性地、简洁而精准的表达，这需要花点时间来理清自己的思路。哪怕想法杂乱无章，有时甚至表达的同时还要思考，但是我们对自己要有耐心。你可以尝试写下来——写作是一种强制的思考，它既能帮助你理清思路，同时又能激发新的、更好的想法。
如果你能践行以下原则，就能提高思考的效率和精准表达的能力：
01
弄清要点
“弄清要点”是一个多步骤的操作，你需要：
• 处理信息
• 理出头绪
• 分清主次
• 组织整理
• 精要表达
有时人们表达啰嗦，是因为跟着意识流，想到哪说到哪，信息没有主次之分，甚至没有逻辑——对方也不知道你最想强调的是什么——因为信息的权重相同。
想要快速完成以上所有步骤，往往取决于你对材料和话题的熟悉程度。
现实中，有时可能需要连着开好几个会，准备时间有限，这时更重要的可能是让自己专注下来，会前整理一下思绪。即便只是短短几秒钟的准备，也能对接下来的会议产生积极影响。比如问问你自己：
• 开这次会你想实现什么目的？
• 最想分享出去的重点信息是什么？
• 你需要人们采取什么行动？
02
尽量用2～3句话陈述主要观点
如果只用1句话，你可能会因为想要找到“完美”的那句话而陷入分析瘫痪；如果是10句话，很容易变成长篇大论，失去控制。
但用2～3句话，会迫使你陈述核心论点以及你对听众的期望。这两三句话不需要涵盖一切，而是预先框定对话的方向，为你和听众对话“争取时间”。
• 听众知道你要引领的方向，可以放松下来。
• 他们可以确认当前是否是进行对话的合适时机和场合。
• 他们也能更容易地专注于你随后分享的背景信息。
03
可以不按时间顺序解释事件
事情的经过的确是有先后顺序的。但这样解释事情并不一定是最好的方式。
当你先说出重点时，你会立刻显得更加专业、有策略且条理清晰。尽量简化背景，跳过每个步骤的详细描述（如果对方有疑问，你可以随时补充）。
• 错误的表达：“是这样的，因为发生了 A，然后接着发生了 B，知道之后我做了 C……噢对了，接着还发生了 D，不过它没这么重要，然后是E、F、G…”
• 正确的表达：“我想和你重点讨论一下D事件。然后我需要完成C。这里还有一些关于背景的简要说明A、B、E、F、G，如果需要，我可以详细解释。”
04
提醒自己缩短表达时间
大多数人一开始都抱着简明扼要的良好愿望。但在不知不觉中就开始滔滔不绝，扯得太远，最后失去重点。
这很常见。所以你要在沟通中时刻提醒自己：
• 这是你能做到的最简明扼要的解释吗？
• 这些背景、情境真的有必要解释吗？
• 你真正想说的是什么？你能直奔主题吗？
• 是不是要拉回重点内容了？
05
提高对形势的敏感度
滔滔不绝地说话会让人觉得你资历尚浅。想象一下你敬佩的管理者——他们说话时通常不匆不忙，会在话语间自然地停顿、呼吸。
当你侃侃而谈时，确实很难停下来，但要尽量给别人机会参与进来。
• 注意听众是否开始失去兴趣，不要忽视这些信号而继续自顾自地说。如果他们已经不听了，再说下去也只是白费口舌。
• 尽量多停顿，给对方回应的机会，同时也能判断对方是否跟上了你的思路节奏。
• 寻找一个自然的收尾点。你需要提前考虑如何优雅地结束你的表达，这样在过程中就可以朝着这个方向引导。这花不了什么时间，却能让你显得更有权威。
06
不要过于简洁
过于简洁也可能会带来问题。你可能会想，“太简洁也无妨，对方大不了直接向我提问就好。”
是，也不是。
关键信息应当主动提供，而无需等别人来问。
不要强迫他人费力地从你这里一点点挖掘基本信息，这样做既懒惰又不负责任。即使你解释得很好，人们仍然会有问题：一方面你的解释可能没有你想象中那么到位；另一方面，他们会提到一些你没有涉及的方面。当你主动涵盖基础信息时，实际上是在帮助他们提出更好、更深入的问题。
07
书面交流中，“要点在上，背景在下”
或许你疑惑的是：“如果A事件的细节真的很重要，怎样才能做到精准简要？难道我不应该分享这些细节吗？”
有时，背景和解释确实与你的核心结论同样重要。这就是建议使用“要点在上，背景在下”这种结构的原因。这其实是对商业界常说的BLUF（Bottom Line Up Front，结论先行/先结论后细节）的一种演变。
主动将要点与背景分开，能让读者首先迅速理解你的核心观点，然后再深入了解更多细节。
这样安排让读者有自主选择权，他们可以根据自己的需要决定阅读多少背景信息。
08
对于较长的口头交流，可使用一些“话语路标”
在书面交流中，读者可以按照自己的节奏快速浏览，重读需要再次理解的内容，并看到页面的整体结构，从而了解接下来的内容。然而，在口头交流中，听众会受限于你的语速和你逐句透露的信息。因此，预先为对话设立框架会非常有帮助——提前告诉听众你要带他们去哪里。
具体举例来说：
• “我们今天讨论的背景，是我们上周说到的XXX问题。然后，我试着解决了这些问题，那先来回顾一下我都做了些什么。”
• “最需要指出的是……”
• “首先，我将从全局的视角快速介绍三大变化，然后我将重点介绍产品内文案的具体变化，我相信这些变化会让体验更加直观。”
09
提供详细说明的选项
不要只说“有什么都可以问，我可以具体解释”。
这样一来，“问出好问题”的责任和可能性都交给了对方。作为负责人，其实你才是最了解问题的人，应该主动决定要分享哪些内容。你可以说：
“我可以进一步详细说明以下几个方面：比如，我考虑过的其他选项，包括（a）如果我们更在意并优化速度的话，一周内就能完成；（b）那些我认为不值得考虑的更便宜或更昂贵的方案；以及（c）展望未来几步，我预见的风险以及我计划如何规避这些风险。"
简明扼要的目的是让对方尽可能快速、轻松地理解内容。因此，仅仅做到简洁是不够的，还必须做到清晰、有说服力和连贯。
通常，我们都更擅长识别他人的问题，自己发现问题难度更高。因此，不妨找值得依赖的同事或朋友一起练习。你可以尝试以越来越简洁的方式说出同一件事的不同版本。看看你能进步到什么程度。
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