地方综合年鉴中缩略语的
科学化使用分析
张燕伶
地方综合年鉴作为系统记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会等方面情况的年度资料性文献，由于需要高密度地浓缩信息，其语言应凝练概括，因此频繁使用缩略语。同时这一特性契合语言文字的“经济原则”，也在一定程度上推动了年鉴中缩略语使用频率的提升。然而缩略虽好，不能乱用。
《中华人民共和国国家通用语言文字法》提出汉语言文字的规范化、标准化及其健康发展的要求，规范使用缩略语也不例外。《地方综合年鉴编纂出版规定》《关于地方综合年鉴编纂出版若干问题的补充规定》《图书编校质量差错认定细则》《报纸期刊质量管理规定》都对缩略语的使用提出了要求。可见，规范使用缩略语是必须的。但以上海地区17部2024年地方综合年鉴为例，部分年鉴缩略语的使用存在或多或少的问题，如：无法就近明确含义、缺乏统一规范、首次出现时未标注全称或释义、跨类目（分目、条目）指代不清、标注形式不统一等问题，影响读者理解的准确性与查阅效率。而“首次出现使用全称并括注规范简称”是年鉴编纂中普遍采用的缩略语标注做法。但地方综合年鉴作为一种兼具年度性、条目化、资料性、工具性等特性的出版物，其使用场景本质上是非线性阅读的，无法保证“第一次出现”的标注能被读者实际接触到。这也使得“首次括注全称”在地方综合年鉴编纂实践中存在现实困境，无法为规范使用缩略语提供统一、明确的依据。为此，笔者围绕年鉴缩略语的使用问题，提出重构其标注逻辑的建议，以期为缩略语的规范使用提供参考。
一、年鉴中缩略语的界定与类型
在中国，词语缩略现象出现很早，其历史可追溯到人类语言发展的早期，在《殷周金文集录》、司马迁《史记》中均有不少佐证。1946年，杜子劲在《国文月刊》第四十九期上发表《缩略语的论略》，开词语缩略现象理论研究先河后，学者们开始关注汉语中的缩略现象。但对缩略概念的划定，众说纷纭。目前“简称”“略语”“缩略语”是使用广泛、出现频率较高的术语，但学界对其内涵与外延的界定尚未达成共识。
在年鉴编纂中，“简称”“缩略语”两者常交替出现，却各有潜台词。一般对“简称”多取“简略之名称”的狭义理解，同时规定了简称本质上是名词或名词性结构，如“人大”“政协”。对“缩略语”则或宽或严，有的将字母词（GDP、APEC）、数字缩合词（“十四五”）、行业代码、“沪苏浙皖”这类地名节缩以及“营改增”“双减”等政策术语一概纳入，有的却排除字母类，仅指汉字压缩形式。
新版《辞海》在“缩略语”词条中指出：“‘缩略语’亦称‘略语’‘简称’。词、短语或句子的简缩。”本文亦采取上述广义“缩略语”观点，即把在年鉴文本中经删减、拼接、代换后仍能复原核心信息的语言单位——无论汉字、字母、数字或混合串，也无论其内部结构是截略、缩合、统括、首字母缩略还是混成，亦不论其流通范围是全国通用、行业专用还是年度临时——均视为缩略语，并以其“形减义存、高频复现、语境依赖”作为年鉴规范缩略语使用的操作基准。这是回应年鉴文本中复杂多样的简化需求，兼顾年鉴语言事实与后续整理、检索、数字化的需要，最大限度拓宽年鉴缩略语的研究范围，为制定语料收集、使用规范及数据库建设提供统一且可操作的对象边界。
缩略语作为语言中一种常见的现象，在年鉴中广泛存在。缩略语的使用不仅使年鉴文本更加简洁，也体现了时代特征、地域特色和年度特点。
2.政策类缩略语。常见于政策文件、政府工作报告、官方新闻发布等语境中，它们是对复杂政策名称、战略部署或专项工作的简化表达，主要涉及党的建设、社会治理、经济发展、教育与民生、行政管理与安全等领域。这类缩略语具有高度政治性、权威性和语境依赖性。其使用不仅是为了语言简洁，更是为了强化政策认同、构建政治话语体系。如上海“五个中心”(国际经济中心、金融中心、贸易中心、航运中心和科技创新中心)、“五大新城”（嘉定新城、青浦新城、松江新城、奉贤新城、南汇新城）、“一网统管”（通过统一的城市运行管理平台，实现对城市运行各方面的高效管理）、“集团化办学”（一所名校与若干学校组成学校共同体），“四好农村路”（建好、管好、护好、运营好农村公路），“一老一小”照护(养老服务与婴幼儿照护服务)。
3.科技类缩略语。科技类缩略语在年鉴中也占据重要地位，尤其是在科技、教育、卫生、体育等类目中更为常见。例如，“DNA”代表“脱氧核糖核酸”，“AI”代表“人工智能”，“BIM”代表建筑信息模型，“mRNA”代表“信使核糖核酸”。这类缩略语多为英文缩写，也有部分中文拼音缩写，它们通常代表某一科技概念、技术或设备。科技类缩略语的使用，体现科技发展的快速与专业性，但对读者的专业知识提出一定要求。
4.经济类缩略语。经济类缩略语主要涉及经济政策、经济指标、经济组织等方面。例如，“GDP”代表“国内生产总值”，“CPI”代表“消费者物价指数”，“IPO”代表“首次公开募股”，“科创板”代表“上海证券交易所科技创新板”，“规模以上企业”代表年主营业务收入或年商品销售额达到一定标准的企业，“两新”代表新技术和新产业，“两重”代表重大工程和重点项目。这类缩略语多为英文缩写，也有部分中文缩写，它们在经济类目中频繁出现，用于简洁地表达经济概念与数据。
5.重大活动类缩略语。如“进博会”代表“中国国际进口博览会”，“上合组织峰会”代表“上海合作组织成员国元首理事会会议”，“上交会”代表“中国（上海）国际技术进出口交易会”，“工博会”代表“中国国际工业博览会”，“WAIC”代表“世界人工智能大会”，“华交会”代表“华东进出口商品交易会”。这类缩略语不仅极大地提升传播效率，还赋予活动独特的品牌标识，使其在公众心中形成强烈的符号化印象。
6.其他类型缩略语。年鉴缩略语还涉及文化、教育、体育、环境等领域。例如，“SMG”代表“上海文化广播影视集团有限公司”，高校建设中的“双一流”代表一流大学、一流学科，“B2B”代表“企业与企业之间的电子商务模式”，“AQI”代表环境空气质量指数。这类缩略语通常代表某一文化机构、体育赛事、教育政策、环境参数单位等。
上述六种类型的缩略语，从社会认知的角度看，可分为“通用性”与“临时性”两类。前者已被社会广泛接受，进入公共语言系统，部分甚至成为固定词汇，具有社会共识的特性；后者则局限于特定小群体、特定语境或特定时间段，难以为外界理解，部分生命周期较短，往往表现出某些群体在结构或文化上的封闭特征。此外，从缩略语能否准确传递本意、避免歧义的角度，又可将其分为“规范性”与“生造性”两类。规范性缩略语符合语言习惯或行业标准，即便脱离上下文，也能被准确理解；而一些生造性缩略语打着“简洁”或“新颖”的旗号，实则对原有词语进行生硬压缩，导致意义模糊，易引发误解。例如：“宣贯”究竟指“宣读并贯彻”“宣讲并贯彻”，还是“宣传并贯彻”？“初设”是指“初期设计”“初级设计”，还是“初步设计”？又如，用“董监高”指代“上市公司董事、监事及高级管理人员”，用“女配”表示“女配角”，用“个调”代指“个人收入所得调节税”，这些缩略形式均存在指代不明、含义模糊的问题。
二、年鉴中缩略语通行使用规则的执行困境
1.首次不首。读者可能首次接触某缩略语即在该语词的缩略语形态中。以上海某部区级综合年鉴为例，“双智试点”在全书首次出现是在大事记中，但未标注其全称“智慧城市基础设施与智能网联汽车协同发展试点”。这是因为该全称在之后的“信息化建设”类目中才首次完整出现，编纂者误以为已在该处履行“首次出现应标注全称”的义务。类似的，缩略语“人行上海总部”也首次出现于“大事记”中，但其全称“中国人民银行上海总部”未被同步标注，仅见于“银行”类目。这种处理方式可能导致读者在阅读“大事记”时无法准确还原其全称。
2.重复括注。不同条目对同一缩略语的“首次出现”相互独立，造成大量重复括注。以上海某部区级综合年鉴为例，全书8次出现“环境空气质量指数（AQI）”，其中“生态环境”类目出现3次（1次在“综述”，2次在同一个分目下的“概况”和“环境空气质量”条目），造成冗余，违背年鉴“高密度、低冗余”文体要求。主要原因还是对“首次括注全称”规则的认识不清晰，造成编者为“保险”而有意或无意地过度注释。
3.隐性简称。编纂者为节省篇幅，常在某一类条目内部省掉括注，导致“首次”难以追溯。以上海某部区级综合年鉴为例，对于专业性较强或新兴的缩略语，如商协会、IPTV、ETF期权、STEM教育研究、创模等，首次出现时未提供全称或定义，人为制造了阅读门槛。如某部区级综合年鉴，在“金融”类目中直接使用“工商、农业、中国、建设、交通、邮政储蓄”来表述全区六大国有银行。这些缩略语都是相关词语在全书中的首次出现，但未标注全称（如工商银行、农业银行等），且表述过于简略，指代不清。读者如果直接从索引跳转至此，将无法理解这些缩略语具体指代什么。
4.指代漂移。一方面，同一缩略语在不同语境下指代不同全称。如“GDP”在A表中指“国内生产总值”、在B表中却变成“地区生产总值”，“三高”在A类目中代表三个以“高”字开头的地区、在B类目中代表论文的等次、在C类目中代表三种疾病。另一方面，同一机构、事物等在不同条目中使用不同缩略形式（如“中科院上海分院”与“中国科学院上海分院”），看似不同，实则一致，或反之。此外，同一原式因受多种因素的影响而生成出两个甚至两个以上的不同的缩略形式。如“抽样检查”——“抽查”“抽检”，“高速公路”——“高速路”“高速”。另外也存在不同年份间指标口径变化，但缩略语未更新，导致跨期比较失效。如“规上”这个经济类缩略语，从1998年沿用至今，但统计门槛已从最初年主营业务收入500万元调整至2000万元。
5.孤证式缩略。年鉴编纂人员未经审慎判断，仅因个别词汇字数较多，便机械缩略，却忽略该词在全书中仅出现一次、本无缩略必要。例如，上海某部区级综合年鉴将“沙特阿拉伯国家石油公司”简作“沙特阿美”，但无论是全称还是缩略语此后均未再出现，形成“孤证”。再如，某综合年鉴在高新技术成果转化项目表中，对多个较长字符的项目名加了缩略语，但也是仅在表格中一次性显示。此类缩略既无复现价值，也未真正节省篇幅。对于仅出现一次的专业术语或机构名称等，原则上应保留完整表述，无需刻意精简。
三、年鉴缩略语标注规则优化
当前年鉴编纂实践中，“首次出现使用全称并括注规范简称”规则之所以频繁失范，根源在于“首次”界定模糊、标准缺位与语境割裂。首先，《图书编校质量差错认定细则》说“每篇首次”，《关于地方综合年鉴编纂出版若干问题的补充规定》说“首次出现”。但年鉴的“篇”既可以是类目、分目、条目，也可以是“专文”“专记”“特载”等，层级不一，造成“注释半径”随意伸缩。其次，辞书领域有国家标准《辞书编纂常用汉语缩略语》，年鉴领域却缺少对应的“白名单”，编纂者往往只能凭经验选择缩略语，同一部年鉴里“GDP”“国内生产总值”两种写法并存的现象屡见不鲜。
优化年鉴缩略语标注规则，不仅是技术层面的调整，更是年鉴编纂理念从“形式规范”向“认知友好”转型的体现。同时年鉴缩略语标注规则的优化，不应止步于“是否注全”，而应迈向“是否注懂”，即其使用应以“读者可理解”为最终目标。应打破“首次”迷思，回归工具书“可检、可懂、可用”的本质属性，旨在实现年鉴语言的公共性与专业性统一。笔者基于近年来的国内研究成果和实践经验，通过重构“首次”界定标准，建立“锚定单篇（类）+独立释义”机制，以期助力年鉴缩略语注释在“简洁性”与“可理解性”之间实现动态平衡，让规则回归“读者中心”。
（一）规则设计逻辑变化
作为工具书，年鉴使用方式以检索式阅读为主，沉浸式阅读并不常见。因此年鉴缩略语标注的实施关键在于，从首次出现到独立阅读单元，均应确保其清晰可辨。为在年鉴中实现“一眼定位、唯一指代”的检索目标，要以“最小独立阅读单元”为基准，同时把括注的覆盖半径适度外扩，通过“锚定单篇（类）+独立释义”方式，把“首次”从线性的时间概念转向立体化的空间锚定，实现行文规范、意义明确、表述简洁。（1）在“类目—分目—条目”三级结构部分中，确定以“类目”为独立单元；在每个类目首次出现缩略语时，无论该缩略语是否在其他类目标注，均须在该类目内重新括注其全称，确保单篇（类）可通读无碍。（2）“专文”“专记”“特载”等文章体资料，则各自独立执行首次括注，即在每篇文章首次出现某个非通用缩略语的位置，使用其全称并括注缩略语。（3）对年鉴中反复出现的缩略语，尤其是地方新近产生、行业性较强，或虽多次出现但读者可能仍感陌生的，建议在附录部分增设“年度重点缩略语表”，按音序或类别集中列出其全称、简称及首次出现页码，帮助读者快速、准确地锁定全简称对应关系，并在“编辑说明”中专条阐述上述编纂规则，以便查阅与后续使用。
（二）制定年鉴领域的缩略语使用标准
相较于辞书编纂领域在1996年6月已有国家标准《辞书编纂常用汉语缩略语》，年鉴领域至今未有统一的缩略语使用规范。各综合年鉴编纂部门在缩略语使用上“各自为政”，不仅造成缩略语使用混乱，也影响年鉴作为权威性工具书的科学性与规范性。虽然国家标准《辞书编纂常用汉语缩略语》为年鉴缩略语的使用提供了参考，且《地方综合年鉴编纂出版规定》及其补充规定要求“首次使用时应括注全称”，但这些规定未结合年鉴非线性阅读的特性对“首次”如何界定等问题作出明确规范。为了更好地在年鉴编纂中利用缩略这一重要语言形式，引导缩略语使用走向规范化，相关部门应研究制定并出台适用于年鉴编纂领域的缩略语使用规范，明确其使用原则、注释规则、分类标准及更新机制。
四、规范年鉴缩略语使用的流程管理
为提升地方综合年鉴的编纂质量与可读性，亟需基于缩略语标注规则的持续优化，建立一套标准化、流程化的缩略语管理机制。该机制应贯穿年鉴编纂全过程，涵盖“采集—审核—注释—复审—发布”五大环节，并融入编辑、审稿、校对、排版等各个流程，确保缩略语使用统一、规范、易懂。
（一）前期准备：建立双层《缩略语表》
1.建立年度《编辑部缩略语表》。该表由编辑部在组稿前，根据当年各级党政机关工作报告等权威资料编制，字段包括：全称、简称、基本内容、来源、缩略语性质（全国通用、委办自制、其他）、启用年份等。要求“一义一词”，禁止同一缩写对应多个含义；缩略语在年度内保持相对稳定，每年根据实际情况进行适度增删。在体现年度特色和地区特点的同时，确保一定数量的缩略语具备跨年度可比性。
2.建立年度《供稿单位缩略语表》。各供稿单位须对文本中首次出现的缩略语标注全称，并提交《缩略语使用说明表》。该表按年度更新，并与政府公报、行业标准库实时对接，确保权威性与时效性。编辑部在处理稿件时，对必须使用的缩略语，应根据《供稿单位缩略语表》中的解释，制作全称与简称对应的条目，并补充至《编辑部缩略语表》；若《供稿单位缩略语表》未收录的，则由编辑部按“全称—简称”格式制作条目，补充到《编辑部缩略语表》并标注来源。
（二）过程控制：让规则贯穿“编辑—审稿—校对—排版”全流程
1.在年鉴进入编辑及三审三校阶段，应充分发挥《编辑部缩略语表》在规范全书缩略语使用中的基础性作用。要确保全书缩略语对应的全称、解释必须与《编辑部缩略语表》或权威来源保持一致；同一缩略语在全书中必须保持统一的简称和全称；对于具有时效性的缩略语（如政策、机构名称），需确认其在年鉴出版时的有效性。同时由总纂、执行主编等人员在统稿中对缩略语注释进行语境适配性复查，确保全称与缩写首次配对出现，后续使用一致，并在书末附录中建立“缩略语索引”，便于读者逆向查阅。
2.借助智能排版等技术，推动年鉴缩略语规范从“事后纠错”到“事前防控”转变。 如依托排版单位数字化平台，自动抓取样稿中含大写字母或数字的字符串等非通行的缩略语，生成年度“缩略语”列表。在校对阶段，通过平台再次扫描全书，比对《编辑部缩略语表》与“正文首次出现”，凡漏注或重复注释均高亮提示。由编辑按照“锚定单篇（类）+独立释义”方式，对非通行的缩略语进行处理。此外，编辑部可指派专人承担缩略语审核职责，进行合规性审查，重点核查缩略语是否属于国家标准、行业通用或地方性惯例，避免首次不首、重复括注、隐性简称、孤证式缩略等现象。
3.实施“动态平衡”评审机制。每次送审前，由主编抽一定比例的非连续页面，让编辑在规定时间内解释所有缩略语，解释率低于95% 即退回返工，用量化手段倒逼“简洁性”与“可理解性”达成动态平衡。同时对于年鉴的缩略语，应保持宽容一点的态度，允许这类工具书在收录词条时所依据的是实用原则而非严格的理论原则。
（三）细节把控：确保流程运作顺畅
1.建立编辑部的年鉴缩略语分类标准。编辑部可借鉴辞书国家标准，结合《国务院政府工作报告》缩略词注释等党政文献的用语实践以及年鉴实际，将缩略语划分为“通用—半通用—专用”三类。（1）通用类：在社会各阶层、各行业广泛认知与使用的缩略语，如“八项规定”等，可直接使用缩略语，无需括注全称。（2）半通用类：在特定领域或群体中高频使用，但在大众层面认知度有限，如“专精特新”“双碳”等，在首次出现时应用全称并括注简称。（3）专用类：仅在小范围（如单个地区、单个行业、单个机构、技术文档、内部报告）中使用，外部受众几乎无法理解，如“招商引资‘十亿百千万’计划”“数字化‘六大会战’”，如能直接以全称表述，就避免使用缩略语，否则每次出现时均应括注全称，并可辅以简明释义。另外对于那些在附录设置《年度常用缩略语表》的年鉴，应在“编辑说明”中明示缩略语查阅位置，条目内可直接使用简称，但需确保《年度常用缩略语表》内全称及对应的简称无歧义。
2.建立“读者可用性测试”反馈机制。规则优化不应止于编辑端，更应面向终端用户。年鉴出版单位可在样稿审读阶段或出版后引入“读者可用性测试”，邀请地方志工作者、出版机构人员、读者代表等进行“查找—理解—复述”任务，重点评估书中缩略语能否找到全称；非专业读者能否凭注释准确理解术语含义；是否存在“同形异义”或“异形同义”造成的混淆。通过收集缩略语理解障碍案例，推动缩略语使用规则的优化与流程调整，增强年鉴作为权威地情文献的公共服务功能。
3.规范缩略语的书面标写。上海地区17部地方综合年鉴中，有9部对缩略单位使用双引号作为标识，2部存在标识方式混用情况。关于标注缩略语（简称）的引文内容要不要用引号，目前没有直接规定，但《出版管理条例》《标点符号用法》以及中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》有相关例证，均未加双引号。如《标点符号用法》在“书名号”中示例：“我读了《念青唐古拉山脉纪行》一文（以下简称《念》），收获很大”，其中《念》没有加引号。可见，对引用简称时没有加引号的，主流做法是不加引号标注简称。但对引用简称时已加引号的，标注简称时也要加引号。
结语
随着生活节奏加快与大众传播媒介的普及，尤其是新兴媒介的不断涌现，缩略语在当代社会中广泛流行。年鉴缩略语“首次括注全称”规则的应用困境，并非完全源于规则本身“不科学”，而是“一本书主义”的编纂框架与数字时代多元阅读场景之间的结构性错位。缩略语使用规则亟需从“一次标注、全书通用”的静态模式，转向“全生命周期—多场景适配”的动态管理。这一转变本质上是地方综合年鉴由“传统印刷品”迈向“公共数据基础设施”的范式转型。优化后以“最小独立阅读单元”为基础的“首次括注全称”规则，仍有待在实践中进一步检验和完善。此外，要规范、恰当地使用缩略语并避免误用，还需深入探讨年鉴缩略语的构造机制。这一问题虽非本文的论述主题，亦需年鉴编纂同仁的持续关注与深入探讨。
来源：方志上海（文章详见《上海地方志》2026年第1期）
作者：张燕伶（上海市地方志办公室年鉴工作处副处长）
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